Come Scrivere Un Messaggio Di Invito

Aggioranto il 5 Gennaio 2024 da Marcello Massa

Il messaggio di invito è una comunicazione scritta che ha lo scopo di richiamare la presenza di una o più persone a un determinato evento o incontro. La natura dell’invito può variare ampiamente a seconda del contesto e del tipo di evento a cui si fa riferimento; può trattarsi, ad esempio, di una celebrazione personale come un matrimonio o un compleanno, di un evento aziendale come l’inaugurazione di una nuova sede o la presentazione di un prodotto, o di una conferenza accademica o un seminario di settore.

Un messaggio di invito deve essere scritto con attenzione ai dettagli, poiché serve anche a fornire una prima impressione dell’evento stesso ed è un’estensione dell’immagine di chi organizza. Dovrebbe essere cortese e riflettere il tono dell’evento: formale per occasioni ufficiali o di lavoro, oppure più informale e personale per feste o riunioni tra amici.

Nel corpo del messaggio, l’informazione principale che deve essere trasmessa riguarda i dettagli dell’evento: ciò include la data, l’ora e il luogo di svolgimento. È anche comune indicare la natura dell’evento e, se necessario, eventuali istruzioni specifiche come il dress code, se è richiesta la conferma della presenza (RSVP), oppure istruzioni particolari per raggiungere la location o su come partecipare (ad esempio in caso di eventi virtuali).

Spesso, soprattutto in contesti formali o professionali, il messaggio di invito può avere anche una funzione retorica, mirata a persuadere il ricevente a partecipare all’evento, sottolineando l’importanza dell’occasione o gli aspetti che potrebbero interessare il destinatario.

In sintesi, un messaggio di invito non è soltanto una comunicazione pratico-informativa, ma un veicolo attraverso cui l’organizzatore esprime considerazione nei confronti del destinatario e cerca di creare un’aspettativa positiva sull’evento proposto.

Come scrivere un messaggio di invito

Un messaggio di invito deve essere chiaro, cortese e contenere tutte le informazioni necessarie affinché il destinatario possa comprendere la natura dell’evento, la sua importanza e decidere se partecipare o meno. Di seguito le informazioni fondamentali che dovrebbero essere incluse in ogni messaggio di invito:

1. Intestazione o Logo dell’Ente/Organizzatore: Se l’invito viene da un’organizzazione o un’entità professionale, è importante che appaia un’intestazione o un logo identificativo.

2. Saluto Iniziale: Un’espressione di cortesia per aprire la comunicazione (es. “Gentilissimo/a”, “Caro/a”, “Egregio/a”).

3. Presentazione dell’Evento: Una breve descrizione dell’evento, inclusa la ragione per cui si sta tenendo (come un anniversario, presentazione di un prodotto, inaugurazione, conferenza, matrimonio, festa di compleanno, ecc.).

4. Data e Ora: Informazioni precise sulla data e l’orario dell’inizio dell’evento. Se si prevede che l’evento si concluda entro un certo orario, è utile includere anche questa informazione.

5. Luogo: L’indirizzo completo dove si svolgerà l’evento, comprese istruzioni o mappa se necessario, particolarmente utile se il luogo potrebbe essere difficile da trovare.

6. Codice di Abbigliamento: Se previsto, indicare il tipo di abbigliamento adeguato (es. formale, informale, black tie, casual).

7. RSVP (Répondez S’il Vous Plaît): Specificare la richiesta di conferma della partecipazione, con eventuali dettagli su come e entro quale data rispondere.

8. Contatti per Informazioni Supplementari: Fornire un numero di telefono, indirizzo email o altre modalità di contatto in caso il destinatario abbia domande o richieda ulteriori dettagli sull’evento.

9. Programma dell’Evento: Per eventi più strutturati, può essere utile includere un programma o un itinerario dettagliato.

10. Alloggio e Trasporti: Per gli eventi lontani o che richiedono viaggi, informazioni su possibili alloggi nelle vicinanze o trasporti messi a disposizione.

11. Menzioni Speciali: Se ci sono particolari onorificenze, ospiti speciali o altri dettagli salienti che aggiungono valore all’evento.

12. Note Aggiuntive: Qualsiasi altra informazione che potrebbe essere rilevante come parcheggio, accessibilità per ospiti con mobilità ridotta, se l’evento è a inviti personali o estensibili a accompagnatori, ecc.

13. Formula di Chiusura: Un ringraziamento per l’attenzione e un segno di cortesia finale (es. “In attesa di una Vostra cortese risposta”, “Cordialmente”, “Con sinceri saluti”).

