Aggioranto il 21 Ottobre 2025 da Marcello Massa
Il verbale del consiglio direttivo di un’associazione no profit è un documento scritto che riporta in modo fedele e sintetico ciò che viene discusso e deciso durante le riunioni del consiglio direttivo. Serve a garantire trasparenza e tracciabilità delle decisioni prese dai membri del direttivo, fornendo una prova ufficiale delle deliberazioni e facilitando la continuità amministrativa e gestionale dell’associazione. Inoltre, il verbale è spesso richiesto per adempiere a obblighi legali, rendicontare le attività e tutelare l’associazione in caso di controlli o controversie.
Come compilare un verbale consiglio direttivo associazione no profit
La redazione di un verbale per una riunione del consiglio direttivo di un’associazione no profit rappresenta un’attività di fondamentale importanza sia dal punto di vista legale, sia gestionale e organizzativo. Il verbale, infatti, costituisce il documento ufficiale che attesta quanto discusso e deliberato durante la seduta, oltre a rappresentare uno strumento di trasparenza nei confronti dei soci e degli eventuali organi di controllo.
Innanzitutto, è essenziale che il verbale riporti con precisione la data, l’ora di inizio e il luogo in cui si è svolta la riunione, elementi che identificano in modo univoco l’evento documentato. È fondamentale specificare se la riunione si è tenuta in presenza, da remoto o in modalità mista, dato che ciò può influire sulla validità delle decisioni prese e sulla verifica del quorum.
Un aspetto cruciale è l’individuazione dei partecipanti. È necessario inserire l’elenco completo dei membri del consiglio direttivo presenti e assenti, specificando per ciascuno il ruolo ricoperto (ad esempio presidente, vicepresidente, tesoriere, segretario, consigliere). In caso di assenze, è opportuno indicare se queste sono giustificate o meno e, se previsto dallo statuto, se sono presenti deleghe valide e a chi sono state conferite. Qualora intervengano altre persone (ad esempio revisori, consulenti, soci invitati), deve essere annotata la loro presenza e la motivazione della partecipazione.
All’inizio del verbale va registrata la nomina del presidente e del segretario della seduta, che possono coincidere o differire da quelli ordinari dell’associazione. Il presidente ha la funzione di dirigere i lavori, mentre il segretario di redigere il verbale. La nomina, anche se scontata, deve essere formalizzata per la validità del documento.
Il cuore del verbale riguarda l’ordine del giorno, ossia gli argomenti che sono stati trattati durante la riunione. È indispensabile riportare l’ordine del giorno così come comunicato nella convocazione, salvo eventuali integrazioni approvate all’inizio della sessione. Per ogni punto discusso, occorre descrivere dettagliatamente il contenuto delle discussioni, evidenziando le diverse posizioni emerse tra i membri del direttivo. È buona prassi riportare in modo fedele e oggettivo gli interventi più rilevanti, anche a garanzia della trasparenza e della tracciabilità delle decisioni.
Le deliberazioni adottate dal consiglio devono essere esplicitate con chiarezza. Ogni decisione va descritta nei suoi termini essenziali: occorre indicare il testo della delibera, i risultati delle votazioni (numero di voti favorevoli, contrari, astenuti) e, se richiesto, i nomi di chi si è espresso in modo difforme dalla maggioranza. In caso di votazione segreta o palese, va specificato il metodo adottato. Per decisioni particolarmente delicate o controverse, può essere opportuno riportare le motivazioni delle diverse posizioni, così da documentare il processo decisionale.
Un elemento da non trascurare riguarda il quorum. Il verbale deve accertare che la riunione sia valida in base al numero dei presenti e alle previsioni statutarie, sia per la costituzione della seduta sia per le singole votazioni. In caso di mancanza del quorum, va annotato e dichiarata l’impossibilità di procedere con le deliberazioni.
È importante che il verbale dia conto, se necessario, di eventuali documenti presentati, relazioni, preventivi, bilanci, proposte scritte, allegandoli quando possibile o comunque descrivendone il contenuto e la data di presentazione. Va inoltre annotato se sono state prese decisioni su questioni di carattere straordinario, quali modifiche statutarie, cooptazioni di nuovi membri, approvazione di bilanci, stipula di contratti, assunzione di personale.
La chiusura del verbale deve riportare l’ora di fine della riunione e ogni eventuale decisione circa la data della prossima convocazione, se già stabilita. Alla fine del documento, è obbligatoria la sottoscrizione da parte del presidente e del segretario della seduta, e, se previsto, la controfirma di tutti i membri presenti. La firma garantisce l’autenticità e la validità del verbale.
Infine, la redazione del verbale deve sempre avvenire con un linguaggio formale, chiaro, oggettivo e privo di valutazioni personali, privilegiando la fedeltà ai fatti e alle decisioni assunte. Una volta approvato, il verbale viene conservato nel libro dei verbali del consiglio direttivo, che deve essere custodito presso la sede legale dell’associazione e reso disponibile per eventuali controlli da parte degli organi preposti o dei soci che ne abbiano diritto. La corretta tenuta dei verbali, infine, rappresenta un presidio di legalità, di accountability e di buona prassi amministrativa per l’intera vita associativa.
Fac simile verbale consiglio direttivo associazione no profit
VERBALE DEL CONSIGLIO DIRETTIVO
dell’Associazione _______________
In data _______________ alle ore _______________, presso _______________, si è riunito il Consiglio Direttivo dell’Associazione _______________ su convocazione del Presidente, ai sensi dello Statuto.
Sono presenti:
– Presidente: _______________
– Vicepresidente: _______________
– Consigliere: _______________
– Consigliere: _______________
– Consigliere: _______________
Assume la presidenza della riunione il Presidente _______________; funge da segretario il/la Sig./Sig.ra _______________.
Constatata la regolarità della convocazione e la validità della seduta, il Presidente dichiara aperta la riunione.
ORDINE DEL GIORNO:
1. _______________
2. _______________
3. _______________
1. ______________________________________________________
(sintesi della discussione e delle decisioni prese sul punto 1)
2. ______________________________________________________
(sintesi della discussione e delle decisioni prese sul punto 2)
3. ______________________________________________________
(sintesi della discussione e delle decisioni prese sul punto 3)
Varie ed eventuali:
______________________________________________________
Non essendoci altro da deliberare, la seduta viene tolta alle ore _______________.
Letto, approvato e sottoscritto.
Il Presidente ___________________________
Il Segretario ___________________________
Marcello Massa
Marcello Massa, un nome ormai sinonimo di eccellenza nel campo della comunicazione scritta, è un autore e consulente esperto riconosciuto per le sue guide innovative su come scrivere lettere e mail efficaci.