Come Scrivere Una Lettera Di Lamentele Per Una Commessa

Aggioranto il 18 Gennaio 2024 da Marcello Massa

Una lettera di lamentele per una commessa è un documento formale attraverso il quale un cliente esprime il proprio disappunto o insoddisfazione nei confronti di prodotti, servizi o comportamenti esperiti in relazione a una transazione commerciale specifica. Questo tipo di lettera serve principalmente come un tentativo di risoluzione dei problemi, consentendo al cliente di comunicare in modo chiaro ed efficace i motivi del suo scontento e, potenzialmente, di richiedere una compensazione o un rimedio.

Nel contenuto di una lettera di lamentele per una commessa, il cliente inizierebbe generalmente presentando la situazione con una descrizione del prodotto o servizio acquistato, inclusi dettagli come la data dell’acquisto e il numero dell’ordine o della ricevuta. Seguirebbe poi una narrativa dettagliata dei problemi riscontrati, come difetti del prodotto, difformità delle aspettative, qualità scadente, ritardi nella consegna, o il trattamento ricevuto dal personale durante o dopo l’acquisto.

É importante mantenere un tono rispettoso e professionale, nonostante la frustrazione che può essere alla base della lettera. Ciò aiuta a stabilire un canale di comunicazione costruttivo, anziché confrontazionale, con l’azienda fornitrice. L’obiettivo è quello di fornire un feedback su cui l’azienda possa agire e, allo stesso tempo, ottenere un esito soddisfacente per il cliente, che potrebbe essere una sostituzione del prodotto, il rimborso delle spese effettuate, o magari un servizio aggiuntivo gratuito come gesto di buona volontà.

Infine, il cliente può esprimere la propria attesa di una risposta tempestiva e indicare la disponibilità a intraprendere ulteriori azioni se il problema non dovesse essere risolto in modo adeguato. La lettera si conclude formalmente con un ringraziamento per l’attenzione prestata alla situazione e, se appropriato, con la firma del cliente insieme ai suoi contatti per facilitare la comunicazione diretta.

Come scrivere una lettera di lamentele per una commessa

Se sei intenzionato a scrivere una lettera di lamentele riguardante una commessa, la struttura e il contenuto della lettera devono seguire certi criteri per assicurarsi che la tua comunicazione sia chiara, professionale e costruttiva. Ecco una guida dettagliata che puoi seguire:

1. Intestazione e Data: Inizia con i tuoi dati personali o quelli della tua azienda in alto a sinistra: nome, indirizzo, numero di telefono ed e-mail. Sotto questa informazione, inserisci la data in cui la lettera è scritta.

2. Indirizzo del Destinatario: Poco sotto e a sinistra, inserisci i dettagli del destinatario della lettera, che potrebbero essere il responsabile del servizio clienti o il direttore dell’azienda che ha fornito la commessa.

3. Oggetto: Chiaro e conciso, introduce immediatamente lo scopo della lettera, ad esempio: “Oggetto: Reclamo per inadempienza contrattuale commessa XYZ”.

4. Introduzione e Saluto: Inizia il testo con un saluto formale, seguito dal nome del destinatario, se lo conosci. L’introduzione dovrebbe brevemente stabilire chi sei e il contesto della tua lamentela.

5. Corpo della Lettera – Descrizione del Problema:
– Contesto: Descrivi la natura della commessa, fornendo dettagli quali la data dell’accordo, il numero della commessa, e cosa era stato promesso.
– Esperienza: Esplicita la natura del problema con la commessa. Se possibile, usa fatti e date precise, fornendo una cronologia degli eventi.
– Impatto: Spiega come questo problema ha influenzato te o la tua azienda. Cerca di rimanere obiettivo e non emotivo.
– Documentazione a Supporto: Menziona che hai allegato eventuali documenti che possono supportare la tua lamentela, come copie di contratti, corrispondenze e ricevute.

6. Richiesta di Azione: Dopo aver descritto il problema, indica chiaramente cosa ti aspetti come rimedio alla situazione. Sii specifico su ciò che consideri una risoluzione equa, che potrebbe essere un rimborso, la riconsegna della commessa come accordato, o altri tipi di compensazione.

