Come Scrivere Una Mail Di Recesso

Aggioranto il 24 Novembre 2023 da Marcello Massa

La mail di recesso è un tipo di comunicazione formale che viene utilizzata principalmente nel contesto dei contratti e delle relazioni commerciali, così come nel lavoro o nei servizi. Essa serve per notificare in modo ufficiale la decisione di una delle parti di terminare un accordo o un contratto prima del termine previsto o al raggiungimento di una scadenza naturale, quando ciò è permesso dalle clausole contrattuali o dalla legge.

Attraverso la mail di recesso, il mittente esprime la volontà di recedere dal contratto, fornendo i riferimenti specifici all’accordo in questione, come il numero del contratto, la data di sottoscrizione e ogni altro dettaglio che possa essere rilevante. È importante che la mail contenga una chiara indicazione delle ragioni per le quali si decide di recedere, e che rispetti gli eventuali termini e condizioni precedentemente concordati, inclusi i tempi di preavviso necessari per rendere effettivo il recesso.

La mail di recesso serve dunque a mettere in atto un diritto riconosciuto alle parti, consentendo di porre fine a un obbligo o a un servizio in maniera ordinata e trasparente, salvaguardando i diritti di entrambi gli interessati. Questo genere di comunicazione deve essere scritta con precisione e attenzione, poiché spesso sancisce l’inizio di una procedura che potrebbe impattare sia in termini legali che economici sulle parti coinvolte. Pertanto, è essenziale che la mail sia dettagliata, formale e rispettosa delle normative vigenti e degli accordi presi.

Come scrivere una mail di recesso

Una mail di recesso è una comunicazione formale attraverso la quale un individuo o un’entità esprime la volontà di terminare un accordo, un contratto di servizio, un abbonamento o una relazione lavorativa. Ecco le informazioni essenziali che una tale mail dovrebbe contenere:

1. Intestazione Formale:
– Destinatario: Indirizzo e-mail dell’organizzazione o della persona di contatto.
– Oggetto: Una breve descrizione dello scopo della mail è cruciale, e.g., “Comunicazione di Recesso Contratto Numero [numero contratto]” o “Disdetta Abbonamento [nome servizio]”.

2. Saluto Iniziale:
– Utilizzato per avviare cortesemente la comunicazione, esempio: “Gentile [Nome/Ruolo del destinatario],” o “Egregio/a,.”

3. Identificazione del Mittente:
– Nome Completo: Chi scrive deve presentarsi con nome e cognome.
– Ruolo/Posizione: Se applicabile, il ruolo o la posizione ricoperta dal mittente, specialmente in contesti lavorativi o aziendali.
– Dati di Contatto: Indirizzo e-mail e, se necessari o richiesti, altri dati come telefono, indirizzo fisico.

4. Corpo della Mail:
– Introduzione: Breve esposizione del contesto, possibilmente menzionando il rapporto precedente (ad es., “Ci tengo a esprimere il mio apprezzamento per il servizio ricevuto fino ad oggi…”).
– Motivo del Recesso: Se appropriato, una spiegazione del perché si desidera rescindere il rapporto o il contratto.
– Riferimento Specifico al Contratto o Accordo: Citarne il numero identificativo, la data di stipula ed eventuali clausole specifiche riguardanti il recesso.
– Data Effettiva: Indicare chiaramente da quale data il recesso deve avere effetto, assicurandosi di rispettare eventuali preavvisi contrattuali.
– Richiesta di Conferma: Chiedere al destinatario di confermare la ricezione della mail e di accettare la disdetta.

5. Particolari da Rispettare:
– Termini Contrattuali: Eventuali obblighi da adempiere in concomitanza con il recesso, come penali o modalità di restituzione di beni/materiali.
– Informazioni Finanziarie: Dettare eventuali informazioni sulle ultime transazioni finanziarie o richieste di saldature.
– Disposizioni Legali:
– Citare le disposizioni di legge o contrattuali di riferimento se la situazione lo richiede, come il diritto di recesso entro un certo periodo o condizioni speciali.

6. Conclusione:
– Riassunto: Un breve riassunto delle azioni attese in seguito alla ricezione della mail.
– Ringraziamenti: Una frase di cortesia per il servizio o la collaborazione ricevuti.

7. Saluto Finale:
– Formalità di chiusura come “Cordiali saluti,” o “Distinti saluti,” seguito dal nome.

8. Allegati:
– Documenti: Se necessario, includere copie di documenti rilevanti, come copia del contratto, ricevute o altri allegati che supportano la richiesta di recesso.

9. Firma:
– Se è una comunicazione professionale o aziendale, si può includere una firma digitale, con i dati di riferimento dell’entità, logo aziendale o informazioni di contatto addizionali.

10. Post Scriptum (opzionale):
– PS: Qualsiasi informazione aggiuntiva o un promemoria che non rientra direttamente nel corpo principale della mail ma che è pertinente al recesso.

