Come Scrivere Un Avviso Di Merce Pronta

Aggioranto il 23 Dicembre 2023 da Marcello Massa

Un avviso di merce pronta è un documento formale che viene inviato da un venditore o da un produttore al proprio cliente per comunicare che l’ordine effettuato è stato processato e la merce è ora pronta per essere spedita o ritirata. La funzione primaria di questo avviso è di notificare il cliente affinché possa prendere le disposizioni necessarie per il ricevimento dei beni.

All’interno dell’avviso di merce pronta si trovano di solito informazioni dettagliate riguardanti l’ordine, che includono la descrizione dei beni pronti alla consegna, la quantità esatta, i numeri di lotto se applicabili, i dettagli dell’imballaggio, e le istruzioni specifiche per la spedizione o il ritiro della merce. Inoltre, può contenere i riferimenti all’ordine originale, come il numero dell’ordine, la data dell’ordine e qualsiasi termine o condizione precedentemente concordato tra le parti.

L’uso di un avviso di merce pronta è importante perché fornisce una conferma ufficiale che gli obblighi del venditore sono stati adempiuti quanto alla preparazione dell’ordine. Ciò permette al cliente di organizzare il pagamento del saldo, se non è già stato effettuato, e di coordinare con le aziende di trasporto o il proprio personale logistico per la consegna. Inoltre, si tratta di un documento utile per mantenere la tracciabilità degli ordini e per assicurarsi che la catena di approvvigionamento proceda senza intoppi.

Come scrivere un avviso di merce pronta

Un’avviso di merce pronta è una comunicazione formale tra un fornitore e il suo cliente per indicare che la merce ordinata è stata preparata e risulta pronta per la spedizione o il ritiro. Tale avviso può assumere diverse forme, tra cui un documento scritto, un fax o un messaggio elettronico, a seconda delle procedure adottate dalla ditta.

Ecco le informazioni fondamentali che dovrebbero essere incluse in un avviso di merce pronta:

1. Intestazione: L’avviso dovrebbe presentare un’intestazione chiara che identifichi il documento come “Avviso di Merce Pronta” o un titolo equivalente.

2. Dati del mittente: I dettagli del fornitore, inclusi nome azienda, indirizzo, numero di telefono, indirizzo email o altri dati di contatto.

3. Dati del destinatario: Nome dell’azienda o del cliente che riceve la merce, con i relativi dettagli di contatto, inclusi indirizzo per la consegna, telefono, email, e, se necessario, il nome della persona di riferimento.

4. Riferimenti all’ordine: Dovrebbero essere inclusi riferimenti al numero dell’ordine, la data dell’ordine, eventuali numeri di conferma o altri identificativi utili a collegare l’avviso con l’accordo di vendita o l’ordine d’acquisto specifico.

5. Descrizione della merce: Un elenco dettagliato della merce pronta per la consegna, comprensivo di codici articolo, descrizioni, quantità e misure o dimensioni se rilevanti. Sarà importante inserire anche il peso e il volume complessivo della spedizione, specialmente se il trasporto è a carico del cliente.

6. Imballaggio: Dettagli su come la merce è stata imballata (pallet, scatole, contenitori, ecc.) e eventuali istruzioni particolari per il trasporto o il maneggio sicuro dei beni.

7. Luogo e modalità di ritiro: Indicazioni su dove la merce può essere ritirata (indirizzo del magazzino o della fabbrica del fornitore) e, se appropriato, gli orari di apertura per il ritiro.

8. Termini di consegna: Se la consegna è gestita dal fornitore, specificare il metodo di spedizione, il nome del corriere o della ditta di trasporto e, se già noto, la data approssimativa di consegna.

9. Termini di pagamento: Ricordare al destinatario i termini di pagamento concordati se la merce deve essere pagata prima del ritiro o della consegna, o eventuali istruzioni per il pagamento a destinazione.

10. Istruzioni speciali: Qualsiasi istruzione supplementare o particolarità da comunicare al cliente, come il trattamento speciale durante la spedizione, assicurazione sulla spedizione ecc.

11. Data: Data di emissione dell’avviso di merce pronta per indicare l’urgenza con cui il destinatario deve agire.

12. Firma e/o timbro aziendale: Una volta completato l’avviso, questo dovrebbe essere firmato da un rappresentante autorizzato dell’azienda e se necessario timbrato come segno di autenticazione del documento.

Un avviso di merce pronta dovrebbe essere chiaro, conciso e contenente tutte le informazioni rilevanti per permettere al destinatario di prevedere e organizzare il ritiro o la ricezione della merce senza inconvenienti.

Esempi di un avviso di merce pronta

Ecco alcuni modelli di un avviso di merce pronta da utilizzare come esempio.