7. Scadenza: Fornisci una scadenza ragionevole entro cui ti aspetti una risposta, o il problema sarà ulteriormente perseguito. Questo potrebbe significare portare la questione a un’altra autorità o intraprendere azioni legali.

8. Conclusione: Concludi ringraziando il destinatario per l’attenzione prestata alla tua questione. Esprimi in termini cortesi il tuo desiderio di una soluzione amichevole e costruttiva.

9. Firma: Termina con un saluto formale, come “Distinti saluti” o “Cordialmente”, seguito dalla tua firma manoscritta e il tuo nome stampato sotto la firma.

10. Allegati: Denota alla fine della lettera gli allegati che hai incluso inviando “Allegati: (numero di allegati)”, seguito da un elenco dei documenti allegati.

Ricorda che il tono della lettera dovrebbe essere formale ma cortese, evitando l’uso di linguaggio offensivo o accusatorio, che potrebbe inasprire la situazione anziché portare a una soluzione. La chiarezza e l’efficacia sono la chiave per avere una pronta e adeguata risposta alla tua lettera di lamentele.

Esempi di lettera di lamentele per una commessa

Ecco alcuni modelli di lettera di lamentele per una commessa da utilizzare come esempio.

Primo esempio di lettera di lamentele per una commessa

Oggetto: Lettera di Lamentela per l’Insoddisfacente Servizio Clienti del [Data]

Gentili Signori,

mi rivolgo a voi per esprimere il mio disappunto e la mia insoddisfazione nei confronti del servizio clienti che ho ricevuto presso il vostro punto vendita situato in [Indirizzo del Negozio/Punto Vendita], in data [Data della Visita].

In qualità di cliente che ha sempre apprezzato la qualità dei prodotti e il professionismo dello staff [Nome dell’Azienda], sono stato sorpreso e deluso dal comportamento poco professionale della commessa [Nome della Commessa, se noto], con cui ho avuto a che fare durante l’acquisto di [Descrizione del Prodotto/Servizio acquistato].

Espongo brevemente il succo del mio disappunto: [Descrizione dell’incidente in modo chiaro e conciso, ad esempio: la mancanza di disponibilità a rispondere alle mie domande sul prodotto, atteggiamento scortese, mancanza di attenzione al cliente, ecc.]. Tale maniera di operare non solo contrasta con la buona reputazione di cui gode la vostra azienda, ma va anche a scapito dell’esperienza che il cliente si aspetta di ricevere.

Mi aspettavo che [Elaborare ulteriormente le aspettative in termini di servizio clienti, ad esempio: un approccio cliente-centrico, personale cordiale e preparato, supporto nell’assistenza post-vendita, ecc.], e invece mi sono ritrovato a gestire una situazione spiacevole che ha influenzato negativamente la mia percezione del vostro brand e la mia volontà di proseguire a fare affari in futuro con la vostra azienda.

Desidero quindi che questa situazione venga presa in seria considerazione e che si provveda a indagare sull’accaduto. Vorrei inoltre che venissero prese le adeguate misure correttive per assicurare che simili episodi non si ripetano né con me né con altri clienti.

In attesa di un vostro riscontro, vi informo che mi riservo la possibilità di condividere la mia esperienza con altri potenziali clienti, il che potrebbe includere recensioni pubbliche su piattaforme di valutazione aziendali o sui social media.

Apprezzerei se poteste tenere questo reclamo in seria considerazione e fornirmi un riscontro entro [inserire un tempo ragionevole, ad esempio 14 giorni dalla data della lettera]. Per qualsiasi chiarimento o comunicazione, potete contattarmi al seguente recapito telefonico [Numero di Telefono] o indirizzo email [Indirizzo Email].

RingraziandoVi anticipatamente per la Vostra attenzione e per l’impegno che sono certo vorrete profondere nella soluzione di questo disguido, colgo l’occasione per porgere distinti saluti.

