Come Scrivere Una Richiesta Fattura

Aggioranto il 7 Dicembre 2023 da Marcello Massa

La richiesta di fattura è un’azione attraverso la quale un cliente o acquirente manifesta ufficialmente il bisogno di ricevere un documento contabile che dettagli la transazione economica legata all’acquisto di beni o servizi. Una fattura, quindi, funge da prova dell’avvenuta vendita, indicando in maniera precisa e formale l’ammontare dovuto dal cliente al venditore.

Questa richiesta si situa solitamente in un contesto dove vige una normativa fiscale che regola le transazioni commerciali. Le leggi richiedono che ogni vendita di beni o servizi sia accompagnata da questo tipo di documentazione, con lo scopo di garantire la trasparenza finanziaria e permettere sia al venditore sia al cliente di avere un resoconto dettagliato dell’operazione che possa servire a fini contabili, legali e fiscali.

Per il cliente, avere una fattura è essenziale per poter documentare le spese e per esercitare eventuali diritti che emergono dall’operazione, come la garanzia o il servizio post-vendita. Essa permette anche di richiedere deduzioni o crediti fiscali laddove previsti dalla legge. Per il venditore, emettere una fattura è un’operazione cruciale che gli permette di rendicontare le vendite in modo ufficiale, gestire la contabilità, dichiarare gli introiti all’Agenzia delle Entrate e calcolare le tasse da pagare.

Nel contesto di una trasazione, quindi, la richiesta di fattura da parte del cliente non è solo un atto formale, ma un elemento chiave che assicura il corretto svolgimento delle procedure amministrative e fiscali che accompagnano lo scambio di beni e servizi all’interno del tessuto economico e sociale.

Come scrivere una richiesta fattura

Una richiesta di fattura è un documento formale in cui un cliente o un’entità chiede al fornitore la emissione di una fattura per beni o servizi forniti o da fornire. Per essere valida e funzionale, una richiesta di fattura deve contenere diverse informazioni essenziali che permetteranno l’emissione di una fattura corretta e conforme alle normative contabili e fiscali vigenti. Di seguito sono elencate le informazioni che una richiesta di fattura deve generalmente contenere:

1. Intestazione della richiesta: Include il nome e il logo dell’azienda, se applicabile, e titolo del documento come “Richiesta di Fattura”.

2. Data di emissione della richiesta: La data in cui la richiesta viene inviata. Importante a fini contabili.

3. Dati del richiedente: Informazioni complete su chi fa la richiesta, inclusi:
– Nome completo o ragione sociale,
– Indirizzo fisico e, se necessario, indirizzo di spedizione,
– Numero di telefono e, se disponibile, indirizzo e-mail,
– Numero di Partita IVA o codice fiscale, che servirà al fornitore per emettere la fattura.

4. Dati del fornitore: Informazioni identificative del fornitore dei beni o servizi, come:
– Nome o ragione sociale,
– Indirizzo,
– Contatti (telefono, e-mail),
– Partita IVA o equivalente, che saranno riportati sulla fattura.

5. Dettagli dell’ordine/servizio: Un elenco dettagliato di ciò che deve essere fatturato, che può includere:
– Descrizione dei beni o servizi,
– Quantità,
– Prezzo unitario e prezzo totale,
– Codici dei prodotti o dei servizi, se applicabili,
– Date di consegna o periodo di servizio,
– Numeri di riferimento dell’ordine o del contratto.

6. Termini di pagamento: Indicazioni su come e quando il pagamento deve essere effettuato, inclusi:
– Condizioni di pagamento (ad esempio, pagamento a 30 giorni dalla data di fattura),
– Metodi di pagamento accettati,
– Eventuali dettagli bancari necessari per il trasferimento dei fondi.

7. Riferimenti fiscali e legali: Qualsiasi altra informazione legale o fiscale pertinente, come:
– Codice destinatario per la fatturazione elettronica (ad esempio, SDI in Italia),
– Riferimenti a contratti, accordi o termini legali specifici,
– Eventuali accordi per sconti o promozioni applicate.

8. Note aggiuntive: Qualsiasi ulteriore informazione che il cliente ritiene debba essere menzionata per garantire una fatturazione precisa o per conformarsi a specifici requisiti legali o contrattuali.

Assicurarsi che la richiesta di fattura sia scritta in modo chiaro e professionale può prevenire fraintendimenti e ritardi nella fatturazione e nel pagamento. Inoltre, potrebbe essere utile includere un riferimento ad allegati o documentazione di supporto, come ordini d’acquisto, conferme di ricezione o contratti precedenti, che possono essere utili per fornire un contesto aggiuntivo al fornitore.

Esempi di richiesta fattura

Ecco alcuni modelli di richiesta fattura da utilizzare come esempio.

