Aggioranto il 28 Ottobre 2025 da Marcello Massa
Un verbale assemblea relativo al conflitto di interessi dell’amministratore è un documento scritto che riporta ciò che è stato discusso e deciso durante una riunione condominiale o societaria quando emerge una situazione in cui l’amministratore potrebbe avere interessi personali in contrasto con quelli della collettività rappresentata. Questo verbale serve a documentare formalmente la consapevolezza e la gestione di possibili conflitti, garantendo trasparenza e tracciabilità delle decisioni prese, oltre a tutelare sia l’amministratore che i partecipanti all’assemblea da future contestazioni o responsabilità derivanti dalla mancata segnalazione o risoluzione di tali situazioni.
Come compilare un verbale assemblea conflitto interessi amministratore
Nel redigere un verbale relativo a un’assemblea in cui si discute un conflitto di interessi dell’amministratore, è fondamentale curare con particolare attenzione la precisione, la trasparenza e la completezza delle informazioni inserite, al fine di tutelare sia l’organo amministrativo sia i partecipanti e garantire la validità degli atti adottati. Il verbale deve innanzitutto ricostruire in modo puntuale il contesto temporale e spaziale dell’adunanza, specificando la data, l’ora e il luogo di svolgimento, e riportare l’identità delle persone presenti, distinguendo tra amministratori, eventuali sindaci, soci e altri aventi diritto a partecipare.
Un aspetto centrale riguarda la descrizione analitica dell’ordine del giorno, con particolare riguardo al punto che coinvolge il conflitto di interessi. Occorre illustrare con chiarezza la natura dell’argomento oggetto di deliberazione e, soprattutto, esplicitare in modo dettagliato la posizione dell’amministratore interessato. È necessario riportare l’esatta identificazione dell’amministratore coinvolto nel conflitto, specificando nome, cognome e, se rilevante, la carica ricoperta. Deve essere spiegata la natura e le circostanze del conflitto, ossia in che modo l’interesse personale dell’amministratore risulta potenzialmente in contrasto con quello della società o dell’ente. In questa sede è opportuno dare conto di eventuali dichiarazioni rese dall’amministratore stesso, il quale, ai sensi dell’articolo 2391 del Codice Civile per le società di capitali, ha l’obbligo di segnalare ogni interesse personale in relazione a specifiche operazioni societarie: tali dichiarazioni devono essere trascritte fedelmente nel verbale, riportando sia il contenuto sia il momento in cui sono state rese.
Il verbale deve inoltre annotare le modalità con cui l’assemblea è stata informata del conflitto di interessi, indicando se tale comunicazione è avvenuta preventivamente rispetto all’inizio della discussione o nel corso della stessa. È fondamentale precisare se l’amministratore interessato ha partecipato o meno alla discussione e alla votazione sul punto dell’ordine del giorno che lo concerne. Qualora abbia abbandonato la sala o si sia astenuto, questo comportamento va documentato, con l’indicazione esatta del momento in cui ciò è avvenuto, e, se possibile, delle motivazioni addotte.
Nel prosieguo, il verbale deve illustrare il dibattito che si è svolto tra i partecipanti, riportando in modo imparziale e completo gli interventi più significativi, in particolare quelli che affrontano il tema del conflitto di interessi, le eventuali richieste di chiarimento, le osservazioni e le proposte formulate. È importante documentare ogni presa di posizione dei partecipanti circa le modalità di gestione del conflitto e le eventuali misure adottate per assicurare la correttezza della deliberazione, quali l’esclusione dell’amministratore interessato dalla votazione, la richiesta di pareri legali, l’intervento di organi di controllo, o la scelta di rinviare la decisione.
Un’altra informazione essenziale riguarda la dinamica delle votazioni: il verbale deve specificare il numero dei votanti, il risultato della votazione, l’eventuale presenza di astenuti, contrari e favorevoli, e, soprattutto, annotare se la presenza o l’assenza dell’amministratore in conflitto abbia inciso sul raggiungimento del quorum o sulla validità della deliberazione. Qualora la normativa o lo statuto prevedano particolari maggioranze o procedure in caso di conflitto di interessi, queste devono essere richiamate e dichiarate espressamente nel verbale.
Infine, è necessario riportare integralmente il testo della delibera adottata, con ogni eventuale condizione, precisazione o raccomandazione correlata al conflitto di interessi. Il verbale deve essere sottoscritto secondo quanto previsto dalla normativa e dallo statuto, indicando chiaramente i soggetti firmatari e la loro qualifica. In conclusione, la stesura del verbale deve essere tale da consentire, anche a distanza di tempo, una ricostruzione fedele e dettagliata dei fatti e delle decisioni assunte, assicurando trasparenza e tracciabilità dell’intero procedimento assembleare, elementi imprescindibili in presenza di situazioni di conflitto di interessi.
Fac simile verbale assemblea conflitto interessi amministratore
VERBALE DI ASSEMBLEA ORDINARIA
L’anno _____________, il giorno _____________ del mese di _____________, alle ore _____________, presso _____________, si è riunita l’assemblea dei soci del condominio _____________, regolarmente convocata mediante _____________.
Assume la presidenza il Sig./la Sig.ra _____________, il quale nomina segretario il Sig./la Sig.ra _____________.
Il presidente, constatata la regolarità della convocazione e la presenza di n. _____________ intervenuti in proprio e per delega, dichiara aperta l’assemblea.
ORDINE DEL GIORNO:
1. _____________
2. _____________
3. Comunicazioni in merito a Conflitto di Interessi dell’Amministratore
Il presidente informa l’assemblea che il punto in oggetto riguarda la posizione dell’Amministratore, Sig./Sig.ra _____________, rispetto a possibili situazioni di conflitto di interessi, come previsto dall’art. 1129 c.c.
L’Amministratore dichiara quanto segue:
“Dichiaro di essere/dichiarare di non essere (barrare l’opzione corretta) in una situazione di conflitto di interessi relativamente alle questioni all’ordine del giorno, in particolare per quanto riguarda _____________ (indicare la questione specifica, se presente).”
L’assemblea prende atto della dichiarazione dell’Amministratore.
Viene chiesto ai presenti se vi siano osservazioni o richieste di chiarimenti in merito.
Dopo ampia discussione,
– l’assemblea delibera di accettare/prendere atto della dichiarazione dell’Amministratore (barrare l’opzione corretta).
– In caso di conflitto dichiarato: l’assemblea delibera che l’Amministratore si astenga dalle relative deliberazioni e decisioni, come da normativa vigente.
Non essendoci ulteriori interventi, il presidente dichiara chiuso il punto all’ordine del giorno.
Null’altro essendovi da deliberare, la seduta è tolta alle ore _____________.
Letto, confermato e sottoscritto.
Il Presidente ______________________
Il Segretario ______________________
Marcello Massa
Marcello Massa, un nome ormai sinonimo di eccellenza nel campo della comunicazione scritta, è un autore e consulente esperto riconosciuto per le sue guide innovative su come scrivere lettere e mail efficaci.