Aggioranto il 10 Febbraio 2026 da Marcello Massa
Questa guida spiega come redigere correttamente il verbale di distribuzione utili, documento assembleare essenziale per formalizzare la decisione della società di capitali (S.p.A. o S.r.l.) di attribuire agli soci gli utili d’esercizio. Il verbale deve rispettare vincoli civilistici e fiscali: la distribuzione può avvenire solo se risultano utili distribuibili effettivi e non sussistono cause ostative quali perdite che incidono sul capitale sociale (art. 2433 c.c. e art. 2303 c.c.), nelle S.r.l. la distribuzione è possibile solo dopo l’approvazione del bilancio e non sono ammessi acconti (art. 2478-bis c.c.). Dal punto di vista fiscale e procedurale il verbale richiede registrazione presso l’Agenzia delle Entrate entro il termine di legge (30 giorni), assolvimento degli eventuali tributi e bolli, deposito nei libri sociali e annotazioni nel registro delle imprese quando previsto. Le indicazioni che seguono descrivono in dettaglio contenuti, formulazione e adempimenti pratici da inserire nel verbale per renderlo valido e completo.
Come scrivere un verbale distribuzione utili
La redazione del verbale deve partire dall’intestazione completa della seduta: indicare data, ora, luogo della riunione e la sede sociale con indirizzo completo, quindi la ragione sociale, la sede legale, codice fiscale/partita IVA, REA e il capitale sociale sottoscritto. È fondamentale descrivere la composizione dell’assemblea con l’indicazione del presidente e del segretario verbalizzante e la presenza dei soci o loro delegati, specificando per ciascuno il numero di azioni o quote possedute e la relativa percentuale sul capitale sociale, poiché tali informazioni servono a comprovare la validità del quorum costitutivo e deliberativo.
Nel testo del verbale vanno riportati l’ordine del giorno e la relazione del presidente o dell’organo amministrativo che illustra il bilancio o gli estremi della deliberazione di distribuzione successiva all’approvazione del bilancio: occorre altresì dichiarare l’utile netto risultante dal bilancio, gli utili distribuibili effettivi e l’eventuale ammontare delle riserve distribuibili. Prima di disporre la distribuzione è necessario verificare e dichiarare espressamente l’assenza di cause ostative previste dalla normativa, con riferimento specifico all’art. 2433 c.c. e all’art. 2303 c.c., indicando eventuali perdite da reintegrare o situazioni che impediscano la distribuzione.
La deliberazione stessa deve essere formulata in modo chiaro e puntuale: indicare la destinazione delle somme (riserva legale, altre riserve statutarie o facoltative, somma complessiva da distribuire) e il riferimento normativo (ad esempio art. 2433 c.c.). Va poi specificato il criterio di riparto tra i soci, normalmente proporzionale alla partecipazione azionaria o secondo i criteri statutari, e, se del caso, indicare l’importo spettante per azione/Quota o l’elenco degli importi per singolo socio.
È opportuno stabilire la data di imputazione o di “stacco” e la data di pagamento, nonché la modalità di corresponsione (bonifico bancario con coordinate comunicate dal socio, tramite intermediario depositario delle azioni/quote ecc.). Nel verbale è necessario prevedere un espresso richiamo alla gestione delle eventuali ritenute fiscali e di ogni altro onere a carico dell’operazione, precisando che le ritenute saranno operate secondo la normativa vigente e indicando chi è incaricato di effettuarle.
Il documento deve altresì disciplinare i poteri e gli incarichi per l’esecuzione della deliberazione: nominare il soggetto (Presidente dell’assemblea, Amministratore Delegato o altro amministratore) e il segretario con i poteri di legge e di firma per compiere gli adempimenti necessari, tra cui la registrazione del verbale presso l’Agenzia delle Entrate entro 30 giorni, il pagamento dell’imposta di registro (fissa o proporzionale a seconda del caso) e delle marche da bollo (marca da bollo di €16 ogni quattro facciate), il deposito del verbale nei libri sociali (libro delle adunanze e delle deliberazioni) e l’eventuale deposito o comunicazione al Registro delle Imprese o agli intermediari.