[La Tua Firma (se inviata per posta)]
[Il Tuo Nome e Cognome]
[Il Tuo Indirizzo Completo]
[Altre eventuali informazioni di contatto]

Secondo esempio di lettera di lamentele per una commessa

Oggetto: Lettera di Reclamo per Inadeguato Adempimento della Commessa [Numero Commessa]

Gentile [Nome del Responsabile/azienda fornitrice],

Scrivo questa lettera per esprimere il mio disappunto e presentare un reclamo formale riguardo alla commessa [inserire numero della commessa o riferimento specifico], relativa a [breve descrizione del servizio/prodotto fornito], datata [inserire data dell’accordo o della fornitura].

Siamo rimasti molto insoddisfatti per [selezionare una o più delle seguenti opzioni o aggiungere altri motivi specifici]:
– la qualità del prodotto/servizio ricevuto, che non corrisponde agli standard pattuiti né riflette le aspettative stabilite all’inizio del nostro accordo;
– i ritardi significativi nella consegna, che hanno avuto un impatto negativo sull’andamento delle nostre operazioni e/o hanno causato perdite economiche;
– l’atteggiamento e la professionalità del personale addetto, il quale non è stato in grado di fornire un servizio adeguato o non ha risposto in modo soddisfacente alle nostre richieste e preoccupazioni durante l’esecuzione della commessa;
– eventuali altri problemi riscontrati (specificare).

Nonostante ripetuti tentativi di comunicazione per risolvere questi problemi in modo costruttivo, [spiegare la natura delle comunicazioni e perché non sono state soddisfacenti, se è il caso], purtroppo siamo ad un punto in cui riteniamo necessario agire ulteriormente per far fronte alle questioni su menzionate.

Chiediamo quindi [selezionare una o più delle seguenti opzioni o specificare altre richieste]:
– un risarcimento per i danni subiti, quantificato in [inserire l’importo o il metodo di calcolo del risarcimento desiderato], a copertura dei ritardi e/o della qualità insoddisfacente del servizio/prodotto fornito;
– la sostituzione immediata del prodotto o la ripetizione del servizio, assicurandosi che questa volta venga eseguito come pattuito nell’accordo originale;
– un incontro per discutere di come risolvere la situazione in maniera che sia accettabile per entrambe le parti;
– la rescissione del contratto e/o l’opzione di rivolgersi ad un’altra società per il completamento del lavoro, compensando qualsiasi costo aggiuntivo che potremmo sostenere in questo processo.

Gradiremmo ricevere una risposta entro [specificare un termine ragionevole, ad esempio 7-14 giorni lavorativi]. Se non ricevessimo alcuna risposta o le misure rimediative proposte non fossero soddisfacenti, saremmo costretti a [selezionare una o più delle seguenti opzioni o aggiungere altre conseguenze possibili]:
– valutare azioni legali;
– segnalare l’incidente a enti di regolamentazione o associazioni di consumatori;
– diffondere pubblicamente la nostra esperienza in modo da informare altri potenziali clienti.

Speriamo sinceramente di poter trovare una soluzione amichevole e soddisfacente a questa problematica. Vi ringraziamo per l’attenzione e restiamo in attesa di una vostra tempestiva risposta.

Cordiali saluti,

[Firma]

[Il tuo nome completo]
[La tua posizione/ruolo]
[Il nome della tua azienda]
[Il tuo indirizzo]
[Numero di telefono]
[Indirizzo e-mail]

Terzo esempio di lettera di lamentele per una commessa

Oggetto: Reclamo relativo all’esecuzione della commessa [Numero/ID Commessa]

Spettabile [Nome dell’azienda o della persona incaricata],

mi rivolgo a voi in qualità di [tuo titolo/posizione o cliente], in riferimento alla commessa [Numero/ID Commessa], stipulata in data [data] e relativa alla fornitura di [natura del prodotto/servizio concordato].

Ci vediamo purtroppo costretti a esprimere un formale disappunto circa l’esito e la gestione della predetta commessa, la quale non è stata portata a termine rispettando i termini di qualità, tempo e modalità concordati. In particolare, i seguenti punti illustrano le problematiche riscontrate:

1. Ritardi nella consegna: secondo gli accordi prestabiliti, la consegna del [prodotto/servizio] era prevista per il [data prevista di consegna], ma, sino ad oggi [data attuale], non abbiamo ricevuto quanto pattuito.

