Come Scrivere Una Mail Formale A Un Fornitore

Aggioranto il 15 Novembre 2023 da Marcello Massa

La mail formale a un fornitore rappresenta uno strumento di comunicazione professionale che ha lo scopo di instaurare, mantenere o sviluppare una relazione commerciale con un’entità che fornisce beni o servizi alla tua azienda. Questo tipo di email si distingue per il suo tono rispettoso, cortese e per la struttura precisa, volti a trasmettere serietà e professionalità.

L’obiettivo principale della mail formale al fornitore è quello di trasmettere un messaggio chiaro e inequivocabile riguardo le necessità o le richieste dell’azienda mittente. Si può avere l’esigenza, ad esempio, di ordinare prodotti, richiedere informazioni su ordini in corso, perorare termini di pagamento, discutere condizioni contrattuali, segnalare problemi di qualità o consegna, o semplicemente mantenere un canale di comunicazione aperto e costruttivo.

La struttura della mail prevede di solito un indirizzo del destinatario accurato, un oggetto esplicativo che anticipi il contenuto della discussione, un saluto iniziale che rispecchi le norme di cortesia, seguito dall’introduzione che contestualizzi il motivo del messaggio. Quindi si passa al corpo centrale della mail, dove si dettagliano le informazioni necessarie, si formulano domande o si esprimono richieste in modo articolato e specifico, ma sempre concludendo con una chiusura che inviti a una risposta o un’azione, mossa da un tono cortese e professionale. In fondo al messaggio, troviamo la firma dell’individuo o del team che rappresenta l’azienda mittente, fornendo tutte le informazioni di contatto pertinenti.

Essere chiari e precisi nello scrivere una mail di questo tipo è fondamentale per evitare fraintendimenti e per accelerare i tempi di gestione delle pratiche in corso. L’utilizzo di un linguaggio formale aiuta a costruire e a mantenere un rapporto di rispetto reciproco, ritenuto essenziale nel mondo degli affari, dove professionalità e affidabilità sono valutate anche in base alla qualità della comunicazione.

Come scrivere una mail formale a un fornitore

Una mail formale a un fornitore dovrebbe avere una struttura chiara e contenere tutte le informazioni necessarie a garantire che la comunicazione sia efficace e che tutte le parti abbiano una chiara comprensione degli argomenti trattati. Ecco le parti che dovrebbero essere presenti in una tale e-mail:

1. Intestazione e Saluto
– Mittente e destinatario: L’indirizzo email del mittente e quello del destinatario devono essere professionali e pertinenti alla relazione aziendale.
– Oggetto chiari e specifico: L’oggetto deve essere conciso e riflettere il contenuto principale della mail, così che il fornitore capisca immediatamente l’argomento e l’urgenza della comunicazione.

2. Saluto iniziale: Un saluto formale che può variare a seconda della relazione con il fornitore, ad esempio “Gentile [Nome],” o “Egregio/a Sig./Sig.ra [Cognome],”.

3. Corpo della Mail
– Introduzione: Un breve paragrafo che espone il contesto e lo scopo della comunicazione, per esempio, se stai facendo seguito a una riunione, citando una precedente corrispondenza, o introducendo un nuovo argomento.
– Descrizione dettagliata della richiesta: Qui entra nel dettaglio della tua richiesta, che può includere ordini di prodotti, richieste di informazioni, problemi da risolvere, o altre comunicazioni commerciali. Usa elenchi puntati o numerati per rendere l’informazione facilmente leggibile, se appropriato.
– Dettagli specifici: Fornisci tutte le specifiche richieste, come numeri d’ordine, descrizioni di prodotti, quantità, date di consegna richieste, eventuali termini di pagamento o altri dettagli importanti.
– Domande o richieste di azione: Articola chiaramente qualsiasi domanda che hai per il fornitore o le azioni che ti aspetti che svolgano. Sii diretto ma cortese.
– Riepilogo delle attese: Un riepilogo di ciò che ti aspetti dal fornitore come risposta alla tua mail, che può includere una conferma d’ordine, una risposta a delle domande o un incontro di follow-up.

4. Chiusura
– Disponibilità al dialogo: Mostra la tua disponibilità per discutere ulteriormente degli argomenti trattati o per rispondere a eventuali domande.
– Ringraziamenti: Ringrazia il fornitore per l’attenzione e per l’eventuale lavoro che svolgeranno in seguito alla tua richiesta.

5. Firma
– Firma formale: Conclude con un saluto formale come “Cordiali saluti” o “Distinti saluti,” seguito dal tuo nome, titolo professionale e i tuoi contatti, inclusa l’azienda per cui lavori, il tuo numero di telefono, e forse l’indirizzo fisico dell’azienda se appropriato.
– Allegati: Se hai allegato documenti, menzionali esplicitamente nel corpo dell’e-mail, indicando i loro contenuti e il motivo per cui sono importanti, per esempio “In allegato troverete l’ordine dettagliato (Ordine_1234.pdf)”.

