Aggioranto il 27 Ottobre 2026 da Marcello Massa
Il verbale del Consiglio di Amministrazione per la nomina del responsabile della protezione dei dati personali (spesso indicato come Data Protection Officer o RPD) è il documento formale che attesta la decisione dell’organo amministrativo della società di affidare l’incarico. Serve a documentare la valutazione preventiva, la deliberazione e le condizioni dell’incarico, e costituisce prova interna dell’avvenuta nomina e dei poteri attribuiti.
Questo modello è utile quando il Consiglio deve formalizzare la scelta del responsabile privacy, sia che si tratti di una persona fisica sia di una società o studio esterno. Compilarlo con cura è importante per evitare ambiguità su durata, compiti, compenso e rapporti di autonomia, e per facilitare eventuali adempimenti di pubblicazione o comunicazione previsti dalla normativa aziendale o dalla prassi.
Come scrivere verbale CDA nomina responsabile privacy
Aprire il verbale con l’intestazione completa della società: ragione sociale, sede legale, codice fiscale e numero di iscrizione al Registro delle Imprese, capitale sociale. Questi dati identificano chiaramente il soggetto che assume la delibera e devono corrispondere a quelli ufficiali indicati nello statuto o nei registri. Evitare abbreviazioni non ufficiali o denominazioni incomplete che possano generare confusione in fase di conservazione o di controllo.
Specificare immediatamente data, giorno, mese, ora e luogo della riunione; se la seduta si svolge in videoconferenza indicare il riferimento statutario che ne consente lo svolgimento. La descrizione del luogo e della modalità è fondamentale sia per la validità della costituzione del Consiglio sia per la tracciabilità del procedimento decisorio. Non lasciare il campo “luogo” o “modalità” vago: riportare la sede precisa o la piattaforma e le regole seguite, se rilevanti.
Indicare con precisione il ruolo di chi presiede la riunione e chi svolge le funzioni di segretario verbalizzante; questi elementi sono necessari per dimostrare la regolare tenuta del verbale. Elencare i componenti presenti e gli assenti giustificati, identificandoli con nome e cognome; evitare abbreviazioni che non permettano l’identificazione univoca del consigliere. Quando il Consiglio vota, annotare se la deliberazione è stata presa all’unanimità o a maggioranza, specificando eventuali voti contrari o astenuti qualora siano rilevanti.
Nel riportare l’ordine del giorno, indicare in modo puntuale la voce relativa alla nomina del Responsabile della protezione dei dati personali. Nella parte descrittiva dedicata al primo punto, riassumere le motivazioni che hanno portato alla decisione, richiamando i criteri adottati quali natura, ambito, contesto e finalità dei trattamenti e il rischio per i diritti e le libertà delle persone fisiche. Questa motivazione serve a giustificare la necessità dell’incarico e a documentare la valutazione del Consiglio.
Quando si nomina il soggetto, riportare tutti i dati identificativi: per una persona fisica indicare nome, cognome, luogo e data di nascita, residenza e codice fiscale; per una società o studio indicare ragione sociale, sede e partita IVA o codice identificativo. Dichiarare inoltre i requisiti professionali e le competenze che rendono il candidato idoneo allo svolgimento dell’incarico, limitandosi a fatti verificabili e non a formulazioni vaghe.
La delibera deve contenere il testo formale della nomina: la formula che nomina espressamente il soggetto quale Responsabile della protezione dei dati personali dell’ente, con specifico riferimento all’articolazione dei compiti attribuiti, richiamando, se opportuno, le disposizioni applicabili (nell’esempio si indica il riferimento agli articoli pertinenti del Regolamento UE). In aggiunta, descrivere in modo concreto i compiti affidati, prendendo a modello gli obblighi tipici quali informare e fornire consulenza, sorvegliare l’osservanza delle norme e delle politiche interne, fornire pareri sulle valutazioni d’impatto, cooperare con l’Autorità competente e fungere da punto di contatto.
