Come Scrivere Una Lettera Di Lamentela Per Pulizie

Aggioranto il 15 Gennaio 2024 da Marcello Massa

Una lettera di lamentela per pulizie è un documento scritto in cui un cliente esprime la propria insoddisfazione relativa ai servizi di pulizia ricevuti. Essa serve come uno strumento comunicativo formale utilizzato per portare all’attenzione di una società di pulizie, o del singolo professionista incaricato, le insufficienze o le mancanze riscontrate durante l’esecuzione degli interventi di pulizia.

Nella stesura di una tale lettera, il tono utilizzato dovrebbe essere chiaro, diretto, ma al contempo cortese e professionale. L’obiettivo è presentare i fatti in maniera obiettiva senza scadere in toni aggressivi, al fine di mantenere un dialogo costruttivo e favorire una possibile soluzione al problema.

Solitamente, la lettera inizia con un’esposizione del contesto, presentando le circostanze in cui sono state concordate e attuate le operazioni di pulizia. Dopodiché, il cliente spiega perché ritiene che il servizio non sia stato soddisfacente, citando esempi specifici che dimostrino le carenze: potrebbe trattarsi di aree non adeguatamente ripulite, di danni accidentali durante le operazioni di pulizia, o di un generale mancato rispetto degli standard qualitativi previsti dall’accordo di servizio.

Il passo successivo nella lettera è solitamente una richiesta di azioni correttive o di compensazione, a seconda della gravità o della natura delle lamentele. Infine, è comune fornire un tempo ragionevole in cui si aspetta una risposta o un rimedio alle lamentele espresse e si può anche anticipare la propria disponibilità a discutere ulteriormente della questione per trovare una soluzione reciprocamente soddisfacente.

In sintesi, una lettera di lamentela per pulizie è uno strumento che permette di far luce su problemi specifici relativi a un servizio di pulizia, chiedere che venga fatta giustizia in caso di servizio non conforme agli standard e incoraggiare un miglioramento nel livello di servizio offerto per il futuro.

Come scrivere una lettera di lamentela per pulizie

Una lettera di lamentela per pulizie inefficaci o inadeguate deve essere ben strutturata, chiara e diretta, al fine di comunicare efficacemente il problema e sollecitare una risoluzione. Ecco le informazioni fondamentali da includere:

1. Intestazione: La tua lettera deve iniziare con i tuoi dati personali (nome, cognome, indirizzo, eventuale numero di riferimento del contratto di servizio) seguiti dai dati della ditta responsabile per le pulizie, inclusi nome dell’azienda, indirizzo e nome del destinatario qualora fosse noto (ad esempio, il responsabile del servizio clienti).

2. Data: Indicare la data in cui la lettera viene scritta.

3. Oggetto: Una breve frase che sintetizzi il contenuto della lettera, es. “Reclamo per servizio di pulizia insoddisfacente”.

4. Saluto: Un saluto formale, ad esempio “Gentile Signor/a [Cognome]” o “Alla cortese attenzione del Servizio Clienti”.

5. Corpo della lettera:
a. Introduzione: Breve presentazione del problema, indicando in modo conciso la natura del tuo reclamo.
b. Descrizione del problema: Fornire dettagli specifici sulle circostanze che hanno portato alla lamentela. Questo include le date in cui il servizio è stato effettuato, le aree specifiche che non sono state pulite in modo soddisfacente, e qualunque altro dettaglio rilevante, come ad esempio il mancato rispetto degli orari convenuti, l’uso improprio di prodotti di pulizia o il mancato completamento delle mansioni concordate.
c. Impatto del problema: Spiegare come il problema abbia effettivamente inciso su di te o sul tuo ambiente di lavoro/vivere. Ciò può riguardare questioni di igiene, sicurezza, o semplicemente il disagio derivante dal non avere un ambiente pulito come previsto dal contratto.
d. Tentativi precedenti di risoluzione: Se hai già tentato di risolvere il problema contattando il servizio clienti o tramite altri mezzi, menzionalo. Questo dimostra che hai cercato di affrontare la questione prima di ricorrere alla formalizzazione di un reclamo.