Ogni sezione deve essere chiara ed espressa in modo comprensibile, evitando ambiguità che potrebbero ritardare o complicare il processo di recesso. La precisione e la chiarezza contribuiscono significativamente all’efficienza e all’efficacia della comunicazione.

Esempi di mail di recesso

Ecco alcuni modelli di mail di recesso da utilizzare come esempio.

Primo esempio di mail di recesso

Oggetto: Recesso Contrattuale – [Nome del Servizio o Contratto] – [Numero Contratto se applicabile]

Gentile [Nome del Responsabile/Reparto],

sperando che questa mail vi trovi bene, mi rivolgo a voi oggi in qualità di contraente del [Nome del Servizio o Contratto], stipulato in data [Data Stipulazione Contratto] e riferito al numero di contratto [Numero Contratto], al fine di comunicare la mia intenzione di recedere dal medesimo, come per me diritto ai sensi dell’articolo [numero dell’articolo, se specifica] del contratto stesso e/o in accordo con le normative vigenti applicabili, quali il Codice del Consumo per contratti stipulati a distanza o fuori dai locali commerciali.

In allegato a questa e-mail, trovate copia della documentazione che attesta il mio diritto di recesso entro i termini previsti, comprensiva di eventuali condizioni, specifiche e comunicazioni in precedenza scambiate che possano attestare la conformità della presente richiesta alle politiche di recesso del servizio in questione.

Desidero ricevere conferma della presa in carico della presente comunicazione di recesso in tempi ragionevoli, e ulteriori dettagli sulle modalità di restituzione del prodotto/servizio (se necessario), nonché delle tempistiche del rimborso o delle eventuali azioni conseguenti che saranno intraprese dalla vostra parte.

Inoltre, pregherei di fornirmi le istruzioni relative alla disattivazione del servizio e alla cessazione di qualsiasi addebito ricorrente associato al mio conto a partire dalla data di efficacia del recesso.

Per facilitare il processo di recesso e assicurare una pronta ed efficace comunicazione, mi rendo disponibile a fornire ulteriori dettagli o documentazione che possiate ritenere necessaria. Potete contattarmi all’indirizzo email [Tuo Indirizzo Email] o al numero di telefono [Tuo Numero di Telefono].

Vi ringrazio per l’attenzione e attendo una vostra risposta che confermi l’avvenuto processo di recesso.

Cordiali saluti,

[Tuo Nome] [Tua Firma, se necessario]
[Tuo Indirizzo Completo]
[Tuo Contatto Telefonico]
[Altri dati utili, come codice cliente o ID utente]

Allegati: [Elenco di eventuali documenti allegati]

Secondo esempio di mail di recesso

Oggetto: Disdetta Contratto [Nome Servizio/Prodotto] – [Numero Contratto/Cliente]

Gentile [Nome del Responsabile o dell’Ufficio Amministrativo],

Io sottoscritto/a [Tuo Nome e Cognome], titolare del contratto numero [inserisci il numero del contratto o, se pertinente, il numero cliente], stipulato in data [data di stipulazione del contratto] con la Vostra società/ditta [Nome della Società], Vi comunico la mia intenzione di recedere dal contratto sopra menzionato come previsto dalle condizioni generali di contratto e/o dall’art. [specificare l’articolo di riferimento, se necessario], del D.lgs. n. 206 del 6 settembre 2005 (Codice del Consumo) o dalla normativa vigente che regolamenta il recesso.

La disdetta avrà effetto a partire dalla data di [inserire data scadenza preavviso se previsto o la data che si desidera] o alla scadenza naturale del contratto in data [inserire la data di scadenza naturale del contratto se il recesso deve coincidere con tale data].

[Se pertinente] Contestualmente alla presente disdetta, richiedo la chiusura dei seguenti servizi associati/contenuti aggiuntivi: [elencare servizi o opzioni aggiuntive da disdire].

[Se pertinente] In allegato a questa email, invio copia del documento di identità in corso di validità, come da voi richiesto per l’identificazione del sottoscrittore e per la procedura di recesso.

Resto a disposizione per eventuali procedure di chiusura del contratto, quali la consegna dei dispositivi in comodato d’uso o altre modalità previste dalle condizioni contrattuali.

Vi prego di inviarmi, a mezzo posta elettronica o posta tradizionale, la conferma di avvenuta ricezione della presente comunicazione di recesso e ogni ulteriore informazione utile per completare la procedura.

Per ogni eventuale comunicazione potete contattarmi all’indirizzo email [Tua Email] o al numero di telefono [Tuo Numero di Telefono].

Rimango in attesa di un Vostro cortese riscontro e porgo distinti saluti.

