Come Concludere Una Mail In Attesa Di Risposta

Aggioranto il 8 Febbraio 2024 da Marcello Massa

Una mail in attesa di risposta è un messaggio elettronico che è stato inviato e si trova ora nel limbo comunicativo in cui l’interazione non è ancora completa, e il mittente attende una reazione dal destinatario. Questo tipo di mail rappresenta una fase intermedia nella corrispondenza, ed è spesso oggetto di attenzione o, a volte, di ansia da parte del mittente, a seconda dell’importanza della risposta attesa.

Lo scopo di una mail di questo genere è molteplice. In generale, mira a instaurare un dialogo, sollecitare un’azione o informazione, oppure a confermare o chiarire punti discussi. A seconda del contesto, può essere una semplice domanda su un argomento leggero o una richiesta importante legata a decisioni professionali o personali. Fino a quando non viene ricevuta una risposta, il ciclo di comunicazione rimane aperto, mantenendo chi ha inviato il messaggio in una posizione di attesa.

Durante questo intervallo, è possibile che il mittente valuti le potenziali azioni future: se considerare un follow-up nel caso in cui il silenzio si protragga per un periodo eccessivo, se cercare canali alternativi di comunicazione o se rimanere paziente. Questo processo è un esempio dell’iterazione dinamica che coinvolge l’arte della comunicazione tramite email, richiedendo al mittente di bilanciare pazienza, perseveranza e sensibilità nel seguire il decorso e le regole non scritte dell’etichetta digitale.

Come scrivere la chiusura di una una mail in attesa di risposta

Scrivere una conclusione efficace per una e-mail in attesa di risposta richiede un’attenta considerazione del tono, del contenuto e dell’intento della tua comunicazione. Ecco alcuni suggerimenti per redigerla:

1. Conferma l’intenzione della risposta: Se stai attendendo una risposta specifica, è importante indicare chiaramente ciò nella conclusione. Questo implica richiedere le informazioni o l’azione necessarie in maniera diretta, ma cortese.

2. Sii cortese e professionale: Ricorda che la cortesia va di pari passo con la professionalità. Esprimi la tua cortesia ringraziando il destinatario in anticipo per la loro attenzione e per la risposta che forniranno.

3. Brevità: Una conclusione efficace dovrebbe essere concisa. Evita di aggiungere nuove informazioni o di dilungarti su punti precedenti. L’obiettivo è chiudere la comunicazione in modo netto e chiaro.

4. Fornisci le tue disponibilità: Se è necessario organizzare un incontro o una conversazione per discutere ulteriormente, indicare la tua disponibilità può incentivare una risposta rapida e organizzata.

5. Chiusura sincera: Usa una chiusura appropriata che trasmetta calore senza sacrificare il professionalismo. Espressioni come “Cordiali saluti” o “Distinti saluti” sono adeguate per la maggior parte delle e-mail professionali.

6. Includi i tuoi recapiti: Assicurati che le tue informazioni di contatto siano incluse e facilmente accessibili, in modo che il destinatario possa rispondere senza difficoltà.

7. Riepilogo e follow-up: Se necessario, include un breve riepilogo degli elementi principali dell’e-mail per ricordare al destinatario i punti salienti e le aspettative per la risposta. Inoltre, puoi suggerire un timeframe per la risposta, delineando quando prevederesti di fare follow-up se non ricevi una risposta entro un certo periodo.

8. Controllo e rilettura: Dopo aver scritto la tua conclusione, è fondamentale rileggerla per correggere eventuali errori grammaticali o ortografici e per assicurarsi che il tono sia adeguato.

Ricorda che questi suggerimenti possono essere adattati in base al contesto specifico della tua corrispondenza e al tipo di risposta che desideri sollecitare. L’obiettivo è lasciare al destinatario una chiara impressione di cosa è atteso e del fatto che tu valuti la loro comunicazione e partecipazione.

Esempi di conclusioni per una mail in attesa di risposta

Ecco alcuni esempi di chiusura di una mail in attesa di risposta da utilizzare come esempio.

Primo esempio di chiusura per una mail in attesa di risposta

In attesa di un Vostro riscontro, Vi porgo cordiali saluti.

[Il tuo nome]
[La tua posizione/ruolo]
[Il tuo recapito telefonico]
[La tua email di contatto]

Secondo esempio di chiusura una mail in attesa di risposta

Resto in attesa di un suo gentile riscontro e sono disponibile per qualsiasi chiarimento o informazione aggiuntiva che potrebbe servirle. La ringrazio anticipatamente per l’attenzione e il tempo che dedicherà a questa mia richiesta.

Grazie e cordiali saluti,

[Nome]
[Posizione, se applicabile]
[Numero di telefono, se desideri includerlo]
[Indirizzo email]

Terzo esempio di chiusura di una mail in attesa di risposta

Con fiducia in una Sua pronta risposta, La ringrazio per l’attenzione dedicata a questa mia comunicazione. Sono a Sua completa disposizione per qualsiasi ulteriore dettaglio o per organizzare un incontro, qualora lo ritenesse necessario. La prego di accettare i miei più cordiali saluti.

Distinti saluti,

[Nome e Cognome]
[Posizione]
[Contatti]

Quarto esempio di chiusura di una mail in attesa di risposta

Grazie mille per il tuo tempo e attenzione. Spero di ricevere tue notizie presto e sono qui per qualsiasi domanda o ulteriore informazione tu possa avere. Non esitare a contattarmi.

Un caro saluto,

[Nome]
[Numero di telefono] – opzionale
[Indirizzo email]