Come Scrivere Una Richiesta Di Sponsorizzazione

Aggioranto il 7 Dicembre 2023 da Marcello Massa

La richiesta di sponsorizzazione è un documento strategico mediante il quale una persona, un’organizzazione o un’entità cerca il sostegno economico o materiale da parte di un’azienda, un’istituzione o un individuo privato, allo scopo di realizzare un evento, un progetto o una qualunque attività che necessiti di un supporto esterno. Questa forma di comunicazione richiede precisione e persuasioni poiché il suo scopo è convincere il potenziale sponsor del valore della partecipazione e del ritorno d’immagine o economico che potrebbe derivare dal loro investimento.

L’arte di scrivere una proposta di sponsorizzazione giace nella capacità di presentare l’iniziativa in modo chiaro ed entusiasmante, dimostrando allo stesso tempo la serietà e la fattibilità dell’iniziativa. Bisogna quindi articolare con chiarezza non solo l’essenza del progetto o evento ma anche quali benefici tangibili e intangibili potrà godere lo sponsor. Questo implica saper amalgamare l’esposizione di dati concreti, come il pubblico previsto, la visibilità e i canali di comunicazione, con una narrazione accattivante che colpisca il destinatario della richiesta.

Un altro aspetto fondamentale è la personalizzazione dell’approccio allo sponsor. Ciò significa che ogni proposta dovrebbe essere studiata e modellata in base alle specifiche esigenze, valori e obiettivi dell’azienda o dell’individuo a cui si è rivolti. Inoltre, è determinante argomentare come la sponsorizzazione sia in allineamento con i valori e gli obiettivi del potenziale sponsor stesso, creando una sinergia tra le parti.

La richiesta di sponsorizzazione serve quindi a stabilire una collaborazione tra soggetti che hanno qualcosa da offrire l’uno all’altro, sia in termini di risorse che di immagine e reputazione. In sostanza, se ben concepita, rappresenta un efficace ponte comunicativo che, quando attraversato, può portare a relazioni proficue e mutuamente vantaggiose nel mondo degli affari, dello sport, della cultura o di qualsiasi altro ambito che necessiti di questo tipo di supporto.

Come scrivere una richiesta di sponsorizzazione

Una richiesta di sponsorizzazione è un documento formale che viene inviato a potenziali sponsor con l’obiettivo di ottenere supporto finanziario o in natura per un evento, progetto, programma o attività. Per essere efficace, una richiesta di sponsorizzazione deve contenere una serie di elementi essenziali che permettono al potenziale sponsor di comprendere chiaramente il contesto, i benefici e le modalità di collaborazione. Di seguito sono elencate le informazioni principali che devono essere incluse in una richiesta di sponsorizzazione:

1. Intestazione e informazioni di contatto: Includere il nome dell’organizzazione richiedente, il logo, se applicabile, e le informazioni di contatto, come indirizzo, numero di telefono e e-mail.

2. Data: La data della lettera dovrebbe essere chiaramente indicata all’inizio del documento.

3. Oggetto: Specificare l’oggetto della comunicazione, che è la richiesta di sponsorizzazione, possibilmente con una breve indicazione dell’evento o del progetto.

4. Destinatario: Se possibile, indirizzare la richiesta a una specifica persona o reparto all’interno dell’organizzazione potenzialmente sponsor. Utilizzare i titoli e i cognomi appropriati per creare un tono professionale.

5. Introduzione: Presentare brevemente l’organizzazione richiedente, la sua missione e i suoi valori. Cercare di stabilire una connessione iniziale con il potenziale sponsor, mostrando di aver fatto delle ricerche e di comprendere gli obiettivi e gli interessi dell’azienda sponsor.

6. Descrizione dell’evento/progetto: Spiegare dettagliatamente la natura dell’evento o del progetto per cui si richiede la sponsorizzazione. Descrivere gli obiettivi, il pubblico target, le date, i luoghi e ogni altra informazione rilevante che possa interessare lo sponsor.

7. La proposta di sponsorizzazione: Questo è il cuore della richiesta, dove si spiega perché l’organizzazione dovrebbe diventare sponsor. Mostrare come la sponsorizzazione può beneficiare lo sponsor, fornendo visibilità, accesso a nuovi clienti, associazione a un’iniziativa positiva, ecc.

8. Livelli di sponsorizzazione e benefìci: Se applicabile, presentare una struttura dei livelli di sponsorizzazione che include diversi pacchetti di benefici commisurati all’importo del sostegno offerto. Assicurarsi che i benefici siano attraenti e misurabili per lo sponsor.

9. Demografiche del pubblico: Fornire informazioni dettagliate sul pubblico che parteciperà all’evento o sarà coinvolto nel progetto. Questi dati aiutano gli sponsor a valutare la pertinenza della loro partecipazione rispetto al loro mercato di riferimento.

10. Testimonianze o casi di successo precedenti: Se l’organizzazione ha esperienze precedenti con sponsorizzazioni simili, includere testimonianze o esempi specifici di come gli sponsor precedenti abbiano beneficato della collaborazione.

11. Modalità di attuazione: Descrivere come è prevista la gestione pratica della sponsorizzazione, compresi eventi promozionali, materiali pubblicitari, loghi, menzioni sui social media e altro.

12. Dettagli di follow-up: Indicare chiaramente i prossimi passi e come lo sponsor potrà rispondere alla richiesta. Fornire un contatto diretto per ulteriori informazioni o per iniziare a discutere eventuali dettagli.

13. Ringraziamento: Concludere la richiesta ringraziando il destinatario per aver preso in considerazione la proposta.

14. Firma: Firmare formalmente il documento con nome, titolo e contatti diretti della persona responsabile della richiesta di sponsorizzazione all’interno dell’organizzazione.

Questi elementi, se ben articolati e presentati in modo professionale, aumenteranno la probabilità che la richiesta di sponsorizzazione riceva considerazione e, sperabilmente, risposta positiva dall’azienda o entità contattata.

Esempi di richiesta di sponsorizzazione

Ecco alcuni modelli di richiesta di sponsorizzazione da utilizzare come esempio.

Primo esempio di richiesta di sponsorizzazione

Oggetto: Proposta di Sponsorizzazione per il Torneo di Calcio Giovanile “Città del Futuro”

Gentili responsabili marketing e comunicazione,

Con la presente, rivolgo a voi questa richiesta ufficiale per valutare l’opportunità di una sponsorizzazione riguardante il nostro imminente evento sportivo: il Torneo di Calcio Giovanile “Città del Futuro”, che si terrà dal 20 al 27 luglio 2023 nella città di X.

L’evento radunerà oltre 30 squadre locali e regionali con giocatori di età compresa tra i 10 e i 16 anni. È prevista la partecipazione di almeno 1.500 atleti, allenatori, dirigenti e un flusso stimato di oltre 5.000 spettatori nel corso dell’intera settimana. Il torneo sarà accompagnato da una forte campagna di promozione attraverso i media locali, social network e partnership con entità scolastiche e associazioni sportive.

Le opzioni di sponsorizzazione che offriamo includono (ma non si limitano a):

1. Livello Oro: il Vostro marchio sarà presente su tutti i materiali promozionali dell’evento (manifesti, brochure, email), menzione in tutte le comunicazioni ufficiali, pubblicità sul grande schermo durante l’evento e uno stand promozionale esclusivo all’interno dell’area del torneo.

2. Livello Argento: inclusione del Vostro logo nei materiali promozionali e presenza di uno stand condiviso con altri sponsor.

3. Livello Bronzo: il Vostro logo sarà incluso nei materiali di comunicazione e avrete diritto a spazi pubblicitari nelle aree circostanti il campo da gioco.

La sponsorizzazione di eventi come il nostro Torneo di Calcio Giovanile non solo fornisce un supporto vitale all’organizzazione e alla realizzazione di eventi comunali che valorizzano lo sport e la salute giovanile, ma offre anche un’eccellente visibilità al Vostro brand e l’opportunità di interagire direttamente con un pubblico attento e impegnato.

In allegato a questa lettera trovate il dossier dettagliato del progetto, comprensivo di statistiche, livelli di sponsorizzazione e dati demografici del pubblico partecipante al torneo precedente.

Siamo fiduciosi che questa collaborazione possa essere di reciproco interesse e di grande valore per entrambe le parti. Restiamo a Vostra completa disposizione per discutere questa opportunità in maggior dettaglio e personalizzare il pacchetto di sponsorizzazione secondo le Vostre esigenze specifiche.

Vi invitiamo a contattarci per qualsiasi domanda o per pianificare un incontro. Nel frattempo, vi ringraziamo per la considerazione e ci auguriamo di instaurare una partnership di successo a sostegno del nostro talento giovane sportivo.

Cordiali saluti,

[Il Tuo Nome]
[La Tua Posizione]
[Denominazione dell’Ente Organizzatore]
[Indirizzo]
[Numero di telefono]
[Email]

Secondo esempio di richiesta di sponsorizzazione

Oggetto: Richiesta di Sponsorizzazione per [Nome dell’Evento/Progetto]

Gentile [Nome del Potenziale Sponsor],

In qualità di [tuo titolo/ruolo all’interno dell’organizzazione che organizza l’evento], mi permetto di contattare la Vostra stimata azienda, [Nome dell’Azienda], per proporre un’opportunità di sponsorizzazione esclusiva. Il nostro evento/progetto, [Nome dell’Evento/Progetto], si pone l’intento di [scrivere qui l’obiettivo e lo scopo dell’evento/progetto], e crediamo fermamente che una collaborazione con il Vostro brand possa risultare valorizzante per entrambe le parti.

Dettagli dell’Evento/Progetto:
– Nome dell’Evento/Progetto: [Inserire il nome]
– Data e Ora: [Inserire la data e l’ora prevista]
– Luogo: [Inserire il luogo o la piattaforma virtuale nel caso di eventi digitali]
– Pubblico Previsto: [Descrivere il target di pubblico che si prevede di raggiungere]
– Visibilità Media: [Specificare le stime di copertura mediatica e il pubblico raggiunto sui diversi canali, se disponibili]

Pacchetti di Sponsorizzazione Disponibili:
[Elencare i diversi pacchetti di sponsorizzazione, inclusi i benefici specifici per ogni pacchetto, come visibilità del logo, menzioni durante l’evento, materiali promozionali, opportunità di stands, biglietti VIP, etc.]

Il/X [inserire la data], si terrà un incontro informativo per presentare l’evento/progetto e discutere le potenziali collaborazioni; saremmo onorati della presenza di un rappresentante della Vostra azienda.

Siamo convinti che supportare [Nome dell’Evento/Progetto] non solo contribuirà a rafforzare la percezione del Vostro marchio in [specifica l’ambito, settore o comunità], ma anche a creare nuovi canali di contatto diretto con un pubblico interessato e allineato ai valori della Vostra azienda.

Per ogni ulteriore informazione o per confermare la Vostra partecipazione all’incontro informativo, Vi invito a contattarmi direttamente al [Numero di Telefono] o via email all’indirizzo [Indirizzo Email].

In attesa di una Vostra positiva risposta e disponibile per qualsiasi chiarimento, colgo l’occasione per porgerVi i miei più cordiali saluti.

Distinti saluti,

[Firma Manuale se prevista in una lettera cartacea]

[Nome e Cognome]
[Tuo Titolo/Ruolo]
[Nome dell’Organizzazione]
[Numero di Telefono]
[Indirizzo Email]
[Indirizzo Postale dell’Organizzazione]

Terzo esempio di richiesta di sponsorizzazione

Oggetto: Proposta di Sponsorizzazione per l’Evento [Nome dell’Evento]

Gentile [Nome del Potenziale Sponsor],

mi rivolgo a Lei in qualità di [tuo titolo/ruolo] dell’organizzazione [nome dell’organizzazione/evento], con il piacere di presentare un’opportunità esclusiva di sponsorizzazione per il nostro prossimo evento, [Nome dell’Evento], che si terrà in data [data dell’evento] presso [luogo dell’evento].

[Nome dell’Evento] è una manifestazione [descrizione dell’evento, per esempio “di beneficenza”, “sportiva”, “culturale”, ecc.], che annualmente attira [numero partecipanti] partecipanti e ottiene una copertura mediatica significativa attraverso [elencare canali mediatici: es. televisione, radio, stampa, online, social media]. Il nostro obiettivo è [breve descrizione degli obiettivi dell’evento, es. raccogliere fondi, promuovere l’arte, ecc.].

Crediamo che una partnership con [nome del potenziale sponsor] potrebbe essere particolarmente sinergica per i seguenti motivi:

– [Elencare in modo specifico i benefici che il potenziale sponsor potrebbe ottenere, come aumento della visibilità del brand, accesso a un nuovo target di mercato, associazione con valori positivi, ecc.].

– [Se pertinente, fornisci dati o esempi di successo di precedenti eventi o sponsorizzazioni].

In quanto sponsor di [Nome dell’Evento], avreste diritto a:

1. La vostra presenza di marca in tutte le comunicazioni ufficiali dell’evento, inclusi inviti, locandine, brochure, materiali distribuiti durante l’evento, ecc.
2. Visibilità del vostro logo sul sito web dell’evento e su tutti i canali social correlati, con link diretto al vostro sito web.
3. Opportunità di erigere stand promozionale/merchanting durante l’evento o fornire campioni/sample del vostro prodotto ai partecipanti.
4. Menzione del vostro supporto in tutte le interviste e comunicati stampa relativi all’evento.
5. [Altri vantaggi specifici, personalizzati in base al tipo di evento e sponsor].

In allegato a questa proposta troverà un dettagliato pacchetto di sponsorizzazione che incluse le diverse opzioni e livelli di impegno disponibili, così come ulteriori informazioni sull’evento e sul pubblico partecipante.

Saremmo onorati di contarvi tra i nostri partner e crediamo fermamente nel valore reciproco che una tale collaborazione potrebbe generare. Ci rendiamo disponibili per un incontro al fine di discutere personalmente i dettagli di questa proposta e di come possiamo meglio soddisfare le Vostre esigenze promozionali.

Vi ringrazio per aver preso in considerazione la nostra richiesta e resto in attesa di un Vostro cortese riscontro. Per qualsiasi domanda o per fissare un incontro, non esitate a contattarmi direttamente al [numero di telefono] o via email all’indirizzo [indirizzo email].

Cordiali saluti,

[Firma]

[Tuo Nome]
[Tua Posizione/Ruolo]
[Nome dell’Organizzazione/Evento]
[Contatti Telefono/Email]
[Indirizzo Organizzazione/Evento]

Quarto esempio di richiesta di sponsorizzazione

Oggetto: Proposta di Sponsorizzazione per [Nome dell’Evento/Progetto]

Gentili [Nome del Potenziale Sponsor o Responsabile],

Mi rivolgo a voi in qualità di [tuo ruolo/posizione] nell’ambito di [nome dell’organizzazione o del progetto], per proporvi un’opportunità unica di sponsorizzazione relativamente al nostro prossimo evento/progetto, intitolato “[Nome dell’Evento/Progetto]”. Basandoci sulla vostra rinomata attività in [settore o campo di attività del potenziale sponsor], crediamo ci sia una perfetta sinergia tra i vostri obiettivi e il nostro imminente evento/progetto.

Descrizione dell’Evento/Progetto:

Il progetto “[Nome dell’Evento/Progetto]” nasce con l’obiettivo di [descrivi l’obiettivo e quali sono i valori o i punti di forza che lo rendono interessante per un sponsor, ad esempio visibilità, accesso a un target specifico, associazione con determinati valori o cause sociali]. L’evento si svolgerà [data e sede dell’evento], e prevediamo la partecipazione di [numero stimato di partecipanti] e un’audience sia in loco che online di [stimare una portata, se possibile].

Opportunità di Sponsorizzazione:

Vi offriamo diverse opzioni di sponsorizzazione, ognuna con benefici collegati. Qui di seguito ne elenchiamo alcune:

– Sponsor Principale: Sarà riconosciuto come sponsor ufficiale dell’evento, con massima visibilità in tutti i materiali promozionali, sia stampati che digitali, oltre a opportunità di esposizione esclusiva durante l’evento.

– Sponsor Vie: Il vostro marchio sarà associato a specifiche sezioni dell’evento, come aree di networking, sessioni tematiche, o workshop, con riconoscimenti adeguati su materiale di comunicazione specifico.

– Sponsor Prodotti/Servizi: Opportunità di esporre i vostri prodotti o fornire servizi durante l’evento, promuovendo sia l’esperienza dei partecipanti sia la visibilità del marchio.

Benefici per gli Sponsor:

L’associazione con [Nome dell’Evento/Progetto] assicura diversi benefici, tra cui:

– Aumento della visibilità del marchio tra i partecipanti e nei media associati all’evento.
– Accesso diretto a un target demografico specifico e potenzialmente nuovo.
– Associazione con valori di prestigio e impegno sociale/culturale, alineati con la mission del progetto.
– Possibilità di attività di networking con altri sponsor e partner dell’evento di alto livello.

Proposal Economica:

Per supportare il nostro evento, abbiamo pensato a diversi pacchetti di sponsorizzazione, con dettaglio di costi e di ritorni previsti per ciascun livello. Nella speranza che possiate considerare uno dei seguenti piani, siamo comunque aperti a discutere proposte personalizzate che meglio si allineino alle vostre strategie e obiettivi aziendali:

1. Sponsor Principale: [importo]
2. Sponsor Vie: [importo]
3. Sponsor Prodotti/Servizi: [importo]

Il dettaglio di ogni pacchetto è allegato a questa proposta.

Passi Successivi:

Saremmo onorati di stabilire una partnership con [Nome dell’azienda sponsor]. Sperando che l’opportunità vi interessi, siamo a disposizione per un incontro per discutere i dettagli della nostra proposta e ascoltare le vostre esigenze e idee per una collaborazione vantaggiosa per entrambi.

Vi invitiamo a contattarci entro [date], in modo da poter pianificare assieme l’integrazione della vostra presenza nell’evento. Ci potete raggiungere a [il tuo numero di telefono] o via email a [la tua email].

Grazie per la considerazione e l’attenzione. Attendiamo con entusiasmo la possibilità di collaborare con voi e creare un evento/progetto di grande successo.

Cordiali saluti,

[Firma Digitale se possibile]

[Tuo Nome]
[Tuo Ruolo/Posizione]
[Nome della tua Organizzazione/Progetto]
[Numeri di Contatto]
[Sito Web]
[Link Ai Social Media – se applicabile]