6. Note finali
– Linguaggio chiaro: L’uso di un linguaggio chiaro e professionale è essenziale per evitare fraintendimenti e per assicurare una comunicazione efficace.
– Revisione finale: Prima di inviare l’email, è essenziale rileggerla attentamente per assicurarsi che non ci siano errori di battitura o grammaticali, che tutte le informazioni siano corrette e che il tono sia appropriato per il contesto professionale.

Esempi di mail formale a un fornitore

Ecco alcuni modelli di mail formale a un fornitore da utilizzare come esempio.

Primo esempio di mail formale a un fornitore

Oggetto: Richiesta urgente di chiarimenti sulla consegna ritardata – Ordine #1234

Gentile Sig./Sig.ra [Nome del destinatario],

mi permetto di contattarLa in qualità di [La tua posizione] di [Il nome della tua azienda] per discutere riguardo al recente inconveniente relativo all’ordine #1234.

A nostro disappunto, abbiamo riscontrato che la spedizione dei prodotti da noi ordinati non è stata effettuata nelle tempistiche concordate al momento dell’acquisto. Tale ritardo sta avendo un impatto significativo sulle nostre operazioni produttive e stiamo affrontando difficoltà nell’assolvere ai nostri impegni commerciali.

Desideriamo quindi ricevere una dettagliata spiegazione riguardo alle cause di questo ritardo e, al tempo stesso, vorremmo definire un piano d’azione per assicurare che i prodotti vengano consegnati quanto prima.

In aggiunta a quanto sopra, richiediamo un aggiornamento immediato riguardo alla data di spedizione prevista e, se possibile, un tracciamento dettagliato della consegna per poter pianificare di conseguenza. È nostro interesse comprendere pienamente la situazione per poter comunicare con trasparenza ai nostri clienti e minimizzare l’impatto di questo ritardo sui nostri affari.

Riconosciamo che imprevisti e complicazioni possono sorgere; tuttavia, una comunicazione tempestiva e trasparente è essenziale per mantenere una collaborazione efficace e di fiducia tra le nostre aziende.

In attesa di una Sua celere risposta, La ringrazio anticipatamente per l’attenzione e la collaborazione.

Distinti saluti,

[Tuo Nome]
[Tuo Titolo/Ruolo]
[Il nome della tua azienda]
[Contatti dell’azienda – telefono, email, ecc.]

Secondo esempio di mail formale a un fornitore

Oggetto: Richiesta di chiarimenti e informazioni aggiuntive sull’ordine n. [inserisci numero ordine]

Gentile [Nome del contatto del fornitore],

Spero che questa email vi trovi bene. Mi rivolgo a voi in qualità di [tua posizione] di [Nome della tua azienda].

Ci troviamo a scriverVi per richiedere informazioni aggiuntive in merito all’ordine n. [inserisci numero ordine] effettuato in data [data dell’ordine], relativo a [descrivi brevemente l’oggetto dell’ordine, es: “componenti elettronici”, “materie prime”, ecc.].

Siamo attualmente in fase di pianificazione per il prossimo ciclo produttivo e per garantire la massima efficienza, sarebbe utile avere le seguenti informazioni:

1. Conferma della disponibilità consegna entro la data prevista del [data di consegna prevista], così da assicurarci che non vi siano ritardi che potrebbero influenzare la nostra produzione.
2. Specifiche tecniche dettagliate dei prodotti, se non già fornite, per verificare che siano in linea con i nostri standard qualitativi e di conformità.
3. Modalità e termini di pagamento aggiornati, per assicurarsi che siano conformi agli accordi presi.
4. Eventuali variazioni o aggiornamenti riguardo le condizioni di spedizione e di assicurazione della merce durante il trasporto.

Inoltre, desideriamo informarvi che la continuità della fornitura è di vitale importanza per le operazioni della nostra azienda. Pertanto, qualora doveste anticipare eventuali problemi o ritardi, vi chiediamo la cortesia di comunicarcelo il prima possibile.

Infine, vi prego di confermare la ricezione di questa email e di fornirci una risposta entro [inserisci una data ragionevole, es: “5 giorni lavorativi”], in modo da poter pianificare di conseguenza.

Vi ringrazio anticipatamente per la vostra collaborazione e attenzione alle nostre esigenze.

In attesa di un Vostro sollecito riscontro, porgo distinti saluti.

Cordiali saluti,

[Tuo nome]
[Tua posizione]
[Nome della tua azienda]
[Indirizzo della tua azienda]
[Contatti per la tua azienda: numero di telefono, email]

Terzo esempio di mail formale a un fornitore

Oggetto: Richiesta di chiarimenti sul ritardo nella consegna del materiale – Ordine n. [numero ordine]

Gentili Sig./Sig.ra [Cognome del referente del fornitore],

Spero questa email vi trovi bene. Mi permetto di contattarvi in qualità di [la tua posizione] della ditta [nome della tua azienda] per richiedere ulteriori informazioni in merito al ritardo riscontrato nella consegna del materiale relativo all’ordine numero [numero ordine], inizialmente prevista per il [data di consegna originaria].

