Come Scrivere Una Lettera Comunicazione Preventivo

Aggioranto il 8 Febbraio 2024 da Marcello Massa

In ambito professionale, la lettera di comunicazione preventivo è un documento formale attraverso il quale si informa il potenziale cliente degli oneri economici associati a un certo lavoro o servizio che si prevede di effettuare. Essa costituisce una parte essenziale del processo di negoziazione commerciale e si presenta come un atto di trasparenza che permette al cliente di capire in anticipo quale sarà l’investimento richiesto per la realizzazione di un progetto o la fornitura di un servizio.

Questa tipologia di lettera non si limita a invece solo i costi, ma solitamente dettaglia ogni aspetto che contribuisce a formarli, offrendo un punto di riferimento chiaro su cui discutere, negoziare e, eventualmente, basare gli accordi finali. La comunicazione preventiva è quindi cruciale per stabilire un rapporto di fiducia tra il fornitore e il cliente. All’interno del testo, è importante che la descrizione dei servizi offerti sia esaustiva e che ogni voce di costo sia ben motivata. Servizi aggiuntivi, termini di pagamento, tempistiche e condizioni particolari dovrebbero essere descritti con precisione per prevenire malintesi.

Il valore di tale comunicazione è duplice: per il cliente, essa funge da strumento di valutazione comparativa tra diversi fornitori o soluzioni, oltre a fornire la sicurezza di una spesa prevedibile e controllata; per il fornitore, rappresenta un’occasione per evidenziare la propria professionalità, trasparenza e per specificare i termini dell’offerta che si sta facendo, gettando le fondamenta su cui costruire una collaborazione.

In estrema sintesi, la lettera di comunicazione preventivo è un importante strumento di dialogo commerciale che consente di delineare, con chiarezza e fiducia reciproca, le premesse economiche di un incarico professionale o di una vendita, assicurando a entrambe le parti chiarezza, capire le aspettative e le condizioni dell’offerta commerciale.

Come scrivere una lettera comunicazione preventivo

Una lettera di comunicazione di preventivo è un documento formale attraverso il quale un fornitore di beni o servizi propone al potenziale cliente una stima dei costi associati a una determinata richiesta. Tale documento deve essere chiaro, professionale e contenere tutte le informazioni necessarie affinché il destinatario possa comprendere al meglio la proposta e prendere una decisione informata. Di seguito sono elencate le informazioni essenziali che una lettera di comunicazione preventivo dovrebbe contenere, elencate in ordine di apparizione:

1. Intestazione e Dati aziendali:
– Logo aziendale (se disponibile)
– Dati completi del fornitore (nome dell’azienda, indirizzo fisico, contatti telefonici, indirizzo email, sito web)
– Data della lettera
– Numero di riferimento o codice identificativo del preventivo

2. Dati del destinatario:
– Nome completo o denominazione del potenziale cliente
– Indirizzo fisico del destinatario

3. Oggetto: Breve frase che riassume lo scopo della lettera, ad esempio “Comunicazione preventivo per la fornitura di [descrizione breve del servizio/prodotto]”.

4. Saluto iniziale: Una formalità che apre la comunicazione, per esempio “Gentile [Nome del destinatario],”.

5. Corpo della lettera:
– Premessa: Breve introduzione che ringrazia il cliente per l’interesse e la richiesta di un preventivo.
– Dettagli dei servizi o dei beni offerti: Elenco dettagliato di tutti i beni o servizi proposti, incluso una descrizione comprensiva delle specifiche tecniche o caratteristiche qualitativa del prodotto o servizio.
– Costi: Specifica dettagliata dei costi per ogni voce del preventivo, comprensiva di eventuali dettagli su tasse, sconti, costi di spedizione ecc.
– Validità del preventivo: Periodo di tempo entro cui il preventivo resta valido e vincolante le parti.
– Termini di pagamento: Condizioni di pagamento proposte, come modalità e tempi (ad esempio, pagamento anticipato, a 30/60/90 giorni dalla data di fattura, ecc.).
– Condizioni generali: Informazioni aggiuntive su garanzia, assistenza post-vendita, termini di consegna o installazione, e altre condizioni di fornitura.
– Chiusura e azione richiesta: Una richiesta cortese di risposta o di azione da parte del cliente, con le indicazioni su come procedere in caso di accettazione del preventivo o richiesta di ulteriori informazioni.

