Come Scrivere Una Richiesta Di Preventivo Hotel

Aggioranto il 7 Dicembre 2023 da Marcello Massa

La richiesta di preventivo hotel è un documento o una comunicazione che un potenziale cliente invia a uno o più alberghi per ottenere informazioni dettagliate riguardanti il costo e le condizioni di soggiorno per un determinato periodo. Attraverso questo processo, il cliente evidenzia le proprie necessità specifiche, come le date del soggiorno, il numero di persone, il tipo di camere desiderate e qualsiasi servizio aggiuntivo richiesto, come pasti inclusi, uso di strutture di conferenze o servizi speciali per bambini o animali domestici.

Servendo come una specie di sollecitazione di proposta, la richiesta permette al cliente di comparare diverse offerte e di valutare quale struttura alberghiera possa meglio soddisfare le proprie esigenze in termini di qualità, servizio e budget. Per l’hotel, rappresenta l’opportunità di presentare in modo personalizzato la propria offerta, evidenziando i servizi distintivi e fornendo una tariffa che si spera sia competitiva e attraente per il potenziale ospite.

Questo strumento è anche fondamentale per stabilire una prima comunicazione tra il cliente e l’hotel, consentendo di avviare un dialogo che può portare alla personalizzazione dell’esperienza di soggiorno e alla fidelizzazione del cliente. Inoltre, permette agli alberghi di capire meglio le esigenze del mercato e di adeguare di conseguenza le proprie strategie commerciali e di marketing.

Come scrivere una richiesta di preventivo hotel

Una richiesta di preventivo hotel è un documento formale in cui un potenziale ospite chiede all’hotel di fornire una stima dettagliata del costo del soggiorno. Per essere efficace e ricevere una risposta accurata, la richiesta deve contenere diverse informazioni essenziali:

1. Informazioni di contatto del richiedente:
– Nome completo
– Indirizzo e-mail
– Numero di telefono
– Indirizzo postale (opzionale)

2. Date del soggiorno:
– Data di arrivo (check-in)
– Data di partenza (check-out)

3. Dettagli del soggiorno:
– Numero di adulti e bambini (specificando l’età dei bambini)
– Numero e tipologia di camere richieste (singola, doppia, suite, ecc.)
– Preferenze riguardanti il piano, la vista, l’accesso per disabili, ecc.

4. Servizi aggiuntivi:
– Necessità di aggiungere letti extra o culle per bambini
– Richiesta di pacchetti speciali, offerte o servizi inclusi nel prezzo (ad esempio, mezza pensione, pensione completa, spa, trasporto dall’aeroporto, ecc.)
– Eventuali esigenze dietetiche particolari (ad esempio, senza glutine, vegetariano, ecc.)
– Richieste di servizi extra come tour guidati, biglietti per eventi, ecc.

5. Scopo del soggiorno:
– Motivazione del soggiorno (vacanza, lavoro, evento speciale)
– Se legato ad un evento specifico alberghiero (congresso, matrimonio), indicare il nome dell’evento per eventuali tariffe speciali o blocchi di camere riservate

6. Informazioni aziendali (per soggiorni d’affari):
– Nome dell’azienda
– Partita IVA o codice fiscale
– Eventuali riferimenti a contratti o accordi preesistenti con l’hotel

7. Budget o fasce di prezzo:
– Indicare se si dispone di un budget specifico o di una fascia di prezzo all’interno della quale si desidera rimanere

8. Metodo di pagamento preferito:
– Carta di credito
– Bonifico bancario
– Altri metodi (se accettabili per l’hotel)

9. Politiche e preferenze:
– Richiesta di conoscere la politica di cancellazione e di rimborso dell’hotel
– Qualsiasi ulteriore preferenza o necessità (vicinanza a particolari attrazioni, silenziosità delle camere, ecc.)

10. Altri dettagli specifici:
– Eventuali note o particolari circostanze che potrebbero influenzare il soggiorno o la tariffa (ad esempio, membri fedeltà di catene alberghiere, coupon o sconti)

Una richiesta ben dettagliata e chiara facilita la comprensione delle esigenze del cliente da parte dell’hotel e consente di ricevere un preventivo personalizzato che risponda al meglio alle aspettative dell’ospite. Si consiglia inoltre un tono cortese e professionale, anche se varrà sempre considerare il tipo di rapporto già esistente con l’hotel o il tono comunicativo generalmente utilizzato dall’albergo nei suoi canali ufficiali.

Esempi di richiesta di preventivo hotel

Ecco alcuni modelli di richiesta di preventivo hotel da utilizzare come esempio.

Primo esempio di richiesta di preventivo hotel

Oggetto: Richiesta preventivo per soggiorno di gruppo

Gentile Direzione Hotel Alba Dorata,

mi chiamo Luca Rossi e sono il responsabile delle prenotazioni per la ditta Tech Solutions Srl. In vista dell’organizzazione di un evento aziendale che si terrà nella vostra zona dal 20 al 25 agosto 2023, siamo interessati a ricevere un preventivo dettagliato per un potenziale soggiorno presso il vostro hotel.

Di seguito le specifiche della nostra richiesta:

– Numero di partecipanti: 30 persone
– Tipo di camere: 15 camere doppie, preferibilmente con letti separabili
– Servizi richiesti: Pensione completa (colazione, pranzo e cena) per ogni giorno di soggiorno, necessità di menù adattabili per eventuali diete speciali o allergie alimentari
– Sala conferenze: Necessità di una sala conferenze dotata di impianti audio/video adeguati per un totale di 4 giornate (dal 21 al 24 agosto)
– Attrezzature supplementari: Proiettore, sistema di amplificazione con microfoni, connessione Wi-Fi affidabile
– Eventi speciali: Organizzazione di un evento di gala serale per il 24 agosto con servizio di catering per 50 invitati (30 ospiti hotel e 20 ospiti esterni)

Gradiremmo inoltre conoscere se ci sono offerte speciali per gruppi di questo tipo, pacchetti meeting inclusivi o sconti per prenotazioni anticipate.

Vi preghiamo di indicare nel preventivo i seguenti dettagli:
– Tariffe per camera singola e doppia, con descrizione dei servizi inclusi
– Costo del noleggio della sala conferenze e dell’attrezzatura audio/video
– Menù proposti per i pasti e l’evento speciale, con indicazione dei prezzi per persona
– Qualsiasi tassa aggiuntiva o servizio non incluso nelle tariffe di base
– Politiche di cancellazione e deposito richiesto

Per qualsiasi chiarimento o per organizzare un incontro al fine di discutere i dettagli in persona, non esitate a contattarmi al numero 0123 456789 o via email a lucarossi@techsolutions.it.

Attendiamo una vostra risposta entro e non oltre il 15 aprile 2023, per poter procedere con l’organizzazione dell’evento nei tempi opportuni.

Vi ringraziamo anticipatamente per la vostra collaborazione e rimaniamo in attesa di un vostro cortese riscontro.

Distinti saluti,

Luca Rossi
Responsabile Prenotazioni
Tech Solutions Srl
lucarossi@techsolutions.it
Telefono: 0123 456789

Secondo esempio di richiesta di preventivo hotel

Oggetto: Richiesta di preventivo soggiorno presso [Nome Hotel]

Gentile Direzione del [Nome Hotel],

la presente per richiedere un preventivo dettagliato per un soggiorno presso la vostra struttura alberghiera. Di seguito sono riportate le informazioni necessarie alla formulazione dell’offerta:

1. Informazioni personali del richiedente:
– Nome e Cognome:
– Indirizzo Email:
– Numero di Telefono:
– Indirizzo di residenza:

2. Dettagli del soggiorno:
– Data di arrivo (gg/mm/aaaa):
– Data di partenza (gg/mm/aaaa):
– N° totale di notti:

3. Numero di ospiti:
– Adulti:
– Bambini (età):

4. Preferenze per la sistemazione:
– Tipo di camera richiesto (singola, doppia, suite, ecc.):
– Richieste speciali (letto matrimoniale, camere comunicanti, vista, ecc.):

5. Servizi Aggiuntivi:
– Mezza pensione/piena pensione/all inclusive:
– Parcheggio:
– Animali domestici (specificarne il numero e la taglia):
– Accesso a strutture benessere (spa, piscina, sauna, ecc.):

6. Eventuali richieste o necessità particolari:
(ad es. allergie, accessibilità per disabili, eventi speciali, ecc.)

Potreste cortesemente includere nel preventivo anche eventuali offerte o pacchetti promozionali attivi per il periodo di interesse, e le condizioni relative alla cancellazione o modifica della prenotazione?

Vi ringrazio per l’attenzione e resto in attesa di una vostra risposta.

Cordiali saluti,

[Firma]
[Nome e Cognome del Richiedente]

Terzo esempio di richiesta di preventivo hotel

Oggetto: Richiesta Preventivo per Soggiorno Hotel

Gentile Direzione dell’Hotel [Inserire Nome Hotel],

siamo a contattarvi per richiedere un preventivo dettagliato per un prossimo soggiorno presso la vostra struttura. Il soggiorno è previsto per il gruppo di [inserire numero] persone, nell’ambito di [inserire l’evento o la motivazione, es.: una conferenza d’affari/congresso/matrimonio/viaggio di piacere].

Di seguito forniamo i dettagli specifici per il nostro soggiorno:

– Date del soggiorno: dal [inserire data di arrivo] al [inserire data di partenza];
– Numero di persone: [inserire numero];
– Tipologia di alloggio: [specificare se desiderate camere singole, doppie, suite, ecc.];
– Pasti: [indicare se è richiesta la mezza pensione, pensione completa, solo colazione, ecc.];
– Servizi aggiuntivi: [specificare eventuali servizi extra quali sala riunioni, transfer, guide turistiche, attività ricreative, ecc.].

Ci aspettiamo che il preventivo includa:

– Il costo per notte per numero e tipologia di camere;
– Il dettaglio dei pasti inclusi e il costo aggiuntivo per eventuali servizi extra richiesti;
– Qualsiasi pacchetto o offerta speciale disponibile per gruppi della nostra dimensione;
– Politiche di cancellazione o modifiche della prenotazione.

Vi preghiamo di fornirci anche informazioni riguardo le normative legate al Covid-19 in vigore presso la vostra struttura, e qualsiasi altra misura che state adottando per garantire la sicurezza e il benessere degli ospiti.

In attesa di una vostra sollecita risposta, vi ringraziamo anticipatamente per la vostra disponibilità e cortesia. Saremmo lieti di discutere ulteriormente i dettagli qualora ci fossero opzioni o questioni da considerare.

Cordiali saluti,

[Nome e Cognome]
[Ruolo nel Gruppo/Azienda/Organizzazione]
[Indirizzo]
[Numero di Telefono]
[Indirizzo e-mail]

Quarto esempio di richiesta di preventivo hotel

Oggetto: Richiesta di preventivo per soggiorno hotel

Gentile Direzione dell'[Inserire il Nome dell’Hotel],

sono [Il Tuo Nome/Azienda/Organizzazione], e vi contatto per richiedere un preventivo dettagliato relativo a un possibile soggiorno presso la vostra struttura.

Di seguito troverete le specifiche del nostro interesse:

1. Date del Soggiorno: Vorremmo richiedere disponibilità e prezzi per il periodo che va dal [Inserire data di arrivo] al [Inserire data di partenza], inclusivi.

2. Numero e Tipo di Camere: Siamo interessati a prenotare [inserire il numero] camere per un totale di [inserire il numero] ospiti. In particolare, vorremmo conoscere le tariffe per:
– [n°] camere singole;
– [n°] camere doppie/matrimoniali;
– [n°] suite (se richieste).

3. Pasti e Servizi Aggiuntivi:
– Vorremmo sapere se sono inclusi nella tariffa servizi quali colazione, mezza pensione o pensione completa e i relativi costi per ogni opzione.
– Se disponibile, richiediamo informazioni su eventuali servizi aggiuntivi come l’uso di spazi per riunioni, accesso a spa o centro benessere.

4. Eventi Speciali o Richieste Particolari: Inoltre, siamo interessati a sapere se la vostra struttura può ospitare un evento in data [Inserire data evento], per [inserire numero partecipanti] persone, e quali sarebbero i servizi offerti e i costi relativi a tale evento.

5. Condizioni di Prenotazione e Cancellazione: Vi preghiamo di fornire dettagli sulle politiche di prenotazione e cancellazione, inclusi eventuali depositi richiesti e termini per la cancellazione senza penali.

Saremmo grati se ci poteste fornire il preventivo comprensivo di tutte le tasse e oneri aggiuntivi, per poter avere una visione chiara del costo totale del soggiorno.

Si prega di indicare eventuali offerte o pacchetti promozionali che potrebbero essere applicabili al nostro soggiorno o evento.

Vi chiediamo la cortesia di inviare il preventivo all’indirizzo mail [Inserire il tuo indirizzo mail] o, in alternativa, tramite fax al numero [Inserire numero di fax].

Per qualsiasi ulteriore dettaglio o informazione, non esitate a contattarci ai seguenti recapiti: [Inserire un numero di telefono e/or indirizzo email].

Vi ringraziamo in anticipo per la vostra disponibilità e attendiamo con interesse una vostra pronta risposta.

Cordiali saluti,

[Firma Digitale o Manuale se inviata tramite fax o posta]
[Il Tuo Nome]
[Il Tuo Ruolo o Titolo, se applicabile]
[Azienda/Organizzazione]
[Indirizzo]
[Numero di Telefono]
[Email]