Come discusso nei nostri accordi pregressi e confermato dal vostro impegno contrattuale, il suddetto materiale gioca un ruolo fondamentale nella nostra catena produttiva e, purtroppo, l’attuale ritardo sta iniziando a comportare delle ripercussioni sulla nostra programmazione e sulla soddisfazione dei nostri clienti.

Pertanto, vi chiediamo cortesemente di fornirci:

1. Una spiegazione dettagliata delle cause che hanno condotto a questo ritardo.
2. Un aggiornamento sullo stato attuale dell’ordine, compresi eventuali movimenti di magazzino o spedizione.
3. Una data stimata per la consegna del materiale, supportata da un piano d’azione che assicuri il rispetto di questa nuova scadenza.
4. Misure che la vostra azienda intende adottare per prevenire eventuali futuri ritardi.

Comprensibili eventi imprevisti possono accadere, ma è nostro interesse comune mantenere una relazione commerciale basata sulla fiducia e sull’efficienza. Siamo pertanto aperti ad ascoltare le vostre eventuali proposte per mitigare l’impatto del presente ritardo sui nostri operati.

Vi preghiamo di dare priorità a questa richiesta e di fornirci un riscontro entro e non oltre [inserisci una scadenza ragionevole, es. fine della settimana in corso]. In assenza di una risposta tempestiva, saremo costretti a valutare ulteriori azioni, compresa la possibilità di ricorrere a fornitori alternativi e/o l’applicazione di penali contrattuali, come concordato nella clausola [numero clausola] del contratto di fornitura.

Nella speranza di una vostra collaborazione costruttiva, resto in attesa del vostro riscontro e sono a vostra disposizione per ogni ulteriore chiarimento.

Distinti saluti,

[Tuo Nome Cognome]
[Tua Posizione o Ruolo]
[Nome della tua Azienda]
[Dettagli di contatto – Telefono, email, ecc.]
[Se necessario, aggiungi informazioni per la risposta, come numero ordine specifico, codice cliente, ecc.]

Quarto esempio di mail formale a un fornitore

Oggetto: Richiesta di informazioni aggiuntive e chiarimento condizioni contrattuali – [Il vostro nome/azienda] e [Nome del fornitore]

Gentile [Nome del referente del fornitore],

spero questa email vi trovi bene.

In qualità di [la vostra posizione], e per conto della [Nome della vostra azienda], desidero innanzitutto esprimere il nostro apprezzamento per la continua collaborazione che abbiamo avuto con [Nome del fornitore] e per i servizi/prodotti di alta qualità che ci avete fornito fino ad oggi.

Scrivo per avere ulteriori dettagli riguardanti [specificare il prodotto/servizio di interesse]. Come sapete, la nostra attività si basa fortemente sulla puntualità delle consegne e sulla costanza della qualità, caratteristiche che abbiamo sempre riscontrato in voi come parte fondamentale della nostra partnership.

Poiché stiamo pianificando [descrivere l’iniziativa aziendale che necessita dei prodotti/servizi], ci sono alcune specifiche e termini contrattuali di cui necessitiamo di un ulteriore approfondimento:

1. Potreste fornirci una specifica dettagliata della composizione/realizzazione di [nome del prodotto/servizio] in modo tale da [specificare l’obiettivo, es. compatibilità con nuove normative, integrazione con altri servizi, ecc.]?

2. In riferimento alla nostra ultima conversazione/comunicazione, gradiremmo un chiarimento riguardo i termini di consegna e la vostra capacità di rispettare i tempi di consegna concordati, in particolare per ordini di grossi volumi o richieste urgenti.

3. Inoltre, siamo interessati a comprendere meglio le vostre politiche in caso di eventuali disservizi o non conformità dei prodotti/servizi forniti, incluse le procedure di reso o sostituzione.

4. Infine, ci piacerebbe rivedere insieme i termini di pagamento attualmente in vigore, per valutare la possibilità di negoziare modalità che possano essere più vantaggiose per entrambe le parti, considerando l’espansione del nostro volume di affari.

In attesa di un vostro cortese riscontro, restiamo a disposizione per organizzare un incontro o una conferenza telefonica per discutere questi argomenti con maggior dettaglio.

Vi preghiamo di inviarci le informazioni richieste entro [inserire la data], in modo da poter procedere senza ritardi nella nostra pianificazione.

La ringraziamo anticipatamente per l’attenzione e per la celerità che vorrete impiegare nel gestire questa nostra richiesta.

Cordiali saluti,

[Nome e Cognome]
[Posizione]
[Nome dell’azienda]
[Contatti telefonici]
[Indirizzo email aziendale]