Stabilire con chiarezza termini e condizioni dell’incarico: indicare la durata dell’incarico (con decorrenza e scadenza), le modalità di revoca o cessazione anticipata, il compenso previsto e la presenza o meno di IVA e oneri di legge. Se il compenso è rimesso alla lettera di incarico, precisarlo. Evitare formulazioni ambigue su durata o compenso che possano generare contestazioni; specificare se esistono vincoli di esclusività o incompatibilità.
Prevedere espressamente l’autonomia e l’indipendenza del Responsabile della protezione dei dati, indicando che non riceverà istruzioni per l’esecuzione dei compiti affidati, e indicare eventuali canali di segnalazione diretta all’organo di controllo o all’Autorità. Annotare infine il mandato al Presidente, all’Amministratore Delegato o al legale rappresentante per la sottoscrizione della lettera di incarico e per ogni atto necessario alla formalizzazione, così da evidenziare la delega di firma richiesta per rendere operativa la nomina.
Richiamare gli adempimenti successivi alla deliberazione: incaricare l’ufficio competente di pubblicare i dati di contatto del Responsabile sul sito istituzionale, se previsto, e di compiere gli eventuali atti amministrativi correlati. Indicare anche le modalità di conservazione del verbale, suggerendo di conservare una copia digitale firmata elettronicamente e una copia cartacea firmata, secondo le prassi aziendali e i termini di conservazione dei documenti societari.
Segnalare gli errori da evitare: non lasciare campi chiave in bianco (date, durata, compenso), non usare formule generiche che non specifichino i compiti e le responsabilità, non omettere firme di chi presiede o del segretario e non descrivere in modo vago la capacità del nominato. Quando la nomina riguarda professionisti esterni o società, verificare sempre la disponibilità scritta e la conformità dei requisiti dichiarati prima di finalizzare la delibera.
Quando i profili tecnici o giuridici sono complessi o quando la nomina può avere impatti organizzativi rilevanti, valutare il supporto di un consulente specializzato in protezione dei dati o di un legale. Un controllo professionale è opportuno anche se la nomina comporta clausole particolari in materia di responsabilità, trattamento dei dati sensibili, o obblighi internazionali. Mantenere sempre una copia completa degli allegati, dell’offerta economica e della lettera di incarico sottoscritta per eventuali verifiche future.
Esempio verbale CDA nomina responsabile privacy
VERBALE DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE
Società: ____________________________________________
Sede legale:
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Codice fiscale e numero di iscrizione al Registro delle Imprese:
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Capitale sociale:
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VERBALE DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE DEL
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IN
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L’anno
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, il giorno
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del mese di
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, alle ore
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, presso la sede sociale in
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ovvero in videoconferenza ai sensi dello statuto, si è riunito il Consiglio di Amministrazione della società
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, regolarmente convocato, per discutere e deliberare sul seguente ordine del giorno:
Nomina del Responsabile della protezione dei dati personali ai sensi dell’art. 37 del Regolamento UE 2016/679
Eventuali e varie
Assume la presidenza della riunione il Sig./La Sig.ra
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, in qualità di
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, il quale/la quale constata e fa constatare che:
sono presenti i seguenti componenti del Consiglio di Amministrazione:
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sono assenti giustificati i seguenti componenti:
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è altresì presente il Sig./La Sig.ra
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in qualità di
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, chiamato/a a svolgere le funzioni di segretario verbalizzante.
Il Presidente, constatata la regolare costituzione del Consiglio di Amministrazione e la validità della riunione, dichiara aperta la seduta.
Sul primo punto all’ordine del giorno, il Presidente illustra ai presenti che la società, in considerazione della natura, dell’ambito di applicazione, del contesto e delle finalità dei trattamenti di dati personali effettuati, nonché del rischio per i diritti e le libertà delle persone fisiche, ritiene opportuno procedere alla nomina del Responsabile della protezione dei dati personali, in conformità a quanto previsto dall’art. 37 del Regolamento UE 2016/679 e dalla normativa nazionale applicabile.
Il Presidente riferisce che il soggetto individuato per lo svolgimento dell’incarico è il Sig./La Sig.ra
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, nato/a a
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il
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, residente in
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, codice fiscale
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, ovvero la società/studio
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con sede in
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, in possesso dei requisiti di esperienza, competenza e conoscenza della normativa in materia di protezione dei dati personali richiesti per l’espletamento dell’incarico.