Primo esempio di un avviso di merce pronta

Oggetto: Notifica di Merce Pronta per la Spedizione – Ordine n. [12345]

Gentile [Nome del Cliente],

Ci fa piacere informarla che la sua merce relativa all’Ordine n. [12345] è ora pronta per la spedizione.

Dettagli dell’ordine:
– Numero dell’ordine: [12345]
– Data dell’ordine: [dd/mm/yyyy]
– Elenco articoli pronti per la spedizione:
[Elenco degli articoli con quantità e descrizione dettagliata]

Le modalità di spedizione sono come segue:
– Corriere: [Nome del corriere]
– Tipo di servizio di spedizione: [Standard/Espresso]
– Numero di tracciamento: [numero di tracking fornito dal corriere]

Si prega di attendere la conferma dell’avvenuta presa in carico dal corriere. La merce verrà ritirata dal nostro magazzino in data [dd/mm/yyyy]. La consegna è prevista per [gg/mm/aaaa], condizionatamente alle politiche del corriere e alle condizioni del traffico.

Gli articoli sono stati ispezionati e imballati con cura per garantire che arrivino in perfetto stato. Vi consigliamo di ispezionare immediatamente la merce al momento della consegna. In caso di danni o problemi, si prega di contattarci entro 48 ore dalla ricezione della merce per permetterci di agire con una procedura di reclamo, se necessaria.

Si prega di confermare la ricezione di questa notifica e di fornire qualsiasi istruzione aggiuntiva se necessario.

Per eventuali domande o chiarimenti, non esiti a contattare il nostro servizio clienti al seguente numero [Numero di Telefono del Servizio Clienti] o via email all’indirizzo [Email del Servizio Clienti].

La ringraziamo per aver scelto [Nome della Tua Azienda] e siamo ansiosi di concludere con successo la presente transazione.

Cordiali saluti,

[Nome e Cognome]
[Posizione nell’Azienda]
[Nome della Tua Azienda]
[Indirizzo Aziendale]
[Numero di Telefono dell’Azienda]
[Email dell’Azienda]
[Web site dell’Azienda]

Secondo esempio di un avviso di merce pronta

Oggetto: Avviso di Merce Pronta per la Spedizione – [Nome Azienda/Numero Ordine]

Gentile [Nome del Destinatario],

Con la presente desideriamo informarLa che il Suo ordine con numero di riferimento [Numero Ordine/ID Cliente] è stato processato e la merce è ora pronta per la spedizione.

Di seguito trovate i dettagli dell’ordine e le istruzioni per procedere al ritiro o alla consegna della merce.

Informazioni sull’Ordine:
– Numero Ordine: [Inserire Numero Ordine]
– Data dell’Ordine: [Inserire Data Ordine]
– Descrizione Articoli:
– [Inserire Descrizione e Quantità della Merce]
– Totale Ordine: [Inserire il Totale dell’Ordine]

Istruzioni per la Spedizione:
– Modalità di Spedizione: [Inserire Modalità di Spedizione Concrodato (es. corriere espresso, spedizione standard, ritiro in loco, ecc.)]
– Data Prevista per la Spedizione/Ritiro: [Inserire la Data]
– Indirizzo di Spedizione:
[Se necessario, inserire l’Indirizzo a cui la Merce deve essere Spedita]
– Persona di Referimento per il Ritiro/Consegna:
Nome: [Inserire Nome]
Numero di Telefono: [Inserire Numero di Telefono]
Email: [Inserire Email]

Si prega di confermare la ricezione di questo avviso e di informarci riguardo le Sue preferenze per la spedizione o per eventuali accordi per il ritiro.

In caso di bisogno di ulteriori informazioni o per eventuali modifiche, La preghiamo di contattare il nostro reparto logistico al seguente recapito:

Reparto Logistico:
– Telefono: [Inserire Numero di Telefono del Reparto Logistico]
– Email: [Inserire Email del Reparto Logistico]

Grazie per aver scelto [Nome della Tua Azienda]. Siamo impegnati a garantire che la Sua esperienza con noi sia il più soddisfacente possibile.

Distinti Saluti,

[Il Tuo Nome]
[La Tua Posizione/Reparto]
[Nome della Tua Azienda]
[Indirizzo della Tua Azienda]
[Numero di Telefono della Tua Azienda]
[Email della Tua Azienda]
[Eventuali Altri Recapiti]

Terzo esempio di un avviso di merce pronta

Oggetto: Avviso di merce pronta per il ritiro/spedizione – Ordine n. [xxxxxx]

Spett.le [Nome della Società o Cliente],
[Indirizzo della Società o Cliente]
[CAP, Città, Provincia]

In riferimento all’ordine n. [xxxxxx] inoltrato in data [gg/mm/aaaa], siamo lieti di comunicarVi che la preparazione della merce ordinata è stata conclusa e che la stessa è ora pronta per il ritiro/spedizione.