14. Firma o Nome dell’Ente/Organizzatore: Includere il nome, la firma (se su formato cartaceo) o il titolo di chi invita o l’ente per cui si svolge l’evento.

Un invito dovrebbe presentare queste informazioni in modo che siano immediatamente evidenti e leggibili, utilizzando un layout chiaro e una gerarchia tipografica che conduca l’occhio del lettore dai dettagli più importanti a quelli secondari.

Esempi di messaggio di invito

Ecco alcuni modelli di messaggio di invito da utilizzare come esempio.

Primo esempio di messaggio di invito

Oggetto: Invito al lancio del nuovo prodotto XYZ – 20 maggio 2023

Gentile [Nome del Destinatario],

Siamo entusiasti di annunciare che la nostra azienda, [Nome dell’Azienda], sta introducendo sul mercato un prodotto rivoluzionario che crediamo stabilirà un nuovo standard nella [categoria dell’industria, ad es.: tecnologia, salute, ecc.].

In qualità di esperto nel settore, riconosciamo il valore delle tue intuizioni e saremmo onorati di averti tra i primi a sperimentare il nuovo prodotto XYZ. La tua presenza non solo arricchirebbe l’evento con la tua autorevole opinione, ma offrirebbe anche un’occasione ideale per networking e scambi di idee con altri professionisti del campo.

Ecco i dettagli dell’evento:

Data: Sabato, 20 maggio 2023
Ora: 18:00 – 21:00
Luogo: [Nome del Venue], [Indirizzo completo], [Città, Codice Postale]
Dress Code: Business Casual

L’evento includerà una presentazione completa del prodotto, una sessione di domande e risposte e una dimostrazione pratica, seguita da un cocktail di networking dove serviremo rinfreschi e stuzzichini.

Ti preghiamo di confermare la tua partecipazione rispondendo a questo invito entro e non oltre [data limite, ad esempio: il 30 aprile 2023]. In caso di esigenze particolari o domande relative all’evento, non esitare a contattarci all’indirizzo email [Email del Responsabile dell’Evento] o al numero di telefono [Numero di Telefono].

La tua presenza contribuirà significativamente a rendere l’evento un successo, e non vediamo l’ora di accoglierti.

Cordiali saluti,

[Firma]
[Il tuo Nome]
[La tua Posizione]
[Nome dell’Azienda]
[Email]
[Numero di Telefono]

Secondo esempio di messaggio di invito

Oggetto: Invito esclusivo all’evento [Nome dell’Evento]

Gentile [Nome del Destinatario],

Siamo entusiasti di invitarLa a [Nome dell’Evento], una serata/esperienza unica che si svolgerà il [Data] presso [Luogo dell’Evento].

Dettagli dell’evento:
• Data: [Inserire la data dell’evento, es. Sabato 12 Giugno 2023]
• Orario: [Inserire l’orario dell’evento, es. dalle 19:00 alle 23:00]
• Luogo: [Inserire l’indirizzo e dettagli del luogo, es. Sala Celeste, Hotel Eleganza, Via dei Fiori, 123, Città]
• Dress code: [Specificare il dress code se presente, es. Cocktail, Gala, Casual Chic]

Questo evento speciale offre un’occasione ideale per [breve descrizione dell’obiettivo dell’evento, es. connettersi con leader del settore, scoprire le ultime novità, celebrare un traguardo importante].

Sarà disponibile un assortimento curato di [cibi/bevande/musica/intrattenimento, es. appetitosi stuzzichini, una selezione premium di vini e spettacolare intrattenimento dal vivo].

Per confermare la Sua partecipazione, La preghiamo di rispondere entro il [Data limite per RSVP, es. 30 Maggio]. Si può confermare tramite:
• Email: [Inserire l’indirizzo email, es. conferma@evento.com]
• Telefono: [Inserire il numero di telefono, es. +39 0123 456789]
• QR Code: [Inserire il QR Code se disponibile per una facile registrazione]

Se desiderasse portare un accompagnatore, La preghiamo di comunicarci i dettagli della persona al momento della Sua conferma.

Non vediamo l’ora di accoglierLa a [Nome dell’Evento] per una serata indimenticabile.

Cordiali saluti,

[Firma digitale, se possibile]

[Nome del Mittente]
[Titolo/Ruolo del Mittente]
[Nome dell’Organizzazione/Società]
[Contatti del Mittente – telefono, email, indirizzo fisico]

Nota: una volta confermata la Sua presenza, riceverà ulteriori dettagli riguardanti l’evento, comprese informazioni logistiche e il programma dettagliato della serata.