Il Consiglio di Amministrazione, dopo ampia discussione, valutati i presupposti normativi e l’idoneità del soggetto proposto, all’unanimità ovvero a maggioranza
delibera
di nominare, ai sensi e per gli effetti dell’art. 37 del Regolamento UE 2016/679, il Sig./La Sig.ra
__________________________________________
ovvero la società/studio
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quale Responsabile della protezione dei dati personali della società
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;
di attribuire al predetto incaricato il compito di svolgere i compiti previsti dall’art. 39 del Regolamento UE 2016/679 e da ogni altra disposizione applicabile, con particolare riferimento a:
informare e fornire consulenza al titolare del trattamento, ai responsabili del trattamento e ai dipendenti che eseguono il trattamento in merito agli obblighi derivanti dal Regolamento UE 2016/679 e da altre disposizioni dell’Unione o degli Stati membri relative alla protezione dei dati;
sorvegliare l’osservanza del Regolamento UE 2016/679, di altre disposizioni dell’Unione o degli Stati membri relative alla protezione dei dati e delle politiche del titolare o del responsabile del trattamento in materia di protezione dei dati personali, compresi l’attribuzione delle responsabilità, la sensibilizzazione e la formazione del personale che partecipa ai trattamenti e le connesse attività di audit;
fornire, se richiesto, un parere in merito alla valutazione d’impatto sulla protezione dei dati e sorvegliarne lo svolgimento;
cooperare con l’Autorità Garante per la protezione dei dati personali;
fungere da punto di contatto per l’Autorità Garante per la protezione dei dati personali per questioni connesse al trattamento, tra cui la consultazione preventiva, ed effettuare, se del caso, consultazioni relativamente a qualunque altra questione;
di dare mandato al Presidente del Consiglio di Amministrazione, ovvero all’Amministratore Delegato, ovvero al Legale Rappresentante della società, di sottoscrivere la lettera di incarico e ogni atto conseguente necessario alla formalizzazione della nomina;
di stabilire che la durata dell’incarico è pari a
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con decorrenza dal
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e scadenza al
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, salvo revoca, rinuncia o cessazione anticipata per giusta causa o per altre ragioni previste dalla legge o dall’atto di incarico;
di riconoscere al nominato un compenso pari a Euro
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oltre IVA e oneri di legge, ovvero secondo quanto stabilito nella lettera di incarico;
di dare atto che il Responsabile della protezione dei dati personali agirà in posizione di autonomia e indipendenza e non riceverà istruzioni per l’esecuzione dei compiti affidati, nel rispetto della normativa vigente;
di incaricare la segreteria societaria o l’ufficio competente di curare gli adempimenti connessi alla pubblicazione dei dati di contatto del Responsabile della protezione dei dati personali sul sito istituzionale della società, ove previsto, nonché ogni altro adempimento eventualmente richiesto dalla normativa applicabile.
Null’altro essendovi da deliberare e nessun altro avendo chiesto la parola, il Presidente dichiara chiusa la seduta alle ore
______________.
Letto, confermato e sottoscritto.
Il Presidente
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Il Segretario
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I Consiglieri presenti
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Modello verbale CDA nomina responsabile privacy Word
Il modello in formato Word è predisposto per essere scaricato, aperto e modificato in modo da inserire i dati specifici della società e del soggetto nominato. I campi con linee o spazi vuoti devono essere compilati con informazioni corrette e verificabili, rispettando le formalità richieste dalla prassi aziendale.
Ricordare che il documento può avere effetti organizzativi e amministrativi; quando l’incarico riguarda profili di responsabilità rilevanti o clausole economiche significative può essere utile far verificare il testo da un consulente legale o esperto in protezione dei dati prima della sottoscrizione definitiva.
Marcello Massa
Marcello Massa, un nome ormai sinonimo di eccellenza nel campo della comunicazione scritta, è un autore e consulente esperto riconosciuto per le sue guide innovative su come scrivere lettere e mail efficaci.