6. Risoluzione richiesta: Delinea le azioni specifiche che stai richiedendo per risolvere il problema, ad esempio, un’ulteriore sessione di pulizia senza spese aggiuntive, un rimborso, un cambio di personale addetto alle pulizie, etc.

7. Documentazione: Allega alla lettera qualsiasi prova a supporto del tuo reclamo, come fotografie, testimonianze, o comunicazioni precedenti con l’azienda.

8. Scadenza per la risposta: Indica una data ragionevole entro cui aspetti una risposta.

9. Conclusione: Sottolinea la tua aspettativa di un servizio migliore in futuro e la tua disponibilità a trovare una soluzione amichevole al problema.

10. Formula di chiusura: Concludi con una formula di chiusura formale come “In attesa di un Vostro riscontro, porgo distinti saluti,” seguita dalla tua firma (se la lettera è inviata in formato cartaceo) e dal tuo nome stampato sotto la firma.

11. Allegati: Se hai degli allegati, come già detto nel punto 7, specifica quali sono alla fine della lettera, con un semplice “Allegati:” seguito dall’elenco dei documenti forniti.

Ricorda sempre di mantenere un tono cortese e professionale anche quando esprimi un reclamo, poiché questo aiuta ad ottenere una risposta più favorevole e dimostra la tua professionalità.

Esempi di lettera di lamentela per pulizie

Ecco alcuni modelli di lettera di lamentela per pulizie da utilizzare come esempio.

Primo esempio di lettera di lamentela per pulizie

Oggetto: Reclamo per servizi di pulizia insoddisfacenti del [Inserire data]

Spett.le Azienda di Pulizie [Nome della Ditta],

mi rivolgo a voi in qualità di [proprietario/gestore] dell’immobile sito in [indirizzo completo], dove è stato effettuato il vostro servizio di pulizia in data [inserire la data dell’intervento].

Desidero esprimere il mio disappunto e presentare formale reclamo in merito alla qualità del servizio ricevuto, il quale non è stato conforme agli standard di eccellenza promessi e attesi da una ditta di vostra reputazione.

In particolare, desidero sottolineare i seguenti aspetti che hanno reso il servizio insoddisfacente:
1. [Descrivere il problema relativo all’efficacia della pulizia, ad esempio: “Polvere ancora presente su diverse superfici dopo l’intervento, pavimenti non accuratamente lavati, con tracce e macchie ancora evidenti in diverse aree, ecc.”];
2. [Menzionare eventuali problemi riguardanti la professionalità del personale, come: “Operatore poco attento e trascurato nel trattare gli arredi, causando potenziale danno a mobili e allestimenti, ecc.”];
3. [Commentare eventuali ritardi o mancato rispetto dei tempi di servizio concordati];
4. [Eventuali altre esperienze negative che si ritengono rilevanti].

Il servizio fornito si discosta notevolmente da quanto pattuito e ciò ha comportato inconvenienti e disagi non trascurabili, come [esprimere le conseguenze del servizio non adeguato, tipo necessità di ulteriori pulizie, impressione negativa per clienti/ospiti, ecc.].

In considerazione di quanto esposto, chiedo che vengano prese immediate misure per risolvere queste problematiche. In particolare, richiedo:
– Una nuova seduta di pulizia, da effettuarsi in data e ora da concordare, a totale carico della vostra azienda;
– Un incontro con un responsabile per discutere delle modalità con cui migliorare il livello del servizio offerto e prevenire future insoddisfazioni;
– [Se applicabile, richiedere un rimborso parziale o totale del servizio o altre compensazioni che si ritengano appropriate].

Confido in una vostra rapida risposta e in un pronto intervento volto a rettificare la situazione. In assenza di una soluzione soddisfacente, sarò costretto a valutare ulteriori azioni, inclusa la possibilità di rivolgermi a diverse aziende per le future esigenze di pulizia e, se necessario, adire le vie legali.

Vi prego di contattarmi al numero [inserire numero di telefono] o all’indirizzo email [inserire indirizzo email] per comunicare le modalità con cui intendete procedere.