2. Mancato rispetto delle specifiche tecniche: le caratteristiche del [prodotto/servizio] consegnato/parzialmente consegnato divergono da quanto concordato in fase di stipula del contratto, creando non pochi disagi alla nostra operatività.

3. Qualità insoddisfacente: abbiamo riscontrato una qualità dei materiali/livello di servizio non conforme agli standard prefissati e agli esempi mostrati in fase di preventivo.

4. Comunicazione inefficace: abbiamo tentato di contattare il vostro ufficio assistenza clienti in più occasioni, senza ricevere un riscontro soddisfacente alle nostre richieste d’informazione e supporto.

Tali inadempienze hanno causato alla nostra azienda significativi inconvenienti, tra cui [descrizione breve di problemi specifici, come perdite economiche, interruzioni di produzione, danni all’immagine aziendale].

Chiediamo pertanto un immediato intervento affinché la situazione venga prontamente risolta. Desideriamo ricevere una risposta con una proposta di soluzione entro [numero] giorni lavorativi dalla ricezione della presente lettera. In assenza di una risposta soddisfacente, ci vedremo costretti a valutare azioni ulteriori, incluse eventuali richieste di risarcimento danni.

Confidiamo nella vostra collaborazione per il ripristino della condizione di soddisfazione reciproca e rimaniamo in attesa di una vostra celere risposta.

Cordiali saluti,

[Tuo Nome]
[Tua Posizione/Ruolo]
[Tua Azienda]
[Tuo Indirizzo]
[Tuo Telefono]
[Tua Email]

Quarto esempio di lettera di lamentele per una commessa

Oggetto: Reclamo relativo all’adempimento della commessa n. [numero della commessa]

Gentili Signori,

con la presente desidero portare alla Vostra attenzione la mia insoddisfazione nei confronti dell’esecuzione della commessa n. [numero della commessa], stipulata in data [data della stipulazione del contratto], relativa a [breve descrizione del prodotto/servizio fornito].

Dopo un’attenta valutazione e dopo essermi confrontato con i miei collaboratori, ritrovo fondato esprimere il mio disappunto per quanto segue:

1. [Descrivere la prima problematica riscontrata con dettagli sul tipo di inconveniente, riferimenti contrattuali, e possibili evidenze fotografiche o documenti a supporto.]

2. [Descrivere una seconda problematica, se presente, con lo stesso livello di dettaglio.]

3. [Elencare eventuali altre inefficienze o problemi riscontrati, puntando sempre a essere precisi e concisi.]

A causa dei suddetti punti, la consegna dei prodotti/servizi forniti non corrisponde ai termini e alle condizioni pattuite nel contratto e/o nelle specifiche tecniche concordate, con conseguente disagio e danno per la nostra attività.

Si evidenzia inoltre che l’atteggiamento adottato nel tentativo di risoluzione dei predetti problemi non è stato conforme alle aspettative e non ha portato alle necessarie correzioni in tempi accettabili, come più volte sollecitato telefonicamente (o via email) in date [inserire date delle comunicazioni].

In virtù di quanto constatato, Vi sollecitiamo a:

– [Elencare azioni specifiche che si auspicano dal fornitore, come la sostituzione dei prodotti non conformi, il completamento dei servizi mancanti, la riparazione dei danni, etc.]

– [Indicare un termine preciso entro il quale ci si aspetta che queste azioni siano completate.]

Qualora non ricevessi un riscontro positivo e risoluzione dei problemi entro [indicare la temporalità specifica, es. 14 giorni dalla ricezione della presente], saremo costretti a prendere in considerazione ulteriori azioni, compresa la possibilità di recedere dal contratto ai sensi degli articoli [inserire riferimenti legali specifici, se noti] e/o chiedere un risarcimento per i danni subiti.

Confido in una Vostra celere e professionale risposta, e rimango a disposizione per ogni ulteriore chiarimento e per fornire documentazione aggiuntiva che possa supportare il mio reclamo.

Certi della Vostra attenzione alla presente e in attesa di un Vostro riscontro, porgo distinti saluti.

Cordiali saluti,

[Nome e Cognome]
[Ruolo nella Società/Impresa]
[Nome della Società/Impresa]
Numero di Telefono:
Email:
Allegati: [elencare eventuali documenti allegati]