Primo esempio di richiesta fattura

Oggetto: Richiesta Emissione Fattura per Servizi Ricevuti

In riferimento ai servizi da noi ricevuti in data [inserire la data o il periodo di riferimento], codesta società ha fornito supporto/prodotti relativi a [descrivere brevemente il servizio o il prodotto fornito, es. consulenza, manutenzione, acquisto di materiale, ecc.], come da accordi precedentemente stabiliti.

Si richiede cortesemente l’emissione di una fattura dettagliata che riporti tutti i dati rilevanti, inclusi i seguenti:

– Descrizione completa e dettagliata dei servizi/prodotti forniti;
– Data in cui i servizi sono stati resi o i prodotti consegnati;
– Importo esatto da fatturare, specificando, se necessario, la ripartizione tra capitale, IVA e altri eventuali oneri o sconti applicati;
– Modalità e termini di pagamento concordati;
– Riferimenti dell’ordine o del contratto, se applicabili;
– Il nostro codice cliente o riferimenti che ci identificano come destinatari della fattura.

Richiediamo inoltre che la fattura venga inviata al seguente indirizzo email [inserire indirizzo email per ricezione fattura elettronica] oppure, nel caso di fatturazione cartacea, all’indirizzo postale [inserire indirizzo completo dove ricevere la fattura], attenzione [Nome del responsabile dell’amministrazione o della contabilità].

Desideriamo inoltre ricordarvi che, come da normative vigenti, la fattura dovrà essere emessa entro [specificare il termine entro il quale la fattura deve essere emessa secondo accordi o leggi vigenti, es. entro fine mese corrente o entro 15 giorni dalla consegna del servizio].

Vi preghiamo di confermarci la ricezione di questa richiesta e di informarci circa la data prevista per l’emissione della fattura.

Per eventuali chiarimenti o informazioni aggiuntive potete contattare [Nome e cognome] al numero di telefono [numero di telefono] o tramite email [indirizzo email].

Ringraziando per la Vostra attenzione e collaborazione, porgiamo cordiali saluti.

[Nome e Cognome]
[Qualifica/Ruolo nel azienda]
[Ragione Sociale dell’Azienda]
Indirizzo della propria Società
CAP, Città
P.IVA [Partita IVA nostra azienda]
Tel [Numero di telefono aziendale]
Email [Indirizzo email aziendale]

Data: [inserire la data della richiesta]

All: [Allegare eventuali documenti di riferimento se necessario]

Secondo esempio di richiesta fattura

Oggetto: Richiesta di emissione fattura per servizi erogati/prodotti forniti

Gentile [Denominazione Fornitore],

La presente per richiedere l’emissione di una fattura relativa ai servizi/prodotti forniti in data [Data di Fornitura] come da accordi contrattuali o da ordine d’acquisto numero [Numero Ordine d’Acquisto].

Di seguito, si specificano i dettagli necessari per l’elaborazione della fattura:

Informazioni del Richiedente:
– Ragione Sociale/Nome e Cognome: [Inserire Ragione Sociale o Nome e Cognome]
– Indirizzo: [Inserire Indirizzo Completo]
– Codice Fiscale/Partita IVA: [Inserire Codice Fiscale o Partita IVA]
– Codice Destinatario SDI: [Inserire Codice Destinatario per la fatturazione elettronica]
– PEC (Posta Elettronica Certificata): [Inserire Indirizzo PEC, se disponibile]
– Riferimenti del Contatto: [Inserire Nome del Contatto, numero di telefono, email]

Dettagli dei Servizi/Prodotti Forniti:
– Descrizione del Servizio/Prodotto: [Inserire una descritta descrizione dei servizi o dei prodotti forniti]
– Quantità: [Inserire la quantità di prodotti servizi forniti, se applicabile]
– Prezzo Unitario: [Inserire il prezzo per unità o servizio]
– Importo Totale: [Inserire l’importo totale dei servizi o prodotti forniti]
– Data di Fornitura: [Riconfermare la data in cui i servizi o prodotti sono stati forniti]
– Numero Ordine di Riferimento/Contratto: [Inserire il numero dell’ordine di riferimento o contratto]

Dati per il Pagamento:
– Modalità di Pagamento: [Inserire la modalità di pagamento concordata, es. bonifico bancario, carta di credito, assegno etc.]
– Termine di Pagamento: [Inserire il termine di pagamento concordato, es. 30 giorni data fattura]
– Dati Bancari: [Inserire IBAN e dettagli bancari per il bonifico, se applicabile]

Si prega di emettere la fattura in conformità con quanto sopra indicato e di inviarla all’indirizzo PEC o al Codice Destinatario SDI fornito. In caso di necessità di ulteriori informazioni o chiarimenti in merito alla presente richiesta, si prega di contattare il sottoscritto ai recapiti forniti.

In fede,

[Firma Digitale, se applicabile]

[Nome e Cognome/Rappresentante Legale]
[Ruolo nell’Azienda, se applicabile]

Data: [Inserire la data di compilazione della richiesta]

—

Questo modello di richiesta di fattura può essere adattato alle specifiche necessità dell’azienda o del professionista che effettua la richiesta. I dettagli possono variare a seconda delle normative locali, delle condizioni contrattuali e delle prassi commerciali.