Resto in attesa di un vostro sollecito riscontro e vi mando distinti saluti,

[Firma]
[Nome e Cognome]
[Indirizzo Completo]
[Eventuali altri recapiti]

Secondo esempio di lettera di lamentela per pulizie

Oggetto: Reclamo per il servizio di pulizia non soddisfacente del [inserire la data]

Gentili Signori/Signore,

Mi rivolgo a voi in qualità di [inserire il ruolo o la qualifica del mittente, es. cliente/responsabile] del [inserire il nome dell’ente, azienda o abitazione privata] situato in [inserire l’indirizzo completo], al fine di esprimere il mio disappunto e le mie rimostranze riguardo al servizio di pulizia fornito in data [inserire la data specifica del servizio].

Desidero farvi presente che il livello di pulizia e igiene offerto non è stato conforme agli standard pattuiti e alle aspettative ragionevolmente prevedibili. In particolare, ho osservato le seguenti mancanze:

1. [Descrivere il primo problema specifico riscontrato, es. “Il pavimento della sala riunioni presentava ancora macchie visibili e non è stato lavato adeguatamente.”]
2. [Descrivere il secondo problema, es. “I servizi igienici non erano stati igienizzati correttamente, lasciando odori sgradevoli e sporco sui sanitari.”]
3. [Elencare ulteriori problemi se presenti, dando una descrizione chiara e concisa.]

La situazione sopra descritta ha causato [inserire le conseguenze subite, es. disagio tra i dipendenti, impressione negativa presso i clienti o problemi igienico-sanitari] e non può essere considerata accettabile per un ambiente professionale come quello in cui operiamo.

In virtù del contratto di servizio stipulato in data [inserire la data del contratto], vi chiedo cortesemente di prendere immediatamente provvedimenti per:

– [Elencare le azioni richieste, es. “Effettuare una pulizia straordinaria ed approfondita entro le prossime 48 ore.”]
– [Indicare eventuali richieste di verifica, es. “Effettuare un controllo più rigoroso della qualità delle pulizie.”]

Desidero inoltre richiedere un incontro con un vostro responsabile per discutere personalmente di queste problematiche e per assicurarmi che misure adeguate siano prese al fine di evitare che situazioni del genere si ripetano in futuro.

Confidando in un vostro celere riscontro e nella risoluzione delle problematiche segnalate, vi porgo distinti saluti.

In attesa di un vostro riscontro, mi rendo disponibile per ogni ulteriore chiarimento e rimango in attesa di una Vostra risposta al più presto possibile.

Cordialmente,

[inserire il nome e cognome]
[inserire il numero di telefono]
[inserire l’indirizzo email]

Allegati: [elencare eventuali fotografie, documenti o altre prove che supportano il reclamo].

Terzo esempio di lettera di lamentela per pulizie

Oggetto: Reclamo per servizi di pulizia insoddisfacenti

Gentile Responsabile,

Con la presente vorrei esprimere il mio disappunto e formalizzare un reclamo in merito ai servizi di pulizia forniti presso la nostra struttura situata in [indirizzo completo], che Lei rappresenta.

In qualità di [tuo ruolo, es. responsabile/manutentore della struttura, rappresentante dell’ufficio, ecc.], ho avuto modo di constatare personalmente la qualità del servizio offerto, che purtroppo non ha soddisfatto gli standard previsti dal nostro accordo contrattuale del [data del contratto].

In particolare, mi preme segnalare i seguenti punti:

1. Carenza di approfondimento nelle pulizie di aree comuni, in particolare nell’area reception e nelle sale riunioni, le quali presentano sporcizia residua su pavimenti e superfici di lavoro.
2. Insufficiente attenzione nella pulizia dei servizi igienici, con ripetuti episodi di mancanza di rifornimento di sapone, carta igienica e asciugamani di carta.
3. Tralasciamento nella rimozione della polvere da mobili e ripiani, con conseguente insoddisfazione sia del personale che dei clienti che frequentano la struttura.
4. Rilevato utilizzo improprio di prodotti per la pulizia che, oltre a non essere efficienti, lasciano odori sgradevoli e persistente sensazione di mancata igiene.

