Aggioranto il 2 Dicembre 2025 da Marcello Massa
Un verbale di cambio sede legale di un’associazione è un documento ufficiale che attesta la decisione presa dagli organi competenti, come l’assemblea dei soci o il consiglio direttivo, di modificare l’indirizzo della sede legale dell’associazione stessa. Questo verbale serve a formalizzare la scelta, indicando la nuova ubicazione e riportando le motivazioni e le modalità con cui è stata presa la decisione. È necessario per aggiornare lo statuto, comunicare la variazione agli enti preposti, come l’Agenzia delle Entrate o il Registro delle associazioni, e garantire la regolarità amministrativa e fiscale dell’associazione.
Come compilare un verbale cambio sede legale associazione
Nel redigere un verbale relativo al cambio di sede legale di un’associazione, è fondamentale curare con attenzione ogni aspetto formale e sostanziale affinché il documento risulti valido agli effetti di legge e rifletta con trasparenza l’effettiva volontà degli organi associativi. Il verbale deve anzitutto identificare in modo inequivocabile l’associazione, riportando la denominazione completa, il codice fiscale o eventuale partita IVA, e l’attuale sede legale, così da evitare qualsiasi ambiguità sull’ente cui si fa riferimento.
La premessa del verbale deve specificare la data e il luogo in cui si tiene la riunione dell’organo competente, generalmente l’assemblea dei soci o, in alcuni statuti, il consiglio direttivo. È essenziale indicare con precisione l’organo riunito, lo strumento di convocazione utilizzato, la data di invio dell’avviso ai membri, l’ordine del giorno e le modalità con cui sono state rispettate le tempistiche e le forme di convocazione previste dallo statuto. Deve essere accertata e riportata la regolarità della costituzione dell’organo e la presenza del numero legale di partecipanti, specificando il numero dei presenti e, se rilevante, quello dei rappresentati per delega. Va indicato chi presiede la riunione e chi svolge la funzione di segretario verbalizzante, riportando gli estremi di nomina o le disposizioni statutarie che lo prevedono.
All’interno del corpo del verbale, è necessario descrivere i motivi che hanno portato alla proposta di cambio di sede legale. Può trattarsi di esigenze logistiche, economiche, strategiche o dettate da mutamenti organizzativi. È opportuno che questa motivazione venga esplicitata, anche per tracciare la trasparenza delle decisioni associative e facilitare eventuali controlli da parte degli enti preposti o dei soci. Segue poi la presentazione formale della proposta di modifica della sede legale, con l’indicazione precisa dell’indirizzo completo della nuova sede, comprensivo di via, numero civico, CAP, città e provincia, in modo da non lasciare alcun dubbio sull’esatta localizzazione.
Il verbale deve quindi riportare la discussione avvenuta tra i partecipanti, annotando eventuali interventi, osservazioni o richieste di chiarimenti, e l’esito del dibattito, offrendo così una traccia fedele del processo decisionale. Successivamente, va trascritta la delibera vera e propria, specificando il testo della decisione adottata, la modalità di votazione (palese o segreta), il numero di voti favorevoli, contrari e astenuti, e la dichiarazione di approvazione o meno del punto all’ordine del giorno. Qualora lo statuto preveda maggioranze qualificate o particolari quorum, è importante attestare il rispetto di tali previsioni.
Nel caso in cui il cambio di sede legale comporti anche una modifica statutaria, il verbale deve inserirne il testo integrale, evidenziando le parti dello statuto che vengono variate e riportando la nuova formulazione degli articoli interessati. È fondamentale precisare che la modifica avrà effetto a partire da una data specifica, solitamente coincidente con l’approvazione della delibera, salvo diversa disposizione. Il verbale dovrebbe anche contenere l’indicazione degli adempimenti successivi demandati agli organi esecutivi, come il deposito del verbale presso gli uffici del Registro Unico Nazionale del Terzo Settore (ove applicabile), l’Agenzia delle Entrate o altri enti competenti, affinché il cambiamento produca effetti verso terzi.
Infine, è necessario prevedere la lettura e l’approvazione del verbale stesso, con la sottoscrizione da parte del presidente e del segretario, e, se richiesto dallo statuto o dalla normativa, l’autenticazione delle firme o la presenza di un notaio, soprattutto qualora vi sia modifica statutaria in associazioni riconosciute. Anche i riferimenti agli allegati, come la nuova visura catastale della sede, copia del nuovo contratto di locazione o altro documento rilevante, devono essere menzionati chiaramente, affinché il verbale costituisca un atto completo, tracciabile e opponibile a terzi.
Fac simile verbale cambio sede legale associazione
VERBALE DI ASSEMBLEA STRAORDINARIA
PER IL CAMBIO DI SEDE LEGALE
Il giorno _____________, alle ore _____________, presso _____________, si è riunita l’Assemblea Straordinaria dei soci dell’Associazione _____________, regolarmente convocata nei modi e nei termini previsti dallo Statuto.
Assume la presidenza dell’assemblea il Sig./la Sig.ra _____________, il/la quale nomina come segretario il Sig./la Sig.ra _____________.
Il Presidente constata e fa constatare che sono presenti n. _____________ soci su n. _____________ aventi diritto, l’assemblea è quindi validamente costituita ai sensi dello Statuto.
Il Presidente espone che all’ordine del giorno vi è il trasferimento della sede legale dell’Associazione da _____________ a _____________, per le seguenti motivazioni: _____________.
Dopo ampia discussione, l’Assemblea approva a maggioranza/unanimità (barrare l’opzione corretta) il trasferimento della sede legale dell’Associazione presso _____________, con decorrenza dal _____________, e la conseguente modifica dell’articolo _____________ dello Statuto sociale.
Non essendoci altro da deliberare, alle ore _____________ il Presidente dichiara chiusa l’assemblea.
Letto, confermato e sottoscritto.
Il Presidente
_____________
Il Segretario
_____________
Marcello Massa
Marcello Massa, un nome ormai sinonimo di eccellenza nel campo della comunicazione scritta, è un autore e consulente esperto riconosciuto per le sue guide innovative su come scrivere lettere e mail efficaci.