Terzo esempio di richiesta fattura

Oggetto: Richiesta di Emissione Fattura per Servizi Ricevuti

Gentile [Nome della Società o del Fornitore],

con la presente, desidero richiedere formalmente l’emissione di una fattura relativa ai servizi ricevuti in data [Inserire la data o il periodo specifico dei servizi forniti], come da accordi contrattuali preesistenti o ordine n° [Inserire numero dell’ordine se disponibile].

Di seguito, riporto i dettagli dei servizi per i quali richiedo la fatturazione:

– Descrizione del servizio o del prodotto fornito
– Data in cui il servizio è stato erogato o il prodotto è stato consegnato
– Quantità e prezzo unitario del prodotto o servizio (se applicabile)
– Eventuale numero identificativo dell’ordine o del contratto
– Qualsiasi altro riferimento ritenuto necessario

Inoltre, vi invitiamo a includere nella fattura i seguenti dati:

– Nostro codice cliente o codice fornitore, se assegnato: [Inserire codice cliente o fornitore]
– P.IVA o codice fiscale della nostra società: [Inserire P.IVA o codice fiscale]
– Indirizzo completo della nostra azienda: [Inserire indirizzo]
– Riferimenti della persona di contatto presso la nostra azienda: [Inserire nome, cognome, numero di telefono, email]

Chiedo gentilmente che la fattura venga inviata a [Indicare l’indirizzo email, l’indirizzo postale, o il metodo preferito di ricezione della fattura] entro e non oltre [inserire una data limite ragionevole, ad esempio 15 giorni dalla ricezione della presente].

La prego di comunicarmi se sussistano eventuali problematiche relative alla richiesta o se richieda ulteriori informazioni per procedere con la fatturazione.

Confido in una Vostra sollecita risposta e mi rendo disponibile per ogni chiarimento in merito.

Cordiali saluti,

[Il Tuo Nome e Cognome]
[Il Tuo Ruolo o Posizione nella Società]
[Nome della Tua Società]
[Contatti di riferimento, inclusi numero di telefono e email]

Quarto esempio di richiesta fattura

Oggetto: Richiesta di emissione fattura per servizi ricevuti

In riferimento ai servizi da Voi prestati in data [inserire la data dei servizi forniti], codice ordine/riferimento [inserire il codice dell’ordine o del contratto di riferimento se applicabile], siamo a richiederVi l’emissione e l’invio della relativa fattura.

Si prega di assicurarsi che la fattura contenga i seguenti dettagli:

– Numero di fattura univoco
– Data di emissione
– Nomi e indirizzi completi del fornitore e del cliente
– Descrizione dei servizi forniti
– La data in cui il servizio è stato fornito (o l’intervallo temporale di riferimento)
– L’importo totale dovuto, con una distinta dei prezzi unitari se applicabile
– I dati fiscali completi del cliente, inclusi:
– Ragione sociale: [Nome azienda cliente come registrato ufficialmente]
– Indirizzo legale completo: [Indirizzo aziendale cliente]
– Partita IVA o Codice Fiscale [se applicabile]: [Numero di Partita IVA o Codice Fiscale cliente]
– Codice Destinatario: [Inserire il Codice Destinatario per la fatturazione elettronica se in Italia]
– PEC (Posta Elettronica Certificata) [se applicabile]: [Indirizzo PEC azienda cliente]
– Ritenuta d’acconto applicata al netto [se applicabile] ed eventuali altre detrazioni o imposte specifiche
– Dati per il pagamento, inclusi:
– Nome della banca
– IBAN
– BIC/SWIFT [se pagamenti internazionali]

Vi preghiamo altresì di indicare chiaramente i termini di pagamento come da accordi precedentemente concordati.

La corretta emissione della fattura è fondamentale per noi al fine di garantire il tempestivo regolamento del dovuto secondo le procedure contabili interne.

Si richiede l’invio della fattura in formato PDF tramite email al seguente indirizzo di posta elettronica: [inserire email aziendale] o tramite il Sistema di Interscambio se tra soggetti residenti in Italia.

In caso di domande o bisogno di ulteriori dettagli, potete contattare [Nome della persona di contatto] al numero [Numero di Telefono] o via email all’indirizzo [Email di contatto].

Vi ringraziamo per la vostra attenzione e collaborazione e restiamo in attesa di ricevere la fattura richiesta.

Cordiali saluti,

[Firma Digitale se disponibile o Firma manoscritta scansionata]

[Nome del Richiedente]
[Azienda del Richiedente]
[Indirizzo Completo Azienda]
Telefono: [Numero di Telefono Azienda]
Email: [Email Azienda]
Partita IVA: [Numero di Partita IVA Azienda]