Dettagli dell’ordine:
– Descrizione merce: [Inserire descrizione dettagliata degli articoli pronti]
– Quantità merce: [Inserire quantità]
– Codice articolo: [Inserire codice articolo se pertinente]

Modalità di ritiro/spedizione:
[Selezionare l’opzione pertinente e fornire i dettagli corrispondenti]
– Ritiro in sede: La merce può essere ritirata presso la nostra sede in [Indirizzo sede], a partire dal [data e orario disponibilità], fino al [data ultima per il ritiro].
– Spedizione: La merce verrà spedita tramite [Nome del corriere] in data [gg/mm/aaaa]. Il tracking number per seguire la spedizione sarà comunicato non appena disponibile.

Chiediamo cortesemente di contattarci almeno [x giorni] prima della data in cui prevedete il ritiro/spedizione al fine di organizzare al meglio la logistica. Per ritiri in sede, si prega di portare con sé il presente avviso e il documento d’identità del ritirante.

Restiamo a disposizione per ogni eventuale chiarimento al numero [Inserire numero di telefono] o via email all’indirizzo [Inserire indirizzo email].

Ringraziando per la collaborazione, cogliamo l’occasione per porgere distinti saluti.

Il responsabile della logistica,
[Inserire il nome]
[Inserire il titolo del responsabile]
[Nome della propria Società]
[Indirizzo della propria Società]
[CAP, Città, Provincia]
[Email della propria Società]
[Telefono della propria Società]

Data: [Inserire la data di emissione dell’avviso]
(Da inserire se necessario:) Rif. Interno: [Inserire riferimento interno, se applicabile]

[Firma Digitale o Manuale del responsabile se richiesta]

Quarto esempio di un avviso di merce pronta

Oggetto: Notifica di Merce Pronta per la Spedizione – Ordine N° [Numero Ordine]

Gentile [Nome del Cliente o della Società],

Siamo lieti di informarvi che la merce relativa al vostro ordine N° [Numero Ordine], confermato in data [Data Conferma Ordine], è ora pronta per la spedizione.

Di seguito i dettagli del vostro ordine:

– Codice cliente: [Codice Cliente]
– Numero Ordine: [Numero Ordine]
– Data conferma ordine: [Data Conferma Ordine]
– Descrizione della merce:
– [Prodotto 1]: [Quantità], [Codice Articolo]
– [Prodotto 2]: [Quantità], [Codice Articolo]
– [Altri Prodotti]: [Quantità], [Codice Articolo]
– Totale Colli: [Numero Totale di Colli/Pacchi]
– Peso Totale: [Peso Totale della Spedizione] kg
– Volume Totale: [Volume Totale della Spedizione] m³

Modalità di consegna:
– Tipo di spedizione: [Standard/Espressa/Aria/Mare/Terra]
– Incoterms: [Incoterms Concordati – es. EXW, FOB, CIF, DAP]
– Vettore designato: [Se già concordato]
– Data prevista per il ritiro: [Data Ritiro Merce] [Orario di Ritiro Preferenziale se richiesto]
– Indirizzo di carico: [Indirizzo Completo del Luogo di Carico]
– Persona di riferimento per il ritiro: [Nome e recapiti]

Si prega di confermare la ricezione di questa comunicazione e di fornirci, se non ancora fatto, le seguenti informazioni:
– Conferma del vettore incaricato per il ritiro della merce (se non già specificato)
– Dettagli per le operazioni di carico (es. presenza muletto, restrizioni orarie, ecc.)
– Eventuali istruzioni particolari per la spedizione, la consegna o il trasporto dei prodotti

Per qualsiasi domanda o ulteriore assistenza, potete contattare il nostro reparto spedizioni al [Numero di Telefono] o via email all’indirizzo [Email Spedizioni].

Si prega di prendere nota che in assenza di istruzioni specifiche entro [Numero di Giorni] giorni dalla data di quest’avviso, procederemo con la spedizione secondo i termini standard di consegna.

Ringraziando per la vostra attenzionate collaborazione, si anticipa che ogni cura sarà posta per assicurare una spedizione rapida e sicura della vostra merce.

Cordiali saluti,

[Firma Elettronica]

[Nome Completo dell’Emittente]
[Posizione/Ruolo nell’Azienda]
[Nome Azienda]
[Indirizzo Azienda]
[Numero di Telefono Azienda]
[Email Azienda]
[Website Azienda]