[Tuo Nome e Cognome]
[Indirizzo completo]
[Email]
[Numero di Telefono]

Data: [Inserire la data attuale]

[Se si invia via email, firmare digitalmente o, se si invia una lettera, mettere la propria firma autografa]
[Allegare eventuale documentazione richiesta dal servizio per il recesso, ad esempio copia del documento d’identità]

Terzo esempio di mail di recesso

Oggetto: Richiesta di Recesso Contrattuale – [Inserire Numero Contratto o Riferimento]

Gentile [Nome del destinatario o Nome della Società],

Con la presente, io sottoscritto/a [Il tuo Nome Completo], codice fiscale [Inserire il Tuo Codice Fiscale] e domiciliato/a in [Inserire il Tuo Indirizzo Completo], agendo in qualità di Titolare del contratto di [Specificare la natura del contratto, esempio: servizio telefonico, affitto, abbonamento, ecc.], stipulato in data [Inserire la Data di Stipula], facendo riferimento al numero contrattuale [Inserire Numero Contratto o Riferimento], comunica formalmente la decisione di esercitare il diritto di recesso dal suddetto contratto.

In ottemperanza a quanto previsto dalle clausole contrattuali e dalla normativa vigente, si specifica che il periodo di preavviso necessario è stato rispettato, preservando la data effettiva di cessazione delle prestazioni per il giorno [Inserire Data di Cessazione Desiderata o Prevista secondo il Contratto].

Eventuali modalità pratiche relative alla restituzione di beni in comodato d’uso, dismissione di apparecchiature o eventuali saldi di pagamenti in corso verranno effettuate secondo quanto pattuito e nei termini concordati, rimanendo a disposizione per eventuali ulteriori istruzioni a riguardo.

Nel caso vi fossero pagamenti periodici, si richiede la cessazione di eventuali addebiti o incassi ricorrenti a partire dalla data di recesso effettiva e, qualora necessario, la riconciliazione di eventuali somme già versate per servizi oltre tale data.

Qualora presente, si allega copia della documentazione necessaria per avvalorare la presente richiesta, comprensiva di [Elencare Documenti Allegati, se necessario, es. carta d’identità, modulo di recesso compilato, ecc.].

Ringraziando per l’attenzione e il servizio fornito fino ad oggi, si resta in attesa di conferma scritta della presa in carico di questa richiesta di recesso, nonché di eventuali indicazioni per le procedure successive.

Per eventuali comunicazioni, si prega di utilizzare i recapiti sottostanti:
– Recapito Telefonico: [Tuo Numero di Telefono]
– Indirizzo Email: [Tua Email]

Cordialmente,

[Firma, se richiesta sulla mail]

[Il tuo Nome Completo]
[Eventuali Altri Dati Personali o di Contatto, se richiesti]

Quarto esempio di mail di recesso

Oggetto: Disdetta contratto [Numero Contratto] – [Il tuo nome/cognome o nome della tua azienda]

Gentile [Nome del Responsabile o della Società],

con la presente, io sottoscritto/a [il tuo nome e cognome] / la società [nome della tua azienda], intendo comunicarvi formalmente la mia/la nostra decisione di recedere dal contratto [specificare il tipo di servizio o prodotto] con riferimento al numero di contratto [inserire il numero di contratto] stipulato in data [inserire la data del contratto].

La decisione di avvalermi del diritto di recesso è motivata da [fornire una breve spiegazione dei motivi, se opportuno e se si vuole, ad esempio: “cambiamenti nelle esigenze personali/aziendali”, “manutenzione del servizio non conforme agli accordi” o “difficoltà economiche”].

Conforme ai termini e alle condizioni contrattuali, e in osservanza all’eventuale periodo di preavviso richiesto, che in questo caso è di [inserire il numero dei giorni/mesi di preavviso come specificato nel contratto], auspico che il recesso dal contratto divenga effettivo a partire dalla data odierna. Eventuali servizi aggiuntivi sottoscritti saranno altresì annullati dalla medesima data.

Chiedo cortesemente la conferma scritta da parte Vostra dell’avvenuta ricezione di questa comunicazione di recesso, oltre alla successiva conferma della data di cessazione del contratto e dei servizi correlati. Inoltre, richiedo un dettaglio delle eventuali azioni necessarie da parte mia per completare la procedura di recesso, compreso il regolamento di eventuali saldi o pagamenti in sospeso fino alla data di recesso effettiva.

Qualora vi fossero delle fatture ancora da emettere, Vi pregherei di procedere secondo quanto stabilito nel contratto, specificando la data ultima per l’emissione delle stesse e per il saldo di eventuali importi dovuti.

In caso di necessità di restituire eventuali attrezzature, materiali o dispositivi di Vostra proprietà, Vi chiedo di fornire le istruzioni per la restituzione.

Resto a Vostra completa disposizione per ogni chiarimento e per agevolare una transizione senza inconvenienti. Potete contattarmi ai seguenti recapiti: [inserire il tuo indirizzo email] / [numero di telefono].

Ringrazio per l’attenzione e per i servizi forniti fino ad oggi.

Distinti saluti,

[Il tuo nome e cognome] / [Nome della tua azienda]
[Il tuo indirizzo completo]
[Il tuo recapito telefonico]
[La tua email]