Queste mancanze non sono solo fonte di disagio per coloro che utilizzano gli ambienti, ma vanno a pregiudicare l’immagine che desideriamo trasmettere ai nostri clienti e collaboratori. A seguito di questi eventi ho provveduto a documentare le lacune attraverso fotografie e testimonianze che posso fornire su richiesta.

Vi preghiamo di considerare questo reclamo come un’opportunità per riesaminare e migliorare il livello del servizio offerto. Richiediamo inoltre un incontro al fine di discutere le azioni correttive da adottare e, se necessario, rivedere le modalità operative attualmente seguite dal vostro personale.

Restiamo in attesa di un Vostro celere riscontro e di una risposta concreta che attesti la volontà di risolvere questi problemi, auspicabilmente entro [inserire una data limite].

Vi ringraziamo anticipatamente per l’attenzione e speriamo in una Vostra collaborazione costruttiva al fine di mantenere un ambiente di lavoro sano e accogliente.

Cordiali saluti,

[Tuo Nome]
[Tuo Ruolo]
[Ragione Sociale o Nome della Struttura]
[Tuo Recapito telefonico]
[Tua Email]

Quarto esempio di lettera di lamentela per pulizie

Oggetto: Reclamo per servizio di pulizia inadeguato

Gentile [Nome del Responsabile/Responsabile del Servizio Clienti],

Con la presente desidero esprimere il mio disappunto e la mia preoccupazione in merito al servizio di pulizia fornito presso la mia abitazione (o specificare la location se è riferito ad un ufficio, immobile commerciale, ecc.) il [data servizio], che non ha soddisfatto gli standard di qualità e di efficienza attesi e concordati.

In occasione dell’ultimo intervento abbiamo riscontrato numerose carenze, tra cui:

– [Descrivere la prima problematica]. Esempio: La polvere non è stata rimossa in maniera adeguata da superfici quali mobili e ripiani, lasciando visibili accumuli e trascurando particolarmente gli angoli e le aree meno accessibili.

– [Descrivere la seconda problematica]. Esempio: I pavimenti presentavano ancora sporco e macchie post pulizia, segno evidente di una mancanza di attenzione o di utilizzo di prodotti e attrezzature inadeguati.

– [Descrivere altre problematiche specifiche]. Esempio: I bagni non sono stati igienizzati correttamente, con tracce di calcare ancora ben visibili sui rubinetti e sui sanitari e residui di sporco nei punti critici come il bordo interno del WC.

Inoltre, [se applicabile, menzionare eventuali danni o problemi causati dal personale durante il servizio, come oggetti rotto o danneggiato].

Detto servizio è al di sotto degli standard promessi dalla vostra impresa [inserire nome dell’impresa] al momento della stipula del nostro accordo e ciò è motivo di profonda insoddisfazione, specialmente tenendo conto della nostra scelta di affidarci a voi in quanto azienda rinomata e con buone recensioni.

Si richiede pertanto che venga inviata quanto prima una squadra per effettuare un servizio di pulizia aggiuntivo, senza alcun costo aggiuntivo per noi, al fine di rimediare alle mancanze sopra elencate. Inoltre, gradiremmo ricevere un feedback sulle azioni che verranno intraprese per assicurare che simili incongruenze non abbiano a verificarsi in futuro.

Vorremmo anche discutere di un possibile rimborso o di un adeguamento dei costi in relazione al diservizio ricevuto, procedura che ritengo equa e proporzionata alle circostanze.

Resto in attesa di un vostro sollecito riscontro e di una vostra proposta su come intendete risolvere tali questioni. Vi chiedo gentilmente di contattarmi al numero [inserire numero di telefono] o tramite email a [inserire indirizzo email] per discutere di questo problema e per fissare un appuntamento per il servizio correttivo.

Vi prego di considerare questa comunicazione come una testimonianza della mia volontà di risolvere la questione amichevolmente, con la speranza che possiamo continuare la nostra relazione commerciale su basi di reciproco rispetto e soddisfazione.

Ringraziando anticipatamente per la vostra attenzione e collaborazione in merito a questa problematica, porgo cordiali saluti.

Distinti saluti,

[Firma]

[Nome e Cognome]
[Indirizzo Completo]
[Dettagli di contatto]