6. Saluto finale: Un saluto formale, per esempio “Cordiali saluti,” o “In attesa di un Suo riscontro, porgiamo distinti saluti,”.

7. Firma: Firma manuale del responsabile o del referente aziendale per la proposta, seguita dal nome stampato e dalla posizione in azienda.

8. Allegati: Indicare eventuali documenti allegati che accompagnano il preventivo, se necessari, come brochure, termini e condizioni, specifiche tecniche, ecc.

La lettera di comunicazione preventivo dovrebbe essere stampata su carta intestata dell’azienda, per conferire professionalità e credibilità, e inviata mediante canali formali come posta tradizionale o corriere professionale. Il linguaggio deve essere formale, preciso e privo di ambiguità, e il layout dovrebbe facilitare la lettura con un’adeguata formattazione dei paragrafi e un uso di bullet points per elencare gli aspetti chiave.

Esempi di lettera comunicazione preventivo

Ecco alcuni modelli di lettera comunicazione preventivo da utilizzare come esempio.

Primo esempio di lettera comunicazione preventivo

Oggetto: Presentazione Preventivo per [Descrizione Servizio/Prodotto]

Egregio/a [Nome del Cliente],

con la presente siamo lieti di inviarLe il preventivo che ci ha richiesto in data [inserisci data] per [inserisci una descrizione breve del servizio o prodotto richiesto, esempio: la realizzazione del sito web aziendale, la fornitura di arredo ufficio, servizi di consulenza contabile, ecc.].

Riepilogando la nostra recente conversazione, abbiamo compreso le Sue esigenze e abbiamo elaborato un’offerta che riteniamo possa soddisfare appieno le Sue aspettative. Di seguito troverà i dettagli della nostra proposta, che include tempi di realizzazione, costi associati e termini di pagamento.

Descrizione Servizio/Prodotto:
– Fornitura di [inserisci dettagli servizio/prodotto];
– Implementazione di [approfondimenti sul servizio];
– Supporto e manutenzione [specifica eventuali pacchetti di assistenza];
– [Altre informazioni rilevanti al progetto].

Costi:
– Costo per singola entità [inserisci l’importo]: € [inserisci prezzo];
– Costo totale servizi aggiuntivi: € [inserisci prezzo];
– Eventuali costi per manutenzione e supporto post-realizzazione: € [inserisci prezzo];
Il costo totale del progetto è quindi di € [inserisci il costo totale].

Tempi di Realizzazione:
– Fase di progettazione: [inserisci la durata];
– Implementazione: [inserisci la durata];
– Fase di test e revisione: [inserisci la durata];
La consegna finale è prevista per il giorno [inserisci data].

Termini di Pagamento:
– Acconto iniziale del [inserisci la percentuale]% alla firma del contratto;
– Secondo pagamento del [inserisci la percentuale]% al termine della fase di progettazione;
– Saldo del [inserisci la percentuale]% a consegna avvenuta e collaudo soddisfacente.

Si prega di notare che il presente preventivo è valido fino al [inserisci data di scadenza] e i prezzi sono fermi fino a questa data. Una volta superato tale termine, ci riserviamo la possibilità di apportare eventuali modifiche.

Confidiamo che la nostra proposta sia di Suo gradimento e rappresenti l’inizio di una proficua collaborazione. Restiamo a Sua completa disposizione per qualsiasi chiarimento o per un incontro diretto in cui poter discutere più approfonditamente le Sue necessità.

In attesa di un Suo riscontro, Le inviamo i nostri più cordiali saluti.

Distinti saluti,

[Tuo Nome]
[Tuo Ruolo]
[Nome della Tua Azienda]
[Indirizzo della Tua Azienda]
[Recapiti Telefonici]
[Email Aziendale]

Allegati: [Inserisci eventuali allegati, come brochure informativa, condizioni generali di contratto, ecc.]

Secondo esempio di lettera comunicazione preventivo

Oggetto: Comunicazione Preventivo Rif. [Inserire il riferimento/ id progetto]

Gentile [Nome del destinatario],

Con la presente ci permettiamo di inviarVi il preventivo richiesto in data [xx/xx/xxxx] relativo a [breve descrizione servizio/prodotto richiesto].

Il nostro team ha esaminato con attenzione le Vostre necessità e ha elaborato un’offerta dettagliata che riteniamo soddisfi i requisiti e le aspettative per il progetto/servizio discusso.

Riassunto dell’offerta:

– Descrizione Servizio/Prodotto: [Descrizione dettagliata del servizio/prodotto offerto]
– Quantità: [Specificare la quantità]
– Prezzo Unitario: [Indicare il prezzo per unità]
– Costi accessori: [Specificare se applicabile, ad es. costi di spedizione, installazione, formazione ecc.]
– Totale (IVA esclusa): [Indicare l’importo totale al netto dell’IVA]
– IVA [x] %: [Calcolare l’importo dell’IVA, se applicabile]
– Totale (IVA inclusa): [Indicare l’importo totale IVA inclusa]

Si prega di notare che il preventivo ha validità fino al [xx/xx/xxxx], passata la quale ci riserviamo il diritto di apportare eventuali modifiche alle condizioni qui proposte.

Termini di Pagamento:

Sarà possibile procedere al pagamento mediante [descrivere i metodi di pagamento accettati], secondo i seguenti termini [inserire i termini di pagamento, ad esempio 30% di acconto alla conferma d’ordine, saldo a consegna/completamento del servizio].

Tempi di Realizzazione/Consegna:

La realizzazione/consegna del servizio/prodotto è prevista entro [indicare il periodo di tempo o la data specifica], successivamente alla conferma dell’ordine e al ricevimento del pagamento dell’acconto.

Si sottolinea che la presente offerta è stata realizzata su misura in base alle informazioni da Voi fornite, pertanto eventuali variazioni nelle condizioni o nelle richieste potranno comportare una revisione del preventivo.

Confidiamo che il preventivo sia di Vostro gradimento e restiamo a completa disposizione per ogni ulteriore chiarimento o informazione che riteneste necessaria. Vi invitiamo a contattarci per confermare l’accettazione dell’offerta o per discutere di eventuali modifiche.

In attesa di un Vostro cenno di riscontro, porgiamo cordiali saluti.

[La Vostra Firma]

[Nome e Cognome]
[Posizione/Ruolo in Azienda]
[Azienda]
[Indirizzo]
[Numero di Telefono]
[Email]

Terzo esempio di lettera comunicazione preventivo

Oggetto: Comunicazione di preventivo per i servizi richiesti

Gentile [Nome del Cliente],

in riferimento alla recente richiesta di un preventivo dei servizi [descrizione dei servizi, es. di consulenza, manutenzione, design, costruzione, etc.] per [descrizione del progetto o della necessità specifica], abbiamo il piacere di sottoporre alla Vostra attenzione la nostra proposta economica.

Dopo un’attenta valutazione delle Vostre necessità e degli obiettivi da raggiungere, vi presentiamo un preventivo dettagliato per i servizi offerti:

[Servizio 1]
– Descrizione: [breve descrizione del servizio]
– Costo: [XXXX EUR]

[Servizio 2]
– Descrizione: [breve descrizione del servizio]
– Costo: [XXXX EUR]

[Servizio 3]
– Descrizione: [breve descrizione del servizio]
– Costo: [XXXX EUR]

Subtotale: [XXXX EUR]
IVA: [XXXX EUR] ([aliquota%] del subtotale)
Totale: [XXXX EUR]

Il preventivo include tutte le spese necessarie per la realizzazione completa del servizio richiesto, come [materiali, manodopera, gestione di progetto, etc.]. Non sono inclusi eventuali costi extra che potrebbero sorgere a seguito di modifiche sostanziali del progetto da parte del cliente o di circostanze impreviste. In caso di modifiche, verrà fornito un nuovo preventivo per l’approvazione.

Termini di Pagamento:
Il pagamento potrà essere effettuato secondo i seguenti termini:
– [es. 30% alla firma del contratto]
– [es. 40% a metà lavori]
– [es. 30% al termine dei lavori]

Termine di validità del preventivo: il presente preventivo è valido fino al [data di scadenza]. Ove non ricevessimo conferma entro tale data, ci riserviamo il diritto di rivedere le condizioni qui proposte.

Modalità di accettazione: per accettare il preventivo, Vi chiediamo di firmarlo per accettazione e inviarlo per e-mail a [indirizzo e-mail] o per posta all’indirizzo seguente [indirizzo dell’azienda].

In attesa di un Vostro riscontro, rimaniamo a disposizione per qualsiasi chiarimento o ulteriore discussione in merito alla nostra offerta. Potete contattarci al numero [numero di telefono] o tramite e-mail [indirizzo e-mail].

Confidando in un Vostro positivo riscontro, porgiamo distinti saluti.

Cordiali saluti,

[Firma Digitale o Scritta]

[Nome dell’esperto]
[Ruolo nell’azienda]
[Nome dell’Azienda]
[Contatti azienda – Telefono, Email, Indirizzo]

Quarto esempio di lettera comunicazione preventivo

Oggetto: Presentazione Preventivo per [Servizi/Prodotti Richiesti]

Gentile [Nome del Cliente],

con la presente siamo lieti di inviarLe il dettagliato preventivo relativo [ai servizi/ai prodotti] da Lei richiesti, in seguito alla/alle precedente/i comunicazione/i e/o riunione/i del [data della richiesta o dell’incontro].

Il nostro team ha lavorato alacremente per proporre una soluzione che meglio si adatti alle Sue esigenze, assicurando al contempo un elevato standard qualitativo che contraddistingue la nostra azienda.

In dettaglio, il preventivo riguarda:

[Descrivere qui i servizi o prodotti specifici, inserendo dettagli come quantità, durata dell’intervento, tempistiche, ecc. Se necessario, usare elenchi puntati o tabelle per maggiore chiarezza]

Il costo totale per la realizzazione del progetto si attesta a [importo totale], come da dettaglio sottostante:

[Inserire qui la suddivisione dei costi, inclusi eventuali sconti, tariffe orarie, costi per singoli prodotti, costi per eventuale manodopera, ecc.]

Modalità di pagamento: [Descrivere le modalità di pagamento, come acconto da versare alla conferma, eventuali rate, saldo alla consegna/conclusione del progetto, ecc.]

Tempi di realizzazione: [Indicare le tempistiche previste per l’inizio e il completamento del lavoro o per la consegna dei prodotti]

Validità del preventivo: [Inserire la data fino a quando il preventivo rimarrà valido e la data entro la quale è richiesta la conferma dell’ordine]

Condizioni generali:
– [Elencare eventuali condizioni generali relative alla fornitura del servizio o alla vendita del prodotto]
– [Inserire clausole per eventuali variazioni dei prezzi o delle condizioni in caso di ritardo nei pagamenti o nelle conferme]
– [Specificare condizioni riguardo la garanzia o l’assistenza post-vendita]
– [Includere qualsiasi altro termine relativo alla proposta che ritenga necessario chiarire]

Per qualsiasi approfondimento o modifica del preventivo, La invitiamo a contattarci entro la data di validità sopra indicata. La nostra equipe resta a Sua completa disposizione per eventuali discussioni in merito al presente preventivo e per qualsiasi dubbio o chiarimento potesse emergere.

Con l’occasione, La ringraziamo per la fiducia dimostrata nei confronti della nostra azienda e speriamo di intraprendere una fruttuosa collaborazione.

In attesa di un Suo riscontro, porgiamo

Cordiali Saluti,

[Firma]

[Nome e Cognome dell’incaricato]
[Qualifica/Ruolo in azienda]
[Nome dell’Azienda]
[Contatti (telefono, email, indirizzo)]