Il verbale deve riportare il risultato della votazione con il numero di voti favorevoli, contrari e astenuti, e le firme del Presidente e del Segretario; è utile prevedere anche lo spazio per le firme dei soci presenti o dei delegati che hanno partecipato alla votazione. Per ragioni pratiche e di prova, il verbale va stampato in duplice copia, numerato e firmato, e nella sezione dedicata alle registrazioni amministrative vanno annotati i protocolli di registrazione, le quietanze di pagamento delle imposte e gli estremi di deposito nel libro verbali e, se effettuato, il protocollo del Registro delle Imprese.
Dal punto di vista sostanziale è indispensabile effettuare e riportare le verifiche contabili che attestino l’effettiva disponibilità di utili distribuibili e la compatibilità con l’eventuale obbligo di accantonamento alla riserva legale; se lo statuto prevede regole specifiche o clausole di distribuzione automatica di una percentuale degli utili, indicare tale previsione e la conseguente eventuale esenzione dalla necessità di ulteriore delibera.
In caso di cessione di azioni o quote tra la chiusura dell’esercizio e la data della delibera, precisare a chi spetta il diritto al dividendo (al socio alla data della delibera o agli aventi causa) e indicare la data cui la titolarità è rilevante per la ripartizione. Infine, per società con situazioni particolari o dubbi interpretativi è consigliabile far visionare il testo del verbale da notaio o commercialista prima della registrazione o della esecuzione dei pagamenti, così da evitare anomalie che possano comportare responsabilità per amministratori o contestazioni fiscali.
Esempio verbale distribuzione utili
(Distribuzione utili)L’anno ____________, il giorno ____________ del mese di ____________, alle ore ____________, in ____________ (sede sociale: via/p.zza ____________, CAP ____________), si è riunita l’assemblea dei soci della società ______________________________ (denominazione sociale), con sede legale in ______________________________, codice fiscale / partita IVA ____________, REA n. ____________, capitale sociale sottoscritto € ____________.
Presenti:
– Il Sig./La Sig.ra ______________________________ in qualità di Presidente dell’assemblea;
– Il Sig./La Sig.ra ______________________________ in qualità di Segretario verbalizzante;
– I soci o loro delegati di seguito elencati (o rappresentanti):
1) ______________________________ (n. azioni/quote possedute ____________, percentuale ____________) – firma ____________
2) ______________________________ (n. azioni/quote possedute ____________, percentuale ____________) – firma ____________
(eventuali ulteriori partecipanti) ___________________________________________
Assume la presidenza dell’assemblea il Sig./La Sig.ra ______________________________, che dichiara regolarmente costituita l’assemblea, con la presenza di soci rappresentanti complessivamente n. ____________ azioni/quote e il ____% del capitale sociale, e pertanto valida per deliberare in merito all’ordine del giorno.
Ordine del giorno:
1) Distribuzione utili dell’esercizio chiuso al ____________ (o: distribuzione degli utili deliberata successivamente all’approvazione del bilancio);
Il Presidente illustra il seguente punto all’ordine del giorno e comunica quanto segue:
– Il bilancio relativo all’esercizio chiuso al ____________ è stato approvato in data ____________ (o: è oggetto della presente deliberazione) e risulta un utile netto di € ____________.
– Dall’ispezione del bilancio e dei conti sociali emergono utili distribuibili effettivi per complessivi € ____________, nonché eventuali riserve distribuibili per € ____________.
– È stata verificata l’assenza di cause legali ostative alla distribuzione, con specifico riferimento all’art. 2433 c.c. e all’art. 2303 c.c.: il capitale sociale non risulta integralmente o parzialmente perduto che imponga il divieto di distribuzione (barrare): ☐ SI ☐ NO. Eventuali perdite da reintegrare € ____________.
Delibera:
L’assemblea, esaminata la situazione contabile e normativa, con voti favorevoli n. ____________, contrari n. ____________, astenuti n. ____________, delibera quanto segue:
1) Di destinare a riserva legale la somma di € ____________ (ove dovuto), ad altre riserve (statutarie o facoltative) la somma di € ____________, e di distribuire ai soci, ai sensi dell’art. 2433 c.c., la somma complessiva di € ____________ a titolo di dividendi per l’esercizio/periodo ____________.
2) Di ripartire la somma complessiva di € ____________ tra i soci in proporzione alle azioni/quote possedute alla data del ____________ (o: secondo la seguente percentuale/criterio: ____________________________________). L’importo spettante a ciascuna azione/quot a quota è pertanto di € ____________ (o: l’importo per socio: ______________________________).
3) Di fissare la data di stacco della cedola/data di pagamento per il giorno ____________ e di disporre il pagamento mediante bonifico su conto corrente intestato ai soci, secondo le coordinate che ciascun socio comunicherà entro il giorno ____________ o tramite l’intermediario presso cui sono accentrate le azioni/quote; coordinate bancarie (se applicabile): IBAN ______________________________, Banca ______________________________.
4) Di dare atto che, qualora il pagamento sia soggetto a ritenute fiscali o ad altri oneri, tali ritenute saranno effettuate secondo la normativa vigente.
5) Di incaricare il Presidente dell’assemblea (o l’Amministratore Delegato/Amministratore ______________________________) e il Segretario ______________________________, con i poteri di legge e di firma, a compiere tutti gli adempimenti occorrenti per l’esecuzione della presente deliberazione, e in particolare:
a) di provvedere alla registrazione del presente verbale presso l’Agenzia delle Entrate entro il termine di legge (30 giorni) e all’assolvimento degli eventuali tributi di registro e bolli;
b) di depositare copia del verbale nel libro delle adunanze e delle deliberazioni dell’assemblea e nei registri societari previsti dalla normativa;
c) di comunicare agli enti e agli intermediari necessari le relative informazioni per l’esecuzione dei pagamenti;
d) di effettuare ogni altra pubblicazione o adempimento fiscale e amministrativo previsto dalla legge o dallo statuto.
6) Di autorizzare, se necessario, la consegna ai soci dell’attestazione degli utili e di ogni documentazione richiesta per la corresponsione dei dividendi.
Il Presidente dichiara che la presente deliberazione è stata posta in votazione e approvata con il seguente risultato: voti favorevoli ____________, voti contrari ____________, astenuti ____________.
Non essendovi ulteriori argomenti all’ordine del giorno, il Presidente dichiara chiusa la seduta alle ore ____________.
Letto, confermato e sottoscritto.
Luogo e data: ______________________________
Il Presidente: ______________________________ (firma)
Il Segretario: ______________________________ (firma)
Firma dei soci presenti (o dei delegati):
1) ______________________________ – firma ____________
2) ______________________________ – firma ____________
(ulteriori firme) ___________________________________________
Sezione ad uso uffici / registrazioni:
– Registrazione presso Agenzia delle Entrate: Protocollo n. ____________ del ____________ (imposta di registro € ____________, marca da bollo applicata € ____________, n. bollette/quietanze ____________).
– Trascrizione nel libro verbali assemblea in data ____________ a pag. ____________.
– Deposito presso Registro delle Imprese: protocollo n. ____________ del ____________.
– Eventuali note/annotazioni: _______________________________________________________________________
Modello verbale distribuzione utili Word
È disponibile il fac-simile del verbale in formato Word, pronto per essere scaricato e compilato con i dati della vostra società; il modello contiene tutte le sezioni essenziali già predisposte (intestazione, composizione dell’assemblea, ordine del giorno, testo della deliberazione, verbale di votazione, incarichi per gli adempimenti e sezione per le registrazioni amministrative) per agevolare la redazione conforme alla normativa. Per ottenere il file Word utilizzare lo shortcode sottostante.
Marcello Massa
Marcello Massa, un nome ormai sinonimo di eccellenza nel campo della comunicazione scritta, è un autore e consulente esperto riconosciuto per le sue guide innovative su come scrivere lettere e mail efficaci.