Terzo esempio di messaggio di invito

Oggetto: Invito esclusivo all’evento annuale “Innovazione e Futuro”

Gentilissimo/a [Nome del Destinatario],

Con grande piacere La invitiamo a partecipare in qualità di ospite d’onore all’evento annuale “Innovazione e Futuro”, che si terrà il prossimo 20 maggio a [Luogo dell’Evento], in Via Innovazione 10, a [Città].

L’evento è concepito come un punto di incontro per professionisti, esperti e appassionati nei campi della tecnologia, del business e del design, per condividere idee, tendenze e intuizioni sul futuro che ci attende.

Programma dell’evento:
– Ore 14.00: Registrazione partecipanti e welcome coffee
– Ore 15.00: Saluto di benvenuto e keynote di apertura
– Ore 15.30: Panel di discussione “Le sfide dell’IA e dell’automazione”
– Ore 16.30: Coffee break e networking
– Ore 17.00: Workshop tematici
– Ore 19.00: Aperitivo di networking
– Ore 20.00: Cena di gala e premiazione dei progetti innovativi dell’anno

Saremo onorati di contarLa tra i relatori del nostro panel di discussione. Il Suo contributo nell’ambito [specifico settore di competenza del destinatario] è imprescindibile per arricchire il dibattito e fornire stimoli preziosi ai partecipanti.

La preghiamo di confermare la Sua presenza entro il [Data di Scadenza] rispondendo a questa mail o contattando l’organizzatore dell’evento, [Nome dell’Organizzatore], al numero [Numero di Telefono] o all’indirizzo email [Email dell’Organizzatore].

In attesa di una Sua gentile risposta, cogliamo l’occasione per porgere i nostri più cordiali saluti.

Distinti saluti,

[Nome dell’Organizzatore]
[Posizione dell’Organizzatore]
[Nome dell’Ente/Organizzazione che organizza l’evento]
[Indirizzo Email dell’Organizzatore]
[Numero di Telefono dell’Organizzatore]

Quarto esempio di messaggio di invito

Oggetto: Invito Esclusivo all’Evento Annuale di Gala per Beneficenza – [Data dell’Evento]

Gentile [Nome del Destinatario],

Con grande piacere, Vi estendiamo un invito personale a partecipare al nostro attesissimo Evento Annuale di Gala per Beneficenza, che si terrà il [inserire data], presso l’elegante [inserire luogo], situato a [indirizzo completo].

La serata inizierà con un aperitivo di benvenuto alle ore 19:00, seguito da una cena di gala a più portate alle ore 20:00. Durante l’evento, avrete l’opportunità di partecipare a un’asta silenziosa, dove potrete aggiudicarvi oggetti esclusivi e esperienze uniche, con il fine nobile di raccogliere fondi per [specificare la causa o l’organizzazione benefica].

Quest’anno, siamo onorati di avere come ospite d’onore [Nome dell’ospite d’onore], che condividerà con noi la sua ispirazione e il suo impegno verso la nostra causa. Inoltre, la serata sarà allietata da performance musicali e interventi speciali che promettono di rendere l’evento memorabile.

Dettagli dell’Evento:
Data: [Data]
Orario: [Orario di inizio] – [Orario di fine]
Luogo: [Nome del luogo] – [Indirizzo completo]
Dress code: [Dress code, ad esempio “Black Tie” o “Formale”]

Per confermare la Vostra presenza, La preghiamo di compilare il modulo di RSVP allegato e di inviarlo entro e non oltre il [data ultima per la conferma]. In caso di esigenze dietetiche particolari o allergie, si prega di indicarle nel modulo affinché possiamo accomodare ogni Vostra necessità.

Ci teniamo a sottolineare che i posti per l’evento sono limitati, e le prenotazioni saranno accettate in ordine di arrivo. Per garantire il Vostro posto a questa serata esclusiva, Vi incoraggiamo a rispondere con tempestività.

Ci auguriamo di poterVi contare tra i nostri ospiti di spicco per celebrare insieme il nostro impegno verso [inserire la causa supportata] e per fare la differenza nella vita di molti.

In attesa di un Vostro cortese riscontro, porgiamo i nostri più cordiali saluti.

Cordiali Saluti,

[Firma]

[Nome del Mittente]
[Titolo/Posizione]
[Nome dell’Organizzazione]
[Numero di Telefono]
[Indirizzo Email]