Come Scrivere Una Richiesta Di Ferie

Aggioranto il 7 Dicembre 2023 da Marcello Massa

La richiesta di ferie è una comunicazione formale attraverso la quale un dipendente di un’organizzazione o di un’azienda chiede ufficialmente l’autorizzazione a prendersi un periodo di assenza dal lavoro per riposo. In ogni ambiente lavorativo, i dipendenti hanno diritto a un certo numero di giorni di ferie all’anno, come definito dal contratto di lavoro, dalle norme sindacali o dalla legislazione nazionale vigente.

Il processo di richiesta di ferie non è solo una formalità burocratica, ma svolge diverse funzioni cruciali sia per il lavoratore che per il datore di lavoro. Dal punto di vista del dipendente, formulare una richiesta di ferie permette di pianificare un periodo di riposo, di dedizione agli interessi personali o di tempo con la famiglia e gli amici, contribuendo al miglioramento del proprio benessere fisico e mentale e alla prevenzione del burnout.

Per l’organizzazione, la richiesta di ferie aiuta a gestire l’assenza dei lavoratori in modo sistematico, a pianificare le risorse umane in modo da non compromettere il normale svolgimento delle attività lavorative e a garantire copertura o sostituzione se necessario. Questo processo previene anche possibili conflitti legati al sovrapporsi delle richieste di assenza e permette ai responsabili di equilibrare le esigenze aziendali con quelle personali dei dipendenti.

La richiesta può essere presentata tramite moduli cartacei o più comunemente attraverso sistemi digitali, come e-mail o software dedicati alla gestione delle risorse umane, e solitamente deve essere avanzata con un preavviso stabilito dalle politiche aziendali. La richiesta include tipicamente le date di inizio e di fine della pausa e può talvolta contenere una breve giustificazione o il motivo dell’assenza, anche se non sempre richiesto.

In sintesi, la richiesta di ferie è uno strumento essenziale che permette ai lavoratori di esercitare il loro diritto a un periodo di riposo, assicurando nel contempo che la gestione del personale sia efficiente e che le operazioni aziendali non ne risentano.

Come scrivere una richiesta di ferie

Una richiesta di ferie dovrebbe contenere per essere chiara, professionale e funzionale. Di seguito sono elencate le informazioni essenziali:

1. Data: È importante iniziare sempre con la data in cui si sta scrivendo la richiesta.

2. Intestazione / Destinatario: Questo dipende dal formato adottato dall’organizzazione, ma di solito include il nome e la posizione del destinatario (ad esempio, il manager o il responsabile delle risorse umane).

3. Oggetto: Deve essere breve e chiaro, ad esempio “Richiesta di ferie”.

4. Saluto: Un saluto formale (ad es., “Gentile [Nome],” o “Egregio/a [Titolo e Cognome],” se richiesto dal livello di formalità).

5. Introduzione: Una breve introduzione che spieghi lo scopo del messaggio; es. “Mi permetto di contattarLa per sottoporLe la mia richiesta di ferie annuali”.

6. Corpo del Testo:
– Periodo di assenza: Specificare con precisione le date di inizio e fine delle ferie desiderate.
– Durata: Indicare il numero di giorni lavorativi o la durata totale dell’assenza.
– Motivazione (opzionale): Se ritenuto necessario o se richiesto dall’organizzazione, includere una breve spiegazione del motivo della richiesta di ferie, senza però entrare in dettagli personali troppo specifici.
– Pianificazione del lavoro: Se appropriato, descrivere come si intende gestire il proprio carico di lavoro prima e dopo le ferie, o come si è provveduto a delegare le proprie responsabilità durante l’assenza.

7. Conclusione: Chiedere l’approvazione delle ferie e esprimere la propria disponibilità a discutere la richiesta in modo più approfondito se necessario.

8. Chiusura formale: Utilizzare una frase di chiusura formale come “Cordiali saluti,” o “Distinti saluti,” seguita dal proprio nome completo e possibilmente dal titolo o dalla posizione ricoperta.

9. Firma: Nel caso di una comunicazione cartacea, includere la propria firma manuale.

10. Informazioni di contatto: Assicurarsi che siano inclusi recapiti come numero di telefono o indirizzo email ove reperire per eventuali chiarimenti.

Infine, prima di inviare la richiesta, è buona norma rileggerla per correggere possibili errori grammaticali o di battitura e assicurarsi che il tono sia adeguato e rispettoso. è importante mantenere la richiesta sintetica ma completa, in modo da trasmettere tutte le informazioni necessarie senza essere troppo prolissi.

Esempi di richiesta di ferie

Ecco alcuni modelli di richiesta di ferie da utilizzare come esempio.

Primo esempio di richiesta di ferie

Oggetto: Richiesta ferie periodo 1° giugno – 15 giugno

Egregio/a [Nome del Responsabile],

mi rivolgo a lei con la presente per inoltrare formalmente la mia richiesta di ferie, nell’ambito della programmazione del personale del [Nome del Dipartimento/Settore].

Come discusso nella nostra recente conversazione, desidero pianificare un periodo di assenza dal lavoro per poter usufruire delle ferie annuali maturate. Le date da me selezionate per il periodo di riposo sono dal 1° giugno al 15 giugno, per un totale di 15 giorni lavorativi consecutivi.

Assicuro che tutte le mie attività e responsabilità lavorative saranno gestite adeguatamente prima della mia partenza, e ove necessario, provvederò a delegare le mie funzioni a un collega designato o concorderò con lei le misure appropriate per garantire la continuità del lavoro nel mio assenza.

Chiedo cortesemente la conferma dell’approvazione della mia richiesta di ferie, affinché possa procedere con gli eventuali preparativi personali. Sarò disponibile nei giorni antecedenti la partenza per discutere e assicurare un passaggio di consegne chiaro ed efficace.

In attesa di un suo gentile riscontro, la ringrazio anticipatamente per la considerazione della mia richiesta e per l’attenzione alla pianificazione del benessere dei dipendenti.

Cordiali saluti,

[Nome Cognome]
[Posizione/Ruolo]
[Nome Azienda/Società]
[Numero di telefono]
[Indirizzo e-mail]

Secondo esempio di richiesta di ferie

Oggetto: Richiesta Ferie Anno __________

Gentile [Titolo e Nome del Responsabile delle Risorse Umane/Diretto Superiore],

con la presente, io sottoscritto/a [Nome e Cognome], dipendente dell’azienda [Nome Azienda] con la qualifica di [Qualifica o Posizione] e matricola n° [Numero di Matricola o ID Dipendente], intendo richiedere un periodo di ferie come previsto dal contratto collettivo di lavoro a cui sono sottoposto/a e dalle normative vigenti in materia di diritti dei lavoratori.

Le ferie richieste sono per il seguente periodo:

– Data inizio ferie: [__/__/____] (gg/mm/aaaa)
– Data fine ferie: [__/__/____] (gg/mm/aaaa)

Il totale dei giorni di ferie richiesti è di [numero di giorni] giorni lavorativi. Comprenderanno i seguenti giorni festivi: [elenco eventuali giorni festivi inclusi nel periodo], che sono considerati non lavorativi, ma inclusi nel conteggio delle ferie annuali.

In allegato alla presente richiesta, troverà la mia pianificazione ferie attualizzata, che tiene conto del saldo ferie residuo e dei giorni già pianificati/concessi per il presente anno.

Sono a conoscenza della necessità di garantire la continuità del lavoro e mi impegno a completare tutte le attività in corso e/o a fornire tutte le informazioni necessarie ai colleghi che si occuperanno delle mie mansioni durante la mia assenza. Inoltre, sarò reperibile a fornire qualsiasi supporto, qualora emergesse tale necessità, compatibilmente con la mia disponibilità.

Sono a disposizione per eventuali chiarimenti e rimango in attesa di una vostra risposta per poter procedere con l’organizzazione delle mie assenze.

Ringraziando anticipatamente per la disponibilità e comprensione, porgo distinti saluti.

Cordiali saluti,

[Firma del Dipendente]

[Data]

[Contatti del Dipendente (numero di telefono, email)]

[Nota: Assicurarsi che tutti i dati relativi alla richiesta di ferie siano accurati e che la comunicazione sia inviata con un congruo anticipo rispetto al periodo in cui si desidera usufruirne. È fondamentale verificare le proprie politiche aziendali relative alle ferie e seguire le procedure interne per le richieste di assenza dal lavoro.]

[Allegati: Pianificazione ferie, eventuali documenti supportivi]

Terzo esempio di richiesta di ferie

Oggetto: Richiesta di Periodo di Ferie

Gentile [Nome del Responsabile o della Direzione del Personale],

con la presente vorrei formalizzare la mia richiesta per un periodo di ferie.

Sono a conoscenza delle politiche aziendali in materia di ferie e ho verificato che vi sia la necessità di presentare la domanda con un congruo anticipo. Ho pianificato le date in modo tale da non arrecare inconvenienti al normale flusso di lavoro e ho discusso preliminarmente con i miei colleghi per assicurarmi che la mia assenza possa essere gestita senza causare disagi.

Le date per le quali intendo richiedere il periodo di ferie sono dal [gg/mm/aaaa] al [gg/mm/aaaa], per un totale di [numero] giorni lavorativi.

Durante il mio periodo di assenza, sarò raggiungibile al [numero di telefono] o via email all’indirizzo [indirizzo email], per eventuali urgenze o chiarimenti.

Sono a disposizione per discutere la presente richiesta e per concordare eventuali dettagli pratici che potrebbero rendersi necessari.

Ringraziandola per l’attenzione e in attesa di un Suo cortese riscontro, porgo distinti saluti.

Cordiali saluti,

[Firma]

[Nome Completo]
[Ruolo/Posizione]
[Numero di Matricola o altro identificativo aziendale]
[Contatti (Email, Telefono)]

Data: [gg/mm/aaaa]

Quarto esempio di richiesta di ferie

Oggetto: Richiesta di assenza per ferie

Egregio/a [Nome del Responsabile],
con la presente, io sottoscritto/a [Nome e Cognome], ricoprendo la posizione di [Ruolo all’interno dell’azienda/ente] all’interno del reparto [nome del reparto o della divisione], desidero inoltrare formalmente la mia richiesta di assenza per il periodo di ferie previsto dal contratto di lavoro che ci lega.

Come da normativa vigente e secondo le procedure aziendali relative alla pianificazione delle ferie, tengo a precisare che la mia assenza non interferirà con l’operatività del mio reparto o delle attività in corso. Ho pianificato il periodo di ferie in modo tale da garantire la continuità del servizio e ho provveduto a coordinarmi preventivamente con i colleghi per assicurare la gestione di eventuali incarichi e responsabilità durante la mia assenza.

Le date specifiche per cui intendo fruire del periodo di ferie sono le seguenti: [Data di inizio delle ferie] – [Data di fine delle ferie]. L’assenza comprenderà un totale di [numero dei giorni di ferie] giorni lavorativi.

Nel caso in cui le date richieste dovessero creare incongruenze o difficoltà organizzative, resto aperto/a alla discussione per trovare una soluzione che possa soddisfare le esigenze sia mie che dell’azienda. Sono altresì disponibile a modificare il periodo di ferie qualora emergessero necessità impreviste o critici di business che richiedano la mia presenza.

Vi chiedo cortesemente di considerare la mia richiesta e di procedere all’approvazione nel più breve tempo possibile, così da poter organizzare in modo adeguato anche i miei piani personali. In allegato troverete un modulo di richiesta ferie compilato secondo le direttive aziendali, così come il riepilogo delle mie ferie residue al momento attuale.

Ringrazio per l’attenzione e resto in attesa di una vostra risposta.

Distinti saluti,

[Firma]

[Nome e Cognome]
[Matricola o ID dipendente]
[Contatti – numero di telefono